Стало з 27.04.2022

Було до 27.04.2022

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється

Примітка: такої норми не було

Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), включено 100 справ а також документи «Для службового користування», такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом

Примітка: виділений текст додано

Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом «обмеження доступу», такі документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках (титульних аркушах) справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних аркушах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування

Примітка: змінено період, а саме раніше – перед передаванням справ до архіву, а стало – після закінчення діловодного року

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках (титульних аркушах) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних листах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, узагальнено, без втрати характеристик об’єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (номери наказів, протоколів, форми звітності, наявність копій документів у справі).

Якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі, за письмовим зверненням керівника підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до трьох місяців Примітка: додано «на строк до трьох місяців»

Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування

Якщо установа ліквідується, її архівні справи передаються державному архіву, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються органу вищого рівня

Примітка: вилучено «за винятком міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі – ЦОВВ)»

Якщо установа (за винятком міністерства, іншого ЦОВВ) ліквідується, її архівні справи передаються державному архіву, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються органу вищого рівня

У разі припинення територіального органу міністерства, ЦОВВ) документи з кадрових питань передаються трудовому архіву, а документи, не завершені у діловодстві, передаються новоствореному органу.

Примітка: виділений текст додано

У разі припинення ЦОВВ архівні документи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, документи з кадрових питань передаються до центрального державного архіву вищих органів влади