№ з/п

Стало з 27.04.2022

Було до 27.04.2022

1

Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається:

Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526

Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024

2

«Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ»

«ініціали (ініціал імені)»

3

Печатка використовується за наявності. Примітка: тобто, не обов’язково її використовувати

Проставляння печатки обов’язкове і в строго відведеному місці*

4

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.

Контроль за оформленням документів, а також організацією діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники

Керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

Примітка: тобто контроль та відповідальність покладалися лише на керівника

5

Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства. Примітка: скасовано можливість ведення діловодства відповідальною особою

Організація діловодства покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство.

Примітка: перелік був ширший

6

Інструкція з діловодства затверджується наказом чи розпорядженням.

Інструкцією затверджується порядок ведення діловодства як в паперовій, так і в електронній формі

Примітка: не передбачалося ні затвердження Інструкції з діловодства розпорядчим документом, ні затвердження порядку ведення в електронній формі

7

Паперові бланки друкуються на папері високої якості фарбами насичених кольорів

Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів

8

Найменування установи має відповідати найменуванню, яке міститься в ЄДР. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації. Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи

Примітка: такого розділу не було

9

Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ

Погодження проєкту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проєктів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Примітка: перелік осіб, які погоджують проєкти документів, був коротший

10

Датування й підписання згідно з ДСТУ 4163-2020

(див. приклад нижче)

Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом

11

Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль

Примітка: такої норми не було

12

Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Примітка: виділений текст додано

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту

13

На копіях документів зазначаються посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, дата засвідчення (додано) та відбиток печатки установи або служби діловодства (див. приклад нижче)

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам, засвідчення паперових копій документа здійснюють згідно з вимогами інструкції з діловодства установи

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія»

14

Не допускається одночасного проходження одного і того самого документа в електронній і паперовій формі

Примітка: такої норми не було

15

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі

Примітка: такої норми не було

16

–

Примітка: вилучено норму щодо реквізитів – 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 мм

17

Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, після його реєстрації служба діловодства виготовляє необхідну кількість примірників

Примітка: такої норми не було

18

Не допускається: повторне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі

Примітка: такої норми не було

19

Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу (установи) закриваються підсумковими записами про наявність заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи, а підсумковий запис установи – керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву

Примітка: виділений текст додано

Наприкінці року номенклатура справ установи закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи. Про наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів)

20

Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи

Примітка: такої норми не було

21

Спрощено видачу справ у тимчасове користування, лише з інформуванням служби діловодства

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною в дод. 12 до цих Правил

Законом від 15.04.2014 № 1206-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» було скасовано обов’язкове використання печатки, але в підзаконних нормативних актах так і залишалися норми щодо обов’язкового її використання.