Изменения в Правилах делопроизводства и архивного хранения

09.05.2022 2494 0 6

Правила делопроизводства и архивного хранения устанавливают единые требования к созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения и являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения. Поэтому их применение и соблюдение важно для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Недавно в этих Правилах произошли значительные изменения, о которых мы рассказываем подробно в статье.

Напомним, что еще с 01.09.2021 вступил в силу Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (подробнее читайте в статье «Как оформлять документы с 01.09.21 г.: новый ДСТУ 4163:2020»).

С тех пор в законодательстве возникла коллизия, так как в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила №1000/5), оставались «старые» нормы, не соответствующие новому ДСТУ 4163:2020.

И вот неожиданно, во время военного положения приказом Минюста от 21.04.2022 № 1581/5 (далее – Приказ № 1581/5) утверждены изменения в Правилам № 1000/5, вступившие в силу после официального опубликования – с 27.04.2022.

Главные изменения в Правилах №1000/5

Некоторые изменения можно обобщить:

Правила № 1000/5 приведены в соответствие к новому ДСТУ 4163:2020.
Организационно-распорядительные документы оформляются согласно требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55 (далее – Типовая инструкция). Это значит, что данная Инструкция распространяется и на других юридических лиц независимо от формы собственности.
Слова «независимо от формы носителя информации» заменены на «для документов, созданных в электронной и бумажной формах».
Заменены старые названия законов на новые, в частности, Закон «О возобновлении платежеспособности должника или признании его банкротом» заменили на «Кодекс Украины по процедурам банкротства».
Заменены названия органов контроля, а «органы доходов и сборов» заменены на «контролирующие органы».
Слова «инициалы (инициал имени)», «регистрационно-контрольная карточка» заменены на «собственное имя», «регистрационно-мониторинговая карточка».

Многие другие изменения стоит рассмотреть более подробно. Для наглядности представим их в табл. 1.

Таблица 1. Сравнительная характеристика «старых» и «новых» норм Правил № 1000/5

№ п/п	Стало с 27.04.2022	Было до 27.04.2022
1	Управленческие документы учреждения по их названию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированным формам, которые устанавливаются национальными стандартами, нормативно-правовыми актами. Перечень классов управленческих документов определяется:
1	Национальным классификатором НК 010:2021, утвержденным приказом Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины от 12.03.2021 № 526	Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024
2	«Собственное имя ФАМИЛИЯ»	«инициалы (инициал имени)»
3	Печать используется при наличии. Примечание: то есть не обязательно ее использовать	Проставление печати обязательно и в строго отведенном месте*
4	Ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель учреждения. Контроль за оформлением документов, а также организацией делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители	Руководитель учреждения отвечает за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами. Примечание: то есть контроль и ответственность возлагались только на руководителя
5	Организация делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства. Примечание: отменена возможность ведения делопроизводства ответственным лицом	Организация делопроизводства возлагается на самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационному обеспечению), общие отделы, канцелярии и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство. Примечание: перечень был шире
6	Инструкция по делопроизводству утверждается приказом или распоряжением. Инструкцией утверждается порядок ведения делопроизводства как в бумажной, так и в электронной форме	Примечание: не предусматривалось ни утверждение Инструкции по делопроизводству распорядительным документом, ни утверждение порядка ведения в электронной форме
7	Бумажные бланки печатаются на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов	Бланки изготовляются печатным способом или с помощью компьютерной техники на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов
8	Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, содержащемуся в ЕГР. Наименование учреждения вышестоящего уровня указывается в сокращенном виде, если нет официально определенного сокращения – полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений вышестоящего уровня. На бланке учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (другому центральному органу исполнительной власти), размещается только наименование госадминистрации. Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения учреждения указывается в случае, если они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения	Примечание: такого раздела не было
9	Проекты нормативно-правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются руководителем службы делопроизводства, руководителем структурного подразделения (специалистом) по вопросам предотвращения и выявления коррупции, а также редактором (при наличии). Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ	Согласование проекта документа в зависимости от его содержания проводится в такой последовательности: работником, подготовившим документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, функциональными, территориальными подразделениями (при необходимости), должностными лицами, указанными в проекте документа как исполнители, финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером) (если проект документа касается финансовых вопросов), руководителем юридической службы (юристом) (в случае согласования проектов нормативно-правовых актов организационных и распорядительных документов учреждения), заместителем руководителя учреждения, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте документа. Примечание: перечень лиц, согласовывающих проекты документов, был короче)
10	Датирование и подписание согласно ДСТУ 4163-2020 (см. пример ниже)	Дату оформляют в соответствии с ДСТУ 4163-2003 цифровым или словесно-цифровым способом
11	Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, не несущих смысловой нагрузки. При составлении документов применяется деловой стиль	Примечание: такой нормы не было
12	Ссылка в тексте документа на документ, на который дается ответ или на выполнение которого подготовлен документ, приводится в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата и регистрационный индекс, краткое содержание документа Примечание: выделенный текст добавлен	В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее выданных документов, указываются его реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту
13	На копиях документов указываются должность лица, заверившего копию, его подпись, дата заверки (дополнение) и отпечаток печати учреждения или службы делопроизводства (см. пример ниже) В случае отправки копий документов через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти, отправки копий документов нескольким адресатам, заверку бумажных копий документа осуществляют согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения	Надпись о заверке копии скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печати «Для копий». В случаях, определенных законодательством, копии документов удостоверяются оттиском печати учреждения. На лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа проставляется отметка «Копия»
14	Не допускается одновременное прохождения одного и того же документа в электронной и бумажной форме	Примечание: такой нормы не было
15	В случае повреждения конверта ставится соответствующая отметка в почтовом реестре	Примечание: такой нормы не было
16	–	Примечание: исключена норма относительно реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным – 77 мм
17	Документ подается на подпись вместе с документами, во исполнение или на основании которых он составлен. Если документ отправляется в несколько учреждений, которые не являются пользователями системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти, после его регистрации служба делопроизводства изготовляет необходимое количество экземпляров	Примечание: такой нормы не было
18	Не допускается: повторное отправление экземпляра, в том числе оригинального, документа в бумажной форме, если его экземпляр или копия уже отправлен в электронной форме	Примечание: такой нормы не было
19	В конце года номенклатуры дел структурного подразделения (учреждения) закрываются итоговыми записями о наличии заведенных за год дел. Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают ответственные лица, а итоговая запись учреждения - руководитель службы делопроизводства и сообщают руководителю архива Примечание: выделенный текст добавлен	В конце года номенклатура дел учреждения закрывается итоговой записью, которую подписывает руководитель службы делопроизводства учреждения. О наличии заведенных за год дел уведомляется руководитель архива учреждения (лицо, ответственное за архив)
20	Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций хранятся по основному месту работы	Примечание: такой нормы не было
21	Упрощена выдача дел во временное пользование, только с информированием службы делопроизводства	Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям – по письменному разрешению руководителя учреждения. На выданное дело составляется карточка-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к этим Правилам
Законом от 15.04.2014 № 1206-VII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по упрощению порядка открытия бизнеса» было отменено обязательное использование печати, но в подзаконных нормативных актах так и оставались нормы по обязательному ее использованию.

Новые требования к оформлению документов на примерах

Подписание документа

Подпись и оформление документов в бумажной форме, которые адресуются учреждениям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, а также тех, которые содержат несколько конкретных адресатов, осуществляется в соответствии с п. 36 разд. II Типовой инструкции.

В случае отправления документа в бумажной форме с одинаковым содержанием одновременно нескольким учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в деле учреждения – автора документа, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства копии.

Если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, документы подписываются двумя или более лицами. Подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц, например:

Директор Кіндратюк (підпис) Василь КІНДРАТЮК

Головний бухгалтер Зарецька (підпис) Олена ЗАРЕЦЬКА

В случае подписания общего документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений (при наличии), например:

Директор Державного архіву Начальник Управління культури
Сумської області Сумської обласної державної адміністрації

Сокур (підпис) Ірина СОКУР Чалий (підпис) Валерій ЧАЛИЙ

Порядок адресации документов

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Національне агентство з питань державної служби

Если документ отправляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например:

Державна архівна служба

Начальнику фінансово-економічного управління

Володимиру ГАРНОМУ

В случае если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Голові Державної митної служби

Семену РОГОВУ

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральним державним архівам

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго – четвертого адресатов не ставится. При отправлении документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления услуг почтовой связи, утвержденным постановлением КМУ от 05.03.2009 № 270. Полный адрес указывается в случае отправления документа разовым корреспондентам, например:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

В случае отправления документа физическому лицу сначала указывается в дательном падеже собственное имя и фамилия, затем – почтовый адрес, например:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

В случае отправления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Если документ адресуется конкретному лицу, в письме ниже атрибута «адресат» может приводиться личное обращение в звательном падеже, например:

Пане (пані) Власне ім’я

или

Пане (пані) Прізвище

или

Пане (пані) посада або звання

или

Панове

Например:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

Пане полковнику

Например:

Пане Алексею

Госпожа Іваненко

Госпожа директор

Пане полковнику

В случае необходимости перед словом «Пане», «Пані» или «Панове» может использоваться слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» соответственно, например:

Шановна пані Ковальська.

Оформление копий документов

Копия обретает юридическую силу только в случае ее засвидетельствования в установленном порядке.

Надпись о засвидетельствовании копии документа состоит со слов «Згідно з оригіналом», наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его собственного имени и фамилии, даты засвидетельствования копии и проставляется ниже реквизита документа «Підпис», например:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст
відділу організації діловодства

Шаповал (підпис) Ольга ШАПОВАЛ

Дата

Надпись о заверке копии скрепляется печатью учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) учреждения (при наличии).

На копиях документов, по которым производится выемка, указывается наименования должности лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверки и оттиск печати учреждения или службы делопроизводства, например:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу
організації діловодства

Томенко (підпис) Ігор ТОМЕНКО

відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)

05.05.2022

В случае отправки копий документов через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти, копий документов нескольким адресатам (рассылка) и в иных случаях, предусмотренных инструкцией по делопроизводству учреждения заверку бумажных копий документа осуществляют согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения.

Датирование документов

В измененных Правилах №1000/5 сказано, что дату оформляют в соответствии с п. 32 раздела ІІ Типовой инструкции. А именно: дата указывается в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. При оформлении даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например:

02.02.2022

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 декабря 2017 года.

Разрешается использовать слово «год» в сокращенном варианте «г»., например:

03 декабря в 2017 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

На документе, выданном двумя или больше учреждениями, ставится одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

Согласование документов

Внешнее согласование проектов документов, созданных в бумажной форме, оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «ПОГОДЖЕНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личной подписи должностного лица, скрепленной гербовой печатью, собственного имени, фамилии и даты или названия документа, подтверждающего согласование, его даты и номера (индекса), например:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції

Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву

Дата №

Внутреннее согласование удостоверяют визой, которая оформляется в соответствии с ДСТУ 4163-2020 и включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию должностного лица, которое визирует документ, дату визирования. В случае необходимости может быть указана должность лица, визирующего документ, например:

Начальник юридичного відділу

Моторний (підпис) Олег МОТОРНИЙ

18.09.2001

Визу ставят на экземплярах документов, остающихся в организации.

Оформление листа согласования

Если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

Аркуш погодження додається

Лист согласования оформляется на лицевой, а в случае необходимости – обратной стороне одного листа по следующей форме:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Изменения в Правила архивного хранения

Изменения в Правилах № 1000/5, касающихся архивного хранения, рассмотрим в табл. 2.

Таблица 2. Сравнительная характеристика Правил архивного хранения

Стало с 27.04.2022	Было до 27.04.2022
Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается	Примечание: такой нормы не было
Если к акту об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ), включено 100 дел, а также документы «Для служебного пользования», такие документы уничтожают путем невосстанавливаемого измельчения или сжигания или иным способом Примечание: выделенный текст добавлен	Если к акту об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, включены документы с грифом «ограничение доступа», такие документы уничтожают путем измельчения, сжигания или иным способом, что делает невозможным их прочтение и восстановление
После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках (титульных листах) дел вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках (титульных листах) содержанию подшитых документов (содержание документов дела отражается в заголовке четко, сжато, обобщенно, без потери конкретных характеристик объекта описания Примечание: изменен период, а именно раньше – перед передачей дел в архив, а стало – после окончания делопроизводственного года	Перед передачей дел в архив учреждения в текст на их обложках (титульных листах) вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках (титульных листах) содержанию подшитых документов (содержание документов дела отражается в заголовке четко, обобщенно, без потери характеристик объекта описания). При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (номера приказов, протоколов, формы отчетности, наличие копий документов в деле)
Если отдельные дела нужно оставить в структурном подразделении, по письменному обращению руководителя подразделения архив учреждения оформляет выдачу дел во временное пользование на срок до трех месяцев Примечание: добавлено «на срок до трех месяцев»	Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу во временное пользование
Если учреждение ликвидируется, его архивные дела передаются государственному архиву, архивному отделу городского совета, а архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются вышестоящему органу Примечание: исключено «за исключением министерства, другого центрального органа исполнительной власти (далее – ЦОИВ)»	Если учреждение (за исключением министерства, другого ЦОИВ) ликвидируется, его архивные дела, передаются государственному архиву, архивному отделу городского совета, а архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются вышестоящему органу
В случае прекращения территориального органа министерства, ЦОИВ) документы по кадровым вопросам передаются трудовому архиву, а документы, не завершенные в делопроизводстве, передаются новосозданному органу. Примечание: выделенный текст добавлен	В случае прекращения ЦОИВ архивные документы по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, документы по кадровым вопросам передаются в центральный государственный архив высших органов власти

Обращаем внимание, что в соответствии со ст. 31 Закона от 24.12.1993 № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814) государственные органы, ОМС, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, накопившихся за время их деятельности, использования сведений, которые содержатся в этих документах, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан.

А объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, передавать документы НАФ на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом № 3814, и на протяжении года со дня их регистрации в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.

Выводы

Изменения в Правила № 1000/5 вступили в силу с 27.04.2022. Поэтому они применяются из этой дать. Приведение в соответствие делопроизводства, которое велось согласно этим Правилам до внесения изменений, Приказом № 1581/5 не предусмотрено.
Правила № 1000/5 обязательны для применения всеми юридическими лицами. Об обязательности их применения физлицами-предпринимателями ни в этих Правилах, ни в Приказе № 1581/5 ничего не сказано. Поэтому ФЛП могут игнорировать их соблюдение, но для корректного ведения дел мы бы советовали ими руководствоваться.

Таблица 1. Сравнительная характеристика норм.doc

Скачать

Таблица 2. Сравнительная характеристика Правил архивного хранения.doc