Дата складання первинного документа

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Раніше діяли чіткі правила щодо того, на яку саме дату потрібно складати первинний документ. Зараз їх немає. Чи дійсно можна оформити документ будь-коли? Чи має дата складання збігатися з датою підписання? Чи можна скласти первинку на дату початку операції, а не на дату її закінчення? Чи можна датувати документи вихідним днем? А в якому форматі прописувати дату? Про це і не лише – у статті.

На яку дату потрібно складати первинний документ

Дата складання первинного документа – це обов’язковий реквізит (ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996; п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88). Проте на сьогодні немає вимоги, коли саме його треба складати.

Раніше Закон № 996 (до 03.01.2017) та Положення № 88 (до 11.04.2017) вимагали складати первинний документ під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її завершення. Зараз таких правил немає.

До речі, суди також зазначають, що Закон № 996 не містить приписів щодо часу складання первинного документа, але при цьому зобов’язує відобразити в обліку господарську операцію тільки в тому звітному періоді, у якому така операція була здійснена (див. постанову Верховного Суду від 10.12.2020 у справі № 910/14900/19).

Відповіді на запитання про дату складання первинного документа

Чи означає відсутність правил, що первинний документ можна скласти будь-коли?

Ні, не означає. Ми б не трактували так відсутність чітких правил, адже згідно із Законом № 996:

• по-перше, підставою для бухобліку госпоперації є первинні документи (ч. 1 ст. 9);
• по-друге, керівник (чи власник за статутними документами) несе відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення госпоперації в первинних документах (ч. 3 ст. 8);
• по-третє, госпоперація має бути відображена в періоді її здійснення (ч. 5 ст. 9), а без своєчасно складених первинних документів зробити це вкрай важко.

Дійсно, дата складання документа не обов’язково збігається з датою його оформлення, як і не завжди відповідає даті здійснення госпоперації. Пояснимо це докладніше.

Що вважати датою складання, яка має зазначатися в первинному документі?

Фактично дата складання – це момент заповнення документа, іншими словами, його створення (виписування).

Водночас тут маємо різночитання, адже, наприклад, у листі Мінфіну від 15.01.2015 № 31-11410-08-10/871 щодо акта наданих послуг оренди (користування майном) зазначено: «Датою складання первинного документа є відповідно дата його підписання».

Очевидно, що складання й оформлення – різні поняття. Адже оформлення – це вже обопільне погодження, коли й контрагент поставив свій підпис (постанова Львівського окружного адміністративного суду від 27.02.2014 у справі № 813/7329/13-а).

Однак попереджаємо! Податківці такий підхід не поділяють, стверджуючи, що дата складання – це фактично дата формування документа, і не важливо, коли він підписаний.

Та погодьтеся, що контрагент може підписати акт не відразу, а через день-два, а то й місяць і навіть може поставити біля підпису дату, наприклад, якщо приймає якісь роботи/послуги, що потребують вивчення (послуги з розроблення техдокументації тощо). І для цілей ПДВ (якщо це перша подія) буде принципово важливо, коли оформлено документ про надання послуги (п. 187.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

І якщо в паперових первинних документах часто знаходимо лише одну дату, то в електронних добре видно, коли їх сформовано та підписано кожною зі сторін. У ч. 2 ст. 6 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено: «Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа».

Однак податківці роз’яснювали, що датою оформлення електронного документа вважається дата складання, бо саме вона є обов’язковим реквізитом, тому на дату накладення електронних підписів не треба зважати (ІПК ДПС від 17.03.2020 № 112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК, від 28.08.2020 № 3597/ІПК/99-00-05-06-02-06). На сьогодні цей підхід узаконено в п. 187.1 ПКУ.

Що вважати датою складання електронного документа на постачання послуг для цілей ПДВ?

Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена в самому документі як дата його складання відповідно до Закону № 996, незалежно від дати накладення електронного підпису (п. 187.1 ПКУ). Це твердження з’явилося після внесення змін Законом від 03.06.2021 № 1525-IX, які набули чинності з 02.07.2021.

Тож не обов’язково, щоб дата складання, дата оформлення та дата здійснення операції збігалися в часі.

А якщо дата складання електронного документа і дата його підписання різні, чи буде це проблемою?

Ні, головне, що є всі обов’язкові реквізити. Тож документ чинний. Операція відображається в періоді її здійснення, а не на дату складання чи підписання документа (ч. 5 ст. 9 Закону № 996). Але для випадків, коли підписання відбувається в іншому періоді, податківці видали цікаву ІПК від 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК. З неї випливає такий висновок: якщо дата складання первинного документа за господарською операцією припадає на один звітний період, а дата його підписання – на наступний, то в бухгалтерському обліку, а отже, і для цілей оподаткування підприємство (платник податків) відображає таку господарську операцію в періоді її здійснення на підставі внутрішнього первинного документа, оформленого належним чином відповідно до вимог абзацу другого п. 2.5 Положення № 88.

Переконані, що, якщо, наприклад, документ складено 27.05.2026, а підписано в наступному місяці (03.06.2026), він не є «запізнілим» для відображення операції у травні (на дату здійснення операції). Якби документ було підписано вже після підготовки фінзвітності (коли спливе граничний строк) за відповідний період, тоді без внутрішнього акта не обійтись, але це зовсім інше. Вочевидь, відбулася підміна понять щодо того, які документи є запізнілими.

Детально про це читайте в статтях:

• «Електронний документообіг: чи може підпис на документі бути пізніше дати складання»;
• «Первинка запізнилася: що в обліку підприємства?».

Коли вантажоодержувач має підписати е-ТТН: саме в момент доставки вантажу чи після від’їзду водія?

На це запитання відповідь давало Мінреінтеграції в новині від 18.03.2024.

Так, теоретично вантажоодержувач може підписати е-ТТН пізніше, після від’їзду водія. Але тоді е-ТТН не буде закрита і вся відповідальність за вантаж лягатиме на перевізника. Також цей факт може розцінюватися як здійснення безтоварної операції. Тому радимо не зловживати подібними діями.

Виходить, що підтвердженням факту отримання товару за е-ТТН є підпис, проставлений представником вантажоодержувача. Допоки його немає, система «вважає», що товар ще в перевізника.

Чи можна скласти документ через тиждень, місяць після завершення операції?

Якщо так сталося, що первинний документ складено пізніше (наприклад, через тиждень-два, а то й місяць після госпоперації), то порушення не буде. Адже, щоб порушити правило, воно має бути. А правила щодо дати, як уже зазначалося, не встановлено. Тож податківці не зможуть визнати первинку недійсною лише тому, що її складено не під час господарської операції (раніше щодо цього була проблема – див. листи ДПАУ від 20.05.2010 № 9598/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518).

Утім, це може бути актуально для надання послуг, виконання робіт. А от щодо відвантаження товарів (оформлення видаткової накладної, ТТН) говорити про складання первинки через тиждень/місяць не актуально. Адже як тоді підтвердити факт передання-отримання ТМЦ?

Окрім того, при реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо (п. 2.1 Положення № 88).

Якщо дата складання первинного документа не збігається з датою (періодом) здійснення господарської операції, чи треба вказувати в документі ще й період (дату) здійснення госпоперації?

Переконані, що треба. Адже в такому разі період здійснення госпоперації – це частина її суті (змісту), без цієї інформації неможливо правильно визначити період її фіксації в обліку. Нагадуємо: операція відображається саме у періоді її здійснення, а не тоді, коли документ складено чи підписано (ст. 9 Закону № 996).

За умовчанням прийнято вважати, що якщо у первинному документі не вказано дату (період) здійснення операції, то вона збігається з датою складання самого документа.

Чи можна скласти документ на дату початку операції, а не після її завершення?

Буває, що триваючі послуги (наприклад, передплата (доступ) електронних видань) оформлюються початком передплати (доступу), а не завершенням. Оскільки чітких правил щодо дати складання немає, оформлення первинного документа до завершення операції не вважатиметься порушенням. Адже первинні документи вже не підтверджують факт здійснення госпоперації, а містять відомості про неї.

Однак слід пам’ятати, що для цілей ПДВ важливою є дата оформлення первинного документа, який підтверджує надання послуги (звісно, якщо це перша подія) (п. 187.1 ПКУ). Тож для підтвердження факту надання послуги ця операція має бути завершена (або підтверджено її проміжні етапи). Але зазвичай такі послуги попередньо оплачуються, і першою подією є оплата. Відповідно, проблем із датою виникнення податкових зобов’язань із ПДВ не буде. Головне – відобразити ці послуги в періоді, якого вони стосуються. Наприклад, якщо це передплата періодики – як витрати майбутніх періодів із відповідним прямолінійним відображенням у поточних.

Чи можна скласти документ на дату, яка припадає на вихідний день?

Так, можна, оскільки заборони немає. Але не бажано, якщо у цей день працівник не працював (за табелем робочого часу)!

Якщо працівник складав документи в такі дні, тобто виконував трудові обов’язки, і це відображено в табелі, то слід пам’ятати про норми КЗпП щодо застосування праці у вихідні, святкові, неробочі дні та її оплати (ст. 71–73 КЗпП).

Але не варто зазначати дату складання документа, яка припадає на святковий, вихідний або неробочий день, якщо працівник фактично не працював у такий день. Адже в цей день документ не складався (не міг складатися, бо працівник не виконував свої трудові обов’язки). Ліпше оформити його попереднім робочим днем або наступним після вихідного робочим.

Якщо від контрагента отримано документ, датований вихідним, то це, звісно, не є помилкою, адже в контрагента цей день може бути робочим.

Проте на практиці, щоб убезпечити себе й підтвердити, що документ підписувався датою, яка припадає на робочий для підприємства день, доволі часто вдаються до такого формулювання в графіку документообігу: «Первинні документи про господарські операції підприємства, які складаються датою, що припадає на неробочий (святковий, вихідний, лікарняний, відпустку тощо) для підприємства або працівника, уповноваженого на підпис документів, день, підписуються такою уповноваженою особою в перший робочий день, що настає за таким неробочим днем».

Виходить, що документ, складений у вихідний, підписано в робочий день.

Ситуація

Фізособа-підприємець оформила акт наданих послуг вихідним для підприємства-контрагента днем.

Фізособа-підприємець не підпадає під дію внутрішнього розпорядку підприємства. На жаль, є негативні рішення суду щодо невизнання документів у такій ситуації. Наприклад, у рішенні Чернігівського окружного адмінсуду від 28.02.2020 у справі № 620/3580/19 зазначено: оскільки акт здачі-приймання робіт (надання послуг) від 08.01.2018 складено та підписано не тільки підприємцем, а й представником підприємства у вихідний день, цей акт не може бути достовірним підтвердженням учинення господарської операції.

А якщо акт наданих послуг оренди складено останнім днем місяця, який припадає на вихідний (неділю), чи можуть документ визнати недійсним?

Вважаємо, що ризик невизнання акта наданих послуг, який датовано вихідним, саме щодо оренди – мінімальний. Бо оренда триває від моменту оформлення акта приймання-передачі самого об’єкта до оформлення його повернення. Тож спростувати факт користування лише тим, що акт про надання послуг оренди складено у вихідний, не вийде. Принаймні в суді факт користування (оренди) підприємство доведе навіть без такого акта. На практиці випадки невизнання акта наданих послуг оренди через це нам невідомі.

Чи можна скласти документ за участю особи, яка на дату складання перебуває у відпустці чи на лікарняному?

Ні, не можна. Адже фактично в цей день особа не виконувала своїх трудових обов’язків і не могла, та й не повинна була складати первинний документ. Інакше може бути поставлено під сумнів реальність операції, на яку оформлено таку первинку.

Одна ремарка стосовно керівника (директора). У листі Держпідприємництва від 17.10.2014 № 8361 зазначено, що факт надання відпустки керівникові, крім випадку, коли його повноваження передаються іншому працівникові в порядку тимчасового заміщення, не припиняє його посадових повноважень. Отже, навіть під час відпустки чи перебування на лікарняному керівник може складати та підписувати документи.

Водночас представники ДПС та Мінсоцполітики переконані, що директор не може виконувати своїх посадових обов’язків у період відпустки (лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 № 376/06/186-16).

Формат зазначення дати

Формат зазначення дати складання первинного документа може бути будь-яким: «07.04.2026», «7 квітня 2026 року» чи «07 квітня 2026 р.» (зі словом рік, просто літерою «р.» чи навіть без них). Головне, щоб можна було правильно її ідентифікувати.

Зауважимо, що ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» не є обов’язковим для застосування під час складання первинних документів (не говоримо про накази, розпорядження). Таку позицію висловлено і в листі Мінфіну від 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109. Адже цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (зокрема, на положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, постанови, рішення, накази, розпорядження) та інформаційно-аналітичні документи (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Водночас дату в первинних документах можна за власним бажанням зазначати і так, як вимагає ДСТУ 4163:2020, а саме цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення цифровим способом елементи дати пишуть арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Наприклад: 07.02.2026.

ДСТУ дозволяє оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

Наприклад: 2026.05.25.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Наприклад: 07 грудня 2025 року.

Можна вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

Наприклад: 25 травня 2026 р.

Однак, якщо дату в первинному документі зазначити інакше, ніж вимагає згаданий стандарт, це не буде помилкою і документ не стане від цього недійсним. Адже без проблем можна ідентифікувати, коли його складено.

Ризик незазначення дати складання первинного документа

Без дати складання документ не визнають первинним. Тобто така помилка є суттєвою. Таку позицію викладено, зокрема, у рішенні Окружного адмінсуду м. Києва від 09.02.2022 у справі № 826/10417/18.

Тож не забувайте про реквізит «дата складання»!

Висновки

1. Якщо дата первинного документа не відповідає періоду фактичного здійснення операції (наприклад, документ складено через день, тиждень, місяць), то визнати його недійсним не можуть.
2. Не дата складання первинки, а дата здійснення операції впливає на її відображення в бухобліку.
3. Якщо з якихось причин дата складання відрізняється від дати проведення операції, доцільно зазначати в первинному документі обидві дати – і складання документа, і здійснення операції (друга дата буде частиною змісту операції). А в разі спрощеного оформлення первинки на послуги, роботи, оренду (коли посада, прізвище, підпис замовника не вказується) – дата (період) здійснення операції є обов’язковим реквізитом, навіть якщо вона збігається з датою складання документа.