Правила делопроизводства и архивного хранения устанавливают единые требования к созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения и являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения. Поэтому их применение и соблюдение важно для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Недавно в этих Правилах произошли значительные изменения, о которых мы рассказываем подробно в статье.
Напомним, что еще с 01.09.2021 вступил в силу Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (подробнее читайте в статье «Как оформлять документы с 01.09.21 г.: новый ДСТУ 4163:2020»).
С тех пор в законодательстве возникла коллизия, так как в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила №1000/5), оставались «старые» нормы, не соответствующие новому ДСТУ 4163:2020.
И вот неожиданно, во время военного положения приказом Минюста от 21.04.2022 № 1581/5 (далее – Приказ № 1581/5) утверждены изменения в Правилам № 1000/5, вступившие в силу после официального опубликования – с 27.04.2022.
Некоторые изменения можно обобщить:
Многие другие изменения стоит рассмотреть более подробно. Для наглядности представим их в табл. 1.
№ п/п |
Стало с 27.04.2022 |
Было до 27.04.2022 |
1 |
Управленческие документы учреждения по их названию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированным формам, которые устанавливаются национальными стандартами, нормативно-правовыми актами. Перечень классов управленческих документов определяется: |
|
Национальным классификатором НК 010:2021, утвержденным приказом Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины от 12.03.2021 № 526 |
Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024 |
|
2 |
«Собственное имя ФАМИЛИЯ» |
«инициалы (инициал имени)» |
3 |
Печать используется при наличии. Примечание: то есть не обязательно ее использовать |
Проставление печати обязательно и в строго отведенном месте* |
4 |
Ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель учреждения. Контроль за оформлением документов, а также организацией делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители |
Руководитель учреждения отвечает за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами. Примечание: то есть контроль и ответственность возлагались только на руководителя |
5 |
Организация делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства. Примечание: отменена возможность ведения делопроизводства ответственным лицом |
Организация делопроизводства возлагается на самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационному обеспечению), общие отделы, канцелярии и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство. Примечание: перечень был шире |
6 |
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом или распоряжением. Инструкцией утверждается порядок ведения делопроизводства как в бумажной, так и в электронной форме |
Примечание: не предусматривалось ни утверждение Инструкции по делопроизводству распорядительным документом, ни утверждение порядка ведения в электронной форме |
7 |
Бумажные бланки печатаются на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов |
Бланки изготовляются печатным способом или с помощью компьютерной техники на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов |
8 |
Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, содержащемуся в ЕГР. Наименование учреждения вышестоящего уровня указывается в сокращенном виде, если нет официально определенного сокращения – полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений вышестоящего уровня. На бланке учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (другому центральному органу исполнительной власти), размещается только наименование госадминистрации. Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения учреждения указывается в случае, если они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения |
Примечание: такого раздела не было |
9 |
Проекты нормативно-правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются руководителем службы делопроизводства, руководителем структурного подразделения (специалистом) по вопросам предотвращения и выявления коррупции, а также редактором (при наличии). Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ |
Согласование проекта документа в зависимости от его содержания проводится в такой последовательности: работником, подготовившим документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, функциональными, территориальными подразделениями (при необходимости), должностными лицами, указанными в проекте документа как исполнители, финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером) (если проект документа касается финансовых вопросов), руководителем юридической службы (юристом) (в случае согласования проектов нормативно-правовых актов организационных и распорядительных документов учреждения), заместителем руководителя учреждения, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте документа. Примечание: перечень лиц, согласовывающих проекты документов, был короче) |
10 |
Датирование и подписание согласно ДСТУ 4163-2020 (см. пример ниже) |
Дату оформляют в соответствии с ДСТУ 4163-2003 цифровым или словесно-цифровым способом |
11 |
Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, не несущих смысловой нагрузки. При составлении документов применяется деловой стиль |
Примечание: такой нормы не было |
12 |
Ссылка в тексте документа на документ, на который дается ответ или на выполнение которого подготовлен документ, приводится в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата и регистрационный индекс, краткое содержание документа Примечание: выделенный текст добавлен |
В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее выданных документов, указываются его реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту |
13 |
На копиях документов указываются должность лица, заверившего копию, его подпись, дата заверки (дополнение) и отпечаток печати учреждения или службы делопроизводства (см. пример ниже) В случае отправки копий документов через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти, отправки копий документов нескольким адресатам, заверку бумажных копий документа осуществляют согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения |
Надпись о заверке копии скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печати «Для копий». В случаях, определенных законодательством, копии документов удостоверяются оттиском печати учреждения. На лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа проставляется отметка «Копия» |
14 |
Не допускается одновременное прохождения одного и того же документа в электронной и бумажной форме |
Примечание: такой нормы не было |
15 |
В случае повреждения конверта ставится соответствующая отметка в почтовом реестре |
Примечание: такой нормы не было |
16 |
– |
Примечание: исключена норма относительно реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным – 77 мм |
17 |
Документ подается на подпись вместе с документами, во исполнение или на основании которых он составлен. Если документ отправляется в несколько учреждений, которые не являются пользователями системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти, после его регистрации служба делопроизводства изготовляет необходимое количество экземпляров |
Примечание: такой нормы не было |
18 |
Не допускается: повторное отправление экземпляра, в том числе оригинального, документа в бумажной форме, если его экземпляр или копия уже отправлен в электронной форме |
Примечание: такой нормы не было |
19 |
В конце года номенклатуры дел структурного подразделения (учреждения) закрываются итоговыми записями о наличии заведенных за год дел. Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают ответственные лица, а итоговая запись учреждения - руководитель службы делопроизводства и сообщают руководителю архива Примечание: выделенный текст добавлен |
В конце года номенклатура дел учреждения закрывается итоговой записью, которую подписывает руководитель службы делопроизводства учреждения. О наличии заведенных за год дел уведомляется руководитель архива учреждения (лицо, ответственное за архив) |
20 |
Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций хранятся по основному месту работы |
Примечание: такой нормы не было |
21 |
Упрощена выдача дел во временное пользование, только с информированием службы делопроизводства |
Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям – по письменному разрешению руководителя учреждения. На выданное дело составляется карточка-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к этим Правилам |
Законом от 15.04.2014 № 1206-VII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по упрощению порядка открытия бизнеса» было отменено обязательное использование печати, но в подзаконных нормативных актах так и оставались нормы по обязательному ее использованию. |
Подпись и оформление документов в бумажной форме, которые адресуются учреждениям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, а также тех, которые содержат несколько конкретных адресатов, осуществляется в соответствии с п. 36 разд. II Типовой инструкции.
В случае отправления документа в бумажной форме с одинаковым содержанием одновременно нескольким учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в деле учреждения – автора документа, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства копии.
Если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, документы подписываются двумя или более лицами. Подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц, например:
Директор Кіндратюк (підпис) Василь КІНДРАТЮК
Головний бухгалтер Зарецька (підпис) Олена ЗАРЕЦЬКА
В случае подписания общего документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений (при наличии), например:
Директор Державного архіву Начальник Управління культури
Сумської області Сумської обласної державної адміністрації
Сокур (підпис) Ірина СОКУР Чалий (підпис) Валерій ЧАЛИЙ
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Національне агентство з питань державної служби
Если документ отправляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например:
Державна архівна служба
Начальнику фінансово-економічного управління
Володимиру ГАРНОМУ
В случае если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:
Голові Державної митної служби
Семену РОГОВУ
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Центральним державним архівам
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго – четвертого адресатов не ставится. При отправлении документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления услуг почтовой связи, утвержденным постановлением КМУ от 05.03.2009 № 270. Полный адрес указывается в случае отправления документа разовым корреспондентам, например:
Міністерство юстиції
вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001
В случае отправления документа физическому лицу сначала указывается в дательном падеже собственное имя и фамилия, затем – почтовый адрес, например:
Олександру Гончаруку
вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178
В случае отправления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
Если документ адресуется конкретному лицу, в письме ниже атрибута «адресат» может приводиться личное обращение в звательном падеже, например:
Пане (пані) Власне ім’я
или
Пане (пані) Прізвище
или
Пане (пані) посада або звання
или
Панове
Например:
Пане Олексію
Пані Іваненко
Пані директор
Пане полковнику
Например:
Пане Алексею
Госпожа Іваненко
Госпожа директор
Пане полковнику
В случае необходимости перед словом «Пане», «Пані» или «Панове» может использоваться слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» соответственно, например:
Шановна пані Ковальська.
Копия обретает юридическую силу только в случае ее засвидетельствования в установленном порядке.
Надпись о засвидетельствовании копии документа состоит со слов «Згідно з оригіналом», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его собственного имени и фамилии, даты засвидетельствования копии и проставляется ниже реквизита документа «Підпис», например:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст
відділу організації діловодства
Шаповал (підпис) Ольга ШАПОВАЛ
Дата
Надпись о заверке копии скрепляется печатью учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) учреждения (при наличии).
На копиях документов, по которым производится выемка, указывается наименования должности лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверки и оттиск печати учреждения или службы делопроизводства, например:
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу
організації діловодства
Томенко (підпис) Ігор ТОМЕНКО
відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)
05.05.2022
В случае отправки копий документов через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти, копий документов нескольким адресатам (рассылка) и в иных случаях, предусмотренных инструкцией по делопроизводству учреждения заверку бумажных копий документа осуществляют согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения.
В измененных Правилах №1000/5 сказано, что дату оформляют в соответствии с п. 32 раздела ІІ Типовой инструкции. А именно: дата указывается в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. При оформлении даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например:
02.02.2022
В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:
02 декабря 2017 года.
Разрешается использовать слово «год» в сокращенном варианте «г»., например:
03 декабря в 2017 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.
Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).
На документе, выданном двумя или больше учреждениями, ставится одна дата, которая соответствует дате последней подписи.
Внешнее согласование проектов документов, созданных в бумажной форме, оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «ПОГОДЖЕНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личной подписи должностного лица, скрепленной гербовой печатью, собственного имени, фамилии и даты или названия документа, подтверждающего согласование, его даты и номера (индекса), например:
ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції
Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву
Дата №
Внутреннее согласование удостоверяют визой, которая оформляется в соответствии с ДСТУ 4163-2020 и включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию должностного лица, которое визирует документ, дату визирования. В случае необходимости может быть указана должность лица, визирующего документ, например:
Начальник юридичного відділу
Моторний (підпис) Олег МОТОРНИЙ
18.09.2001
Визу ставят на экземплярах документов, остающихся в организации.
Если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:
Аркуш погодження додається
Лист согласования оформляется на лицевой, а в случае необходимости – обратной стороне одного листа по следующей форме:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Изменения в Правилах № 1000/5, касающихся архивного хранения, рассмотрим в табл. 2.
Стало с 27.04.2022 |
Было до 27.04.2022 |
Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается |
Примечание: такой нормы не было |
Если к акту об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ), включено 100 дел, а также документы «Для служебного пользования», такие документы уничтожают путем невосстанавливаемого измельчения или сжигания или иным способом Примечание: выделенный текст добавлен |
Если к акту об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, включены документы с грифом «ограничение доступа», такие документы уничтожают путем измельчения, сжигания или иным способом, что делает невозможным их прочтение и восстановление |
После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках (титульных листах) дел вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках (титульных листах) содержанию подшитых документов (содержание документов дела отражается в заголовке четко, сжато, обобщенно, без потери конкретных характеристик объекта описания Примечание: изменен период, а именно раньше – перед передачей дел в архив, а стало – после окончания делопроизводственного года |
Перед передачей дел в архив учреждения в текст на их обложках (титульных листах) вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках (титульных листах) содержанию подшитых документов (содержание документов дела отражается в заголовке четко, обобщенно, без потери характеристик объекта описания). При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (номера приказов, протоколов, формы отчетности, наличие копий документов в деле) |
Если отдельные дела нужно оставить в структурном подразделении, по письменному обращению руководителя подразделения архив учреждения оформляет выдачу дел во временное пользование на срок до трех месяцев Примечание: добавлено «на срок до трех месяцев» |
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу во временное пользование |
Если учреждение ликвидируется, его архивные дела передаются государственному архиву, архивному отделу городского совета, а архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются вышестоящему органу
Примечание: исключено «за исключением министерства, другого центрального органа исполнительной власти (далее – ЦОИВ)» |
Если учреждение (за исключением министерства, другого ЦОИВ) ликвидируется, его архивные дела, передаются государственному архиву, архивному отделу городского совета, а архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются вышестоящему органу |
В случае прекращения территориального органа министерства, ЦОИВ) документы по кадровым вопросам передаются трудовому архиву, а документы, не завершенные в делопроизводстве, передаются новосозданному органу. Примечание: выделенный текст добавлен |
В случае прекращения ЦОИВ архивные документы по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются в центральный государственный архив высших органов власти |
Обращаем внимание, что в соответствии со ст. 31 Закона от 24.12.1993 № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814) государственные органы, ОМС, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, накопившихся за время их деятельности, использования сведений, которые содержатся в этих документах, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан.
А объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, передавать документы НАФ на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом № 3814, и на протяжении года со дня их регистрации в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.