Кадри вирішують усе: допомога працівникам

Про що стаття. Сьогодні багато підприємств, що не працюють через карантин, готові надавати своїм працівникам і членам їх сімей посильну допомогу, щоб у цей важкий період не залишити людей без коштів для існування. При цьому дбайливих роботодавців цікавлять правила обкладення ПДФО, військовим збором (далі – ВЗ) та ЄСВ різних варіантів такої допомоги. Ми розглянемо декілька ситуацій із практики, щоб відповісти на запитання наших читачів.

Практичні ситуації

Ситуація 1

Під час карантину наше підприємство застрахувало працівників і членів їх сімей за двома програмами: на випадок хвороби і від нещасного випадку. Чи включаються суми страхових внесків до оподатковуваного доходу застрахованих осіб?

Відповідь залежить від того, до якого виду страхування належать ці програми – обов'язкового чи добровільного.

Відносини у сфері страхування (крім державного соціального страхування) регулюються нормами Закону від 07.03.96 р. № 85/96-ВР. Згідно із цим Законом страхування від нещасних випадків (далі – СНВ) і страхування здоров'я на випадок хвороби (далі – СЗХ) належать до видів добровільного особистого страхування (далі – ДОС) (ст. 6). Тобто обов'язковими видами страхування не є.

Здійснюється добровільне страхування на підставі страхового договору між страхувальником і страховиком.

ПДФО. Сума страхових внесків, сплачених за договорами ДОС роботодавцем за працівника або в його інтересах, а також за інших фізосіб, включається до складу місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи – платника податків (пп. 164.2.16 Податкового кодексу, далі – ПК).

Такі виплати підлягають обкладенню ПДФО за ставкою 18 % (п. 167.1 ПК). Оплата страхового поліса для отримання страхових послуг фізособою є доходом такої фізособи у негрошовій формі. Тому база оподаткування для розрахунку ПДФО визначається із застосуванням підвищувального коефіцієнта за формулою, наведеною в п. 164.5 ПК. Підвищувальний коефіцієнт становить 1,2195.

При виплаті доходу в негрошовій формі податок сплачується до бюджету податковим агентом (у нашому випадку – роботодавцем) протягом трьох банківських днів після дня такої виплати (нарахування, надання) (пп. 168.1.4 ПК).

У податковому розрахунку за формою № 1ДФ дохід працівника і членів його сім'ї у вигляді страхового платежу, здійсненого роботодавцем за договорами ДОС, відображається окремо за кожною фізособою з кодом «124».

ВЗ. Страхові внески за договорами ДОС є базою для утримання ВЗ. При цьому підвищувальний коефіцієнт не застосовується (п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК).

ЄСВ. Страхові внески, сплачені підприємством на користь працівників за договорами ДОС, включаються до ФОП як виплати соціального характеру (пп. 2.3.4 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5, далі – Інструкція № 5).

Крім того, страхові внески за такими договорами не наведені в Переліку, затвердженому постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170 (далі – Перелік № 1170). Відповідно, внески за договорами СНВ та СЗХ є об'єктом для нарахування ЄСВ, який повинен бути перерахований до бюджету в день сплати страховикові страхового платежу (абзац другий п. 8 ст. 9 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464).

У звіті з ЄСВ страхові платежі, що обкладаються ЄСВ, відображаються у складі заробітної плати.

Що стосується не працівників підприємства, зокрема членів сім'ї працівника, то стосовно чужого роботодавця вони не є застрахованими особами в розумінні Закону № 2464. Тому на страхові внески, сплачені на їх користь, ЄСВ не нараховується.

Ситуація 2

На підприємстві прийняли рішення надати допомогу своїм працівникам, а також колишнім працівникам, нині пенсіонерам, грошима і наборами, що складаються з продуктів і засобів гігієни. Як документально оформити видачу такої допомоги? Чи обкладається така допомога ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Отже, допомогу фізособам підприємство планує видавати як у грошовій, так і в натуральній (негрошовій) формі. З погляду оподаткування це можна зробити у вигляді нецільової благодійної допомоги або у вигляді подарунків. Розглянемо кожен із варіантів.

Варіант 1. Нецільова благодійна допомога. Така допомога може видаватися у грошовому і негрошовому вираженні (наприклад, у вигляді продуктів та інших необхідних товарів).

Для видачі такої допомоги необхідно мати заяву фізособи на отримання нецільової благодійної допомоги, а також відповідний наказ (розпорядження) за підписом керівника підприємства.

Сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, не обкладається ПДФО, якщо вона (пп. 170.7.3 ПК):

• надана резидентами — юридичними або фізичними особами,
• її розмір сукупно за рік не перевищує граничну величину доходу, що не обкладається ПДФО станом на 1 січня звітного року (визначається згідно з пп. 169.4.1 ПК).

Якщо сума допомоги – більша від зазначеної величини, тоді суму перевищення доведеться обкласти ПДФО за ставкою 18 %. А якщо дохід наданий у негрошовій формі, то до суми перевищення слід застосувати натуральний коефіцієнт 1,2195 (п. 164.5 ПК). Загальна сума нецільової благодійної допомоги, включаючи суму перевищення, відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «169» (ЗІР, підкатегорія 103.25).

Якщо загальна сума нецільової благодійної допомоги, отриманої протягом звітного податкового року, перевищить граничний неоподатковуваний розмір, фізособа буде зобов'язана задекларувати такий дохід. Тобто подати річну податкову декларацію про доходи (пп. 170.7.3 ПК). Нагадаємо, що фізособи подають цю декларацію за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 02.10.15 р. № 859, до органів ДПС за своїм місцезнаходженням у строк до 1 травня року, що настає за звітним (пп. 49.18.4 ПК).

ВЗ. Суму допомоги умовно ділимо на дві частини. У нас буде сума, що не обкладається ПДФО, і сума перевищення (за її наявності). Військовий збір утримується тільки із суми перевищення за ставкою 1,5 %. При цьому натуральний коефіцієнт для розрахунку бази оподаткування не застосовується. У розд. II форми № 1ДФ у рядку «Військовий збір» відображається вся сума допомоги – як частина, що не обкладається, так і частина, що обкладається ВЗ.

ЄСВ. Серед виплат, що не обкладаються ЄСВ, наведених у Переліку № 1170, не зазначена допомога в натуральній формі. Тому на суму наданих працівникам продуктів або інших товарів потрібно нарахувати ЄСВ за ставкою 22 %.

А ось на суму грошової допомоги ЄСВ не нараховується (п. 14 розд. I Переліку № 1170).

Якщо ж така допомога надається не працівникам підприємства, то, як ми вже говорили, ЄСВ не нараховується. Адже для цього роботодавця вони не є застрахованими особами в розумінні Закону № 2464.

Варіант 2. Подарунки. Якщо допомога фізособам видається в негрошовому вираженні, наприклад у вигляді продуктів, засобів гігієни або інших товарів, то її можна оформити як подарунок. Заяви фізособи на отримання подарунка у цьому випадку не потрібно, але необхідно мати наказ керівника підприємства на придбання відповідних товарів. Там потрібно зазначити:

• підставу і мету видачі подарунків (наприклад: «У зв'язку з карантином для надання матеріальної підтримки працівникам і членам їх сімей»);
• категорію фізосіб, для яких призначені подарунки (працівники, інші особи);
• порядок закупівлі та видачі подарунків (можна зазначити граничну вартість одного подарунка);
• строк виконання наказу і відповідальну особу.

Також необхідно скласти відомість з переліком отримувачів подарунка, де вони розпишуться в отриманні.

ПДФО. Згідно з пп. 165.1.39 ПК до складу загального місячного оподатковуваного доходу фіз­особи не включається вартість подарунків у розмірі, що не перевищує з розрахунку на місяць 25 % однієї мінімальної зарплати (далі – МЗП), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі.

У 2020 році граничний місячний неоподатковуваний розмір подарунка становить 1 180,75 грн (4 723 грн х 25 %). Якщо вартість подарунка перевищує цю величину, то обкладатися ПДФО (за ставкою 18 %) буде тільки сума перевищення, яка класифікується як додаткове благо. І оскільки дохід наданий у негрошовій формі, то до бази оподаткування застосовується натуральний коефіцієнт 1,2195. При виплаті доходу в негрошовій формі податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів після дня виплати (пп. 168.1.4 ПК).

У формі № 1ДФ вартість подарунка, яка не перевищує 1 180,75 грн, відображається з ознакою доходу «160», а сума перевищення – з ознакою доходу «126» (див. ЗІР, підкатегорія 103.25).

ВЗ. Об'єктом обкладення ВЗ є загальний місячний (річний) дохід, що обкладається ПДФО (пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК). Тому вартість подарунка, яка не перевищує 1 180,75 грн, не обкладається ВЗ. А сума перевищення – обкладається ВЗ за ставкою 1,5 %. При цьому натуральний коефіцієнт не застосовується. У розд. II форми
№ 1ДФ у рядку «Військовий збір» відображається загальна сума подарунка (як неоподатковувана частина, так і оподатковувана).

ЄСВ. Подарунки працівникам належать до інших заохочувальних і компенсаційних виплат, їх вартість включається до фонду оплати праці підприємства (пп. 2.3.4 Інструкції № 5). Тому на їх вартість нараховуватиметься ЄСВ за ставкою 22 %. У звіті з ЄСВ вартість подарунків зазначають разом із зарплатою. Якщо ж подарунки надаються не працівникам підприємства (для цього роботодавця вони не є застрахованими особами), тоді ЄСВ не нараховується.

Ситуація 3

Працівник підприємства і член його сім'ї захворіли на коронавірус. Ще один працівник з іншим діагнозом потребує термінової операції. Підприємство хоче виплатити їм усім допомогу на лікування. У яких випадках така допомога не обкладається податками?

ПДФО. Чинним законодавством передбачено, що кошти або вартість майна (послуг), які надаються роботодавцем як допомога на лікування і медобслуговування працівника або члена його сім'ї першого ступеня спорідненості, зокрема, але не виключно на придбання ліків, до оподатковуваного доходу фізосіб не включаються (пп. 165.1.19 ПК).

При цьому сума такої допомоги законодавчо не обмежена, але здійснені витрати повинні бути документально підтверджені. Тут можливі два варіанти.

Варіант 1. Працівник самостійно оплачує лікування, але просить роботодавця компенсувати його витрати. У цьому випадку працівник повинен подати роботодавцеві (ЗІР, категорія 103.15): документи, які підтверджують, що цей працівник потребує відповідного лікування (медичний висновок); договір на лікування, у якому зазначені виконавець робіт (послуг) та їх отримувач; платіжні та розрахункові документи (рахунок на оплату лікування, чеки на придбання ліків, квитанцію до прибуткового касового ордера тощо). Також працівник повинен написати на ім’я роботодавця заяву з проханням відшкодувати вартість лікування.

Варіант 2. Працівник пише заяву на ім’я роботодавця з проханням укласти договір з медичним закладом та оплатити вартість лікування (у т. ч. придбання ліків) за таким договором. Тоді роботодавець укладає договір безпосередньо із зазначеним закладом і перераховує гроші згідно з договором і виставленими йому рахунками.

ПДФО. Цільова допомога на лікування, перерахована безпосередньо закладу охорони здоров'я, не включається до оподатковуваного доходу будь-якої фізособи (як працівника, так і не працівника підприємства, а також члена сім'ї працівника першого ступеня спорідненості) (пп. «а» пп. 170.7.4 ПК).

Що стосується захворювання на коронавірус, то наразі можливі два варіанти лікування цієї хвороби за узгодженням з медиками: удома на самоізоляції або у спеціалізованій лікарні. Пацієнти з підтвердженим діагнозом COVID-19 повинні лікуватися у стаціонарі безплатно. Але теоретично їм можуть запропонувати придбати необхідні ліки.

Таким чином, якщо роботодавець допоможе оплатити вартість ліків (у готівковій формі або шляхом безготівкового перерахування грошей безпосередньо лікарні), то до оподатковуваного доходу працівника або члена його сім'ї першого ступеня спорідненості сума такої допомоги не включається (за наявності підтвердних документів).

Якщо це інший родич працівника (не першого ступеня спорідненості) і не працівник підприємства, то цільову допомогу на його лікування потрібно перерахувати безпосередньо медустанові (за окремим договором). Тільки тоді ця сума не обкладатиметься ПДФО.

У формі № 1ДФ допомога на лікування фізосіб:

• що надана працівникові і не обкладається ПДФО, – відображається з кодом «143», що обкладається ПДФО, – з кодом «126»;
• перерахована закладу охорони здоров'я – з кодом «169»;
• що обкладається ПДФО – з кодом «126».

ВЗ. Із суми допомоги, що не обкладається ПДФО, військовий збір не утримується.

ЄСВ. Кошти на оплату лікування працівника, перераховані установам охорони здоров'я, не обкладаються ЄСВ (п. 13 розд. II Переліку № 1170). Сума допомоги на лікування, видана працівникові, не обкладатиметься ЄСВ згідно з п. 14 розд. I Переліку № 1170, якщо вона оформлена як матеріальна допомога разового характеру, надана на лікування (за заявою працівника).

Якщо допомога надана не працівникові підприємства, то її сума не обкладається ЄСВ.

Антикризова допомога: що потрібно знати благодійникам та одержувачам

Гаряча лінія «Антивірус»: як працювати на карантині