Наказ про організацію кадрового обліку

Абсолютно всім бухгалтерам відомий документ під назвою – «наказ про облікову політику», який регулює бухгалтерський та податковий облік на підприємстві. В той же самий час, багато бухгалтерів виконують, крім своєї основної роботи, ще й функції кадровика. Це при тому, що обов’язки кадровика не менш складні та різноманітні, вимагають знання досить великого обсягу законодавчих та нормативно – правових документів в області трудового права. 

Звісно, для регулювання діяльності інспектора з обліку кадрів, існує велика кількість положень, інструкцій, методичних рекомендацій, правил та порядків. Але, на мій погляд, відсутній один єдиний документ, який би об’єднував основні моменти кадрового обліку в одному локальному акті, щось на кшталт наказу про облікову політику.

Також вважаю, що складання такого наказу досить актуально в зв’язку з активізацією органів Держпраці щодо перевірки правильності складання кадрових документів, правильності та своєчасності оформлення працівників на роботу, правильності розірвання трудових відносин з працівниками за різними статтями Кодексу законів про працю, порядку візування документів з кадрових питань (особового складу) та порядку оформлення інших документів, що регулюють трудову діяльність працівників.

Тому, пропоную розглянути порядок складання наказу про організацію кадрового обліку, який, дуже сподіваюсь, полегшить роботу кадровикам та бухгалтерам (зразок наказу див. у Додатку).

Почнемо з того, що відділом кадрів забезпечується ведення кадрового обліку на підприємстві шляхом складання та оформлення документів з обліку особового складу (наказів з кадрових питань); документів з обліку робочого часу та відпочинку (табелів, графіків змінності та відпустки); документів, які регулюють трудові відносини (договори, контракти); документів, які відображають штатну дисципліну (колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції, штатний розклад, списки штатно – облікового складу працівників); документів з військового обліку та інших документів з кадрових питань (особового складу).

Наказ про організацію кадрового обліку повинен містити порядок його розробки та погодження; порядок внесення змін у разі зміни норм законодавства у сфері трудового права; порядок ведення кадрового обліку (в електронному чи паперовому вигляді) з урахуванням вимог нормативно – правових актів щодо ведення кадрового обліку в електронному вигляді.