Як облікувати витрати на новорічний корпоратив

Із цієї статті ви дізнаєтеся:

про новий підхід до податку на прибуток щодо святкових корпоративних заходів у 2015 році;

про документальне оформлення свята та облік витрат на його прове­дення.

Що можна зробити на практиці:

поклопотатися про наявність первинних документів, що підтверджують витрати на проведення  корпоративу;

постаратися оформити свято як захід, пов'язаний із госпдіяльністю підприємства (якщо хочеться заощадити на ПДВ).

Документальне оформлення

Наведемо примірний перелік необхідних документів:

• розпорядчий документ (наказ про проведення свята або презентації). Цим документом призначається відповідальний за проведення заходу (йому доручають скласти програму свята), а також даються вказівки фінансовій службі. Як правило, у наказі наводиться список осіб (підприємств-партнерів), запрошених на корпоратив;
• кошторис витрат, розроблений на основі програми свята. До нього можуть бути включені, наприклад, вартість подарунків працівникам за списком, вартість виступу артистів, послуг закладу ресторанного господарства, витрати на прикрашання офісу, витрати на транспортне обслуговування учасників корпоративу, вартість зразків продукції для презентації, витрати на виготовлення рекламних буклетів тощо. Зрозуміло, що залежно від запланованих заходів зміст кошторису мінятиметься;
• договори із суб'єктами господарювання, задіяними у проведенні святкових заходів, – договір оренди приміщення (якщо корпоратив проходитиме в кафе або ресторані, то договір оренди з підприємствами ресторанного господарства укладати не потрібно), договір ресторанного обслуговування, договір на організацію культурної програми, договір транспортного обслуговування тощо;
• первинні документи, що підтверджують відповідні витрати (накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг)). У випадку якщо витрати були здійснені в готівковій формі, необхідні авансові звіти про використання коштів, виданих під звіт. До звіту додаються чеки, квитанції, інші розрахункові документи, що підтверджують витрати;
• звіт про фактичні витрати на корпоратив, підписаний керівником підприємства.

Бухгалтерський облік святкових витрат

Кінець грудня – час, коли підприємство підбиває підсумки своєї діяльності за рік, що минає. Тому напередодні Нового року прийнято влаштовувати корпоративні свята (так звані корпоративи), на які запрошуються співробітники (а можливо, і партнери по бізнесу). Ділові звіти розбавляються номерами культурної програми і нагородженням співробітників за підсумками року.

Свято – це завжди витрати. Їх склад та обсяг залежить від фінансових можливостей підприємства і бажання керівництва. Одні підприємства можуть обійтися прикрашанням офісу, фуршетом і концертом, організованим силами співробітників. Інші «гуляють» із розмахом: ресторан зі святковим меню, концерт запрошених артистів та інші задоволення.

Але при будь-якому варіанті корпоративу бухгалтер розуміє, що кожна витрачена копійка повинна бути підтверджена документом і знайти своє місце в обліку. А щоб затрати потрапили до витрат, зменшили бухгалтерський фінрезультат і, відповідно, об'єкт оподаткування, необхідно надати корпоративу відповідний статус (див. нижче).

За документами корпоратив може бути представлений:

• як рекламний захід (наприклад, як презентація продукції підприємства). Для визначення рекламного характеру заходу можна керуватися ст. 1 Закону від 03.07.96 р. № 270/96-ВР;
• маркетинговий захід (наприклад, як опитування споживачів товару, запрошених як гості на корпоратив). Підставою для визнання заходу маркетинговим може послужити визначення маркетингових досліджень, наведене в розд. II Методичних рекомендацій, затверджених наказом Держкомітету з питань науки, інновацій та інформатизації від 13.09.10 р. № 18;
• річні звітні збори колективу (на порядку денному у т. ч. – доповідь топ-менеджерів компанії);
• захід представницького характеру (примірний перелік представницьких витрат наведено в п. 2 Норм, затверджених наказом Мінфіну від 14.09.10 р. № 1026);
• народне гуляння за рахунок підприємства.

Витрати на корпоратив слід відображати у складі:

• адміністративних витрат (рахунок 92) – якщо це збори колективу, представницький захід;
• витрат на збут (рахунок 93) – якщо це захід рекламного або маркетингового характеру;
• інших операційних витрат (рахунок 94) – в інших випадках.

Новорічний податок на прибуток-2015

Завважимо, що в 2015 році підприємства можуть особливо не хвилюватися з приводу зв'язку святкових витрат із госпдіяльністю. Адже ніяких обмежень через «негосподарність» затрат у Податковому кодексі (далі – ПК) на сьогодні немає. Єдиний виняток – витрати на амортизацію невиробничих основних засобів (далі – ОЗ) (пп. 138.3.2 ПК).

Платники податків, у яких річний дохід за останній звітний період:

• не перевищує 20 млн грн. – визначають об'єкт обкладення податком на прибуток як бухгалтерський фінрезультат, зменшений на податкові збитки минулих років (пп. 134.1.1 ПК);
• перевищує 20 млн грн. – повинні коригувати фінрезультат на різниці, установлені ПК. При цьому в ПК немає різниць, які формувалися б за ознакою негосподарності (за винятком амортизації, що нараховується на вартість невиробничих ОЗ, про що ми вже сказали вище).

Завважимо, що амортизаційна різниця не прив'язана до конкретного заходу, вона розраховується за весь звітний період. Тому якщо, наприклад, корпоратив проводиться на турбазі, яка числиться як невиробничий об'єкт ОЗ, то сума амортизації цього об'єкта за звітний період у вигляді різниці збільшить фінрезультат. Зате всі витрати, пов'язані з прикрашанням та експлуатацією такої турбази під час проведення свята, потраплять до бухгалтерських витрат, і при цьому підприємство не коригуватиме фінрезультат для визначення об'єкта обкладення податком на прибуток.

ПДВ

На відміну від податку на прибуток, ПДВ у 2015 році, як і раніше, потребує зв'язку госпоперації з оподатковуваною діяльністю підприємства.

Тому, якщо розважальні заходи свята будуть грамотно переплетені з діловими, то можна розраховувати на відсутність обов'язку нарахування ПДВ. Наприклад, можна надати святу рекламного характеру. У такому разі доведеться, наприклад, запросити партнерів по бізнесу, діючих і потенційних, і влаштувати невелику презентацію.

Якщо корпоратив усе ж таки буде більше схожий на свято, ніж на діловий захід, у цьому випадку підприємству доведеться нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ (пп. «г» п. 198.5 ПК). Базою для нарахування ПДВ буде вартість товарів (послуг), придбаних для свята, за якими був визнаний податковий кредит (п. 189.1 ПК). При цьому потрібно буде не пізніше 31.12.15 р. виписати податкову накладну з типом причини «13» і зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у загальновстановленому порядку.

Завважимо, що навіть у такому разі підприємство одночасно «виграє» в податку на прибуток – адже сума додатково нарахованих податкових зобов'язань із ПДВ потрапить до витрат у бухгалтерському обліку, а отже, братиме участь у визначенні об'єкта обкладення податком на прибуток. При цьому різниці у вигляді ПДВ-зобов'язань нормами ПК не передбачені. 

ПДФО і військовий збір

Витрати на проведення святкових заходів, незалежно від мети їх проведення, не є об'єктом обкладення ПДФО і військовим збором у тому випадку, якщо на підставі первинних документів неможливо персоніфікувати безплатне отримання додаткових благ запрошеними учасниками. Тобто нараховувати й  утримувати  ПДФО і військовий збір із неперсоніфікованих доходів запрошених не потрібно.

Приклад

Підприємство, яке є платником податку на прибуток і ПДВ, напередодні Нового року проводить корпоратив у ресторані. При цьому документальне оформлення заходу не дозволяє пов'язати його з госпдіяльністю.

Бухоблік операцій показано в таблиці. Для цілей податкового обліку витрати визнаються так само, як і в бухобліку. Для визначення об'єкта обкладення податком на прибуток різниці ПК не передбачені.

Уважаємо, що в 2015 році чинні норми ПК дозволяють підприємству не приховувати святковий захід за діловим – усі витрати, у тому числі на сплату ПДВ, беруть участь у визначенні об'єкта обкладення податком на прибуток. Проте якщо підприємство дійсно хоче сумістити, наприклад, презентацію нового продукту (з безплатною дегустацією або роздачею рекламних зразків) із новорічним корпоративом, тоді таке свято потрібно грамотно оформити документально. Це дозволить не нараховувати зобов'язання з ПДВ на суму святкових придбань.