Кадры решают все: помощь работникам

О чем статья. Сегодня многие предприятия, не работающие из-за карантина, готовы оказывать своим работникам и членам их семей посильную помощь, чтобы в этот трудный период не оставить людей без средств к существованию. При этом заботливых работодателей интересуют правила обложения НДФЛ, военным сбором (далее – ВС) и ЕСВ различных вариантов такой помощи. Мы рассмотрим несколько ситуаций из практики, чтобы ответить на вопросы наших читателей.

Практические ситуации

Ситуация 1

Во время карантина наше предприятие застраховало работников и членов их семей по двум программам: на случай болезни и от несчастного случая. Включаются ли суммы страховых взносов в налогооблагаемый доход застрахованных лиц?

Ответ зависит от того, к какому виду страхования относятся эти программы – обязательному или добровольному.

Отношения в сфере страхования (кроме государственного социального страхования) регулируются нормами Закона от 07.03.96 г. № 85/96-ВР. Согласно этому Закону страхование от несчастных случаев (далее – СНС) и страхование здоровья на случай болезни (далее – СЗБ) относятся к видам добровольного личного страхования (далее – ДЛС) (ст. 6). То есть обязательными видами страхования не являются.

Осуществляется добровольное страхование на основании страхового договора между страхователем и страховщиком.

НДФЛ. Сумма страховых взносов, уплаченных по договорам ДЛС работодателем за работника или в его интересах, а также за других физлиц, включается в состав месячного (годового) налогооблагаемого дохода физлица-налогоплательщика (пп. 164.2.16 Налогового кодекса, далее – НК).

Такие выплаты подлежат обложению НДФЛ по ставке 18 % (п. 167.1 НК). Оплата страхового полиса для получения страховых услуг физлицом представляет собой доход такого физлица в неденежной форме. Поэтому база налогообложения для расчета НДФЛ определяется с применением повышающего коэффициента по формуле, приведенной в п. 164.5 НК. Повышающий коэффициент составляет 1,2195.

При выплате дохода в неденежной форме налог уплачивается в бюджет налоговым агентом (в нашем случае – работодателем) в течение трех банковских дней после дня такой выплаты (начисления, предоставления) (пп. 168.1.4 НК).

В налоговом расчете по форме № 1ДФ доход работника и членов его семьи в виде страхового платежа, осуществленного работодателем по договорам ДЛС, отражается отдельно по каждому физлицу с кодом «124».

ВС. Страховые взносы по договорам ДЛС являются базой для удержания ВС. При этом повышающий коэффициент не применяется (п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК).

ЕСВ. Страховые взносы, уплаченные предприятием в пользу работников по договорам ДЛС, включаются в ФОТ как выплаты социального характера (пп. 2.3.4 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5, далее – Инструкция № 5).

Кроме того, страховые взносы по таким договорам не приведены в Перечне, утвержденном постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170 (далее – Перечень № 1170). Соответственно, взносы по договорам СНС и СЗБ являются объектом для начисления ЕСВ, который должен быть перечислен в бюджет в день уплаты страховщику страхового платежа (абзац второй п. 8 ст. 9 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI, далее – Закон № 2464).

В отчете по ЕСВ страховые платежи, облагаемые ЕСВ, отражаются в составе заработной платы.

Что касается не работников предприятия, в частности членов семьи работника, то по отношению к чужому работодателю они не являются застрахованными лицами в понимании Закона № 2464. Поэтому на страховые взносы, уплаченные в их пользу, ЕСВ не начисляется.

Ситуация 2

На предприятии приняли решение оказать помощь своим работникам, а также бывшим работникам, ныне пенсионерам, деньгами и наборами, состоящими из продуктов и средств гигиены. Как документально оформить выдачу такой помощи? Облагается ли такая помощь НДФЛ, ВС и ЕСВ?

Итак, помощь физлицам предприятие планирует выдавать как в денежной, так и в натуральной (неденежной) форме. С точки зрения налогообложения это можно сделать в виде нецелевой благотворительной помощи или в виде подарков. Рассмотрим каждый из вариантов.

Вариант 1. Нецелевая благотворительная помощь. Такая помощь может выдаваться в денежном и неденежном выражении (например, в виде продуктов и других необходимых товаров).

Для выдачи такой помощи необходимо иметь заявление физлица на получение нецелевой благотворительной помощи, а также соответствующий приказ (распоряжение) за подписью руководителя предприятия.

Сумма нецелевой благотворительной помощи, в том числе материальной, не облагается НДФЛ, если она (пп. 170.7.3 НК):

• предоставлена резидентами — юридическими или физическими лицами,
• ее размер совокупно за год не превышает предельную величину дохода, не облагаемую НДФЛ по состоянию на 1 января отчетного года (определяется согласно пп. 169.4.1 НК).

Если сумма помощи – больше указанной величины, тогда сумму превышения придется обложить НДФЛ по ставке 18 %. А если доход предоставлен в неденежной форме, то к сумме превышения следует применить натуральный коэффициент 1,2195 (п. 164.5 НК). Общая сумма нецелевой благотворительной помощи, включая сумму превышения, отражается в форме № 1ДФ с признаком дохода «169» (ОИР, подкатегория 103.25).

Если общая сумма нецелевой благотворительной помощи, полученной в течение отчетного налогового года, превысит предельный не облагаемый налогом размер, физлицо обязано будет задекларировать такой доход. То есть подать годовую налоговую декларацию о доходах (пп. 170.7.3 НК). Напомним, что физлица подают эту декларацию по форме, утвержденной приказом Минфина от 02.10.15 г. № 859, в органы ГНС по своему местонахождению в срок до 1 мая года, следующего за отчетным (пп. 49.18.4 НК).

ВС. Сумму помощи условно делим на две части. У нас будет сумма, не облагаемая НДФЛ, и сумма превышения (при ее наличии). Военный сбор удерживается только из суммы превышения по ставке 1,5 %. При этом натуральный коэффициент для расчета базы налогообложения не применяется. В разд. II формы № 1ДФ в строке «Военный сбор» отражается вся сумма помощи – как не облагаемая ВС часть, так и облагаемая.

ЕСВ. Среди не облагаемых ЕСВ выплат, приведенных в Перечне № 1170, не указана помощь в натуральной форме. Поэтому на сумму предоставленных работникам продуктов или других товаров нужно начислить ЕСВ по ставке 22 %.

А вот на сумму денежной помощи ЕСВ не начисляется (п. 14 разд. I Перечня № 1170).

Если же такая помощь предоставляется не работникам предприятия, то, как мы уже говорили, ЕСВ не начисляется. Ведь для этого работодателя они не являются застрахованными лицами в понимании Закона № 2464.

Вариант 2. Подарки. Если помощь физлицам выдается в неденежном выражении, например в виде продуктов, средств гигиены или других товаров, то ее можно оформить как подарок. Заявления физлица на получение подарка в этом случае не требуется, но необходимо иметь приказ руководителя предприятия на приобретение соответствующих товаров. Там нужно указать:

• основание и цель выдачи подарков (например: «В связи с карантином для оказания материальной поддержки работникам и членам их семей…»);
• категорию физлиц, для которых предназначены подарки (работники, другие лица);
• порядок закупки и выдачи подарков (можно указать предельную стоимость одного подарка);
• срок исполнения приказа и ответственное лицо.

Также необходимо составить ведомость с перечнем получателей подарка, где они распишутся в получении.

НДФЛ. Согласно пп. 165.1.39 НК в состав общего месячного налогооблагаемого дохода физлица не включается стоимость подарков в размере, не превышающем в расчете на месяц 25 % одной минимальной зарплаты (далее – МЗП), установленной на 1 января отчетного налогового года, за исключением денежных выплат в любой сумме.

В 2020 году предельный месячный не облагаемый налогом размер подарка составляет 1 180,75 грн (4 723 грн х 25 %). Если стоимость подарка превышает эту величину, то облагаться НДФЛ (по ставке 18 %) будет только сумма превышения, которая классифицируется как дополнительное благо. И поскольку доход предоставлен в неденежной форме, то к базе налогообложения применяется натуральный коэффициент 1,2195. При выплате дохода в неденежной форме налог уплачивается (перечисляется) в бюджет в течение трех банковских дней после дня выплаты (пп. 168.1.4 НК).

В форме № 1ДФ стоимость подарка, которая не превышает 1 180,75 грн, отражается с признаком дохода «160», а сумма превышения – с признаком дохода «126» (см. ОИР, подкатегория 103.25).

ВС. Объектом обложения ВС является общий месячный (годовой) доход, облагаемый НДФЛ (пп. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК). Поэтому стоимость подарка, которая не превышает 1 180,75 грн, не облагается ВС. А сумма превышения – облагается ВС по ставке 1,5 %. При этом натуральный коэффициент не применяется. В разд. II формы № 1ДФ в строке «Военный сбор» отражается общая сумма подарка (как не облагаемая налогом часть, так и облагаемая).

ЕСВ. Подарки работникам относятся к прочим поощрительным и компенсационным выплатам, их стоимость включается в фонд оплаты труда предприятия (пп. 2.3.4 Инструкции № 5). Поэтому на их стоимость будет начисляться ЕСВ по ставке 22 %. В отчете по ЕСВ стоимость подарков указывают вместе с зарплатой. Если же подарки предоставляются не работникам предприятия (для этого работодателя они не являются застрахованными лицами), тогда ЕСВ не начисляется.

Ситуация 3

Работник предприятия и член его семьи заболели коронавирусом. Еще один работник с другим диагнозом нуждается в срочной операции. Предприятие хочет выплатить им всем помощь на лечение. В каких случаях такая помощь не облагается налогами?

НДФЛ. Действующим законодательством предусмотрено, что денежные средства или стоимость имущества (услуг), которые предоставляются работодателем как помощь на лечение и медобслуживание работника или члена его семьи первой степени родства, в том числе, но не исключительно на приобретение лекарств, в налогооблагаемый доход физлиц не включаются (пп. 165.1.19 НК).

При этом сумма такой помощи законодательно не ограничена, но понесенные расходы должны быть документально подтверждены. Здесь возможны два варианта.

Вариант 1. Работник самостоятельно оплачивает лечение, но просит работодателя компенсировать его расходы. В этом случае работник должен представить работодателю (ОИР, категория 103.15): документы, подтверждающие, что данный работник нуждается в соответствующем лечении (медицинское заключение); договор на лечение, в котором указаны исполнитель работ (услуг) и их получатель; платежные и расчетные документы (счет на оплату лечения, чеки на приобретение лекарств, квитанцию к приходному кассовому ордеру и т. п.). Также работник должен написать на имя работодателя заявление с просьбой возместить стоимость лечения.

Вариант 2. Работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой заключить договор с медицинским заведением и оплатить стоимость лечения (в т. ч. приобретение лекарств) по такому договору. Тогда работодатель заключает договор напрямую с указанным заведением и перечисляет деньги согласно договору и выставленным ему счетам.

НДФЛ. Целевая помощь на лечение, перечисленная непосредственно заведению здравоохранения, не включается в налогооблагаемый доход любого физлица (как работника, так и не работника предприятия, а также члена семьи работника первой степени родства) (пп. «а» пп. 170.7.4 НК).

Что касается заболевания коронавирусом, то на сегодня возможны два варианта лечения этой болезни по согласованию с медиками: дома на самоизоляции или в специализированной больнице. Пациенты с подтвержденным диагнозом COVID-19 должны лечиться в стационаре бесплатно. Но теоретически им могут предложить приобрести необходимые лекарства.

Таким образом, если работодатель поможет оплатить стоимость лекарств (в наличной форме или путем безналичного перечисления денег непосредственно больнице), то в налогооблагаемый доход работника или члена его семьи первой степени родства сумма такой помощи не включается (при наличии подтверждающих документов).

Если это другой родственник работника (не первой степени родства) и не работник предприятия, то целевую помощь на его лечение нужно перечислить непосредственно медучреждению (по отдельному договору). Только тогда эта сумма не будет облагаться НДФЛ.

В форме № 1ДФ помощь на лечение физлиц:

• предоставленная работнику и не облагаемая НДФЛ – отражается с кодом «143», облагаемая НДФЛ – с кодом «126»;
• перечисленная заведению здравоохранения – с кодом «169»;
• облагаемая НДФЛ – с кодом «126».

ВС. Из суммы помощи, не облагаемой НДФЛ, военный сбор не удерживается.

ЕСВ. Средства на оплату лечения работника, перечисленные учреждениям здравоохранения, не облагаются ЕСВ (п. 13 разд. II Перечня № 1170). Сумма помощи на лечение, выданная работнику, не будет облагаться ЕСВ согласно п. 14 разд. I Перечня № 1170, если она оформлена как материальная помощь разового характера, предоставленная на лечение (по заявлению работника).

Если помощь предоставлена не работнику предприятия, то ее сумма не облагается ЕСВ.

Антикризисная помощь: что нужно знать благотворителям и получателям

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине