Дата составления первичного документа

Серия Библиотека «Баланс» Спецтема «Первичные документы: требования к оформлению, изменения в реквизитах, судебная практика»

Раньше действовали четкие правила относительно того, на какую дату нужно составлять первичный документ. Сейчас их нет. Действительно ли можно оформить документ в любое время? Должна ли дата составления совпадать с датой подписания? Можно ли составить первичку на дату начала операции, а не на дату ее окончания? Можно ли датировать документы выходным днем? А в каком формате прописывать дату? Об этом и не только – в статье.

На какую дату нужно составлять первичный документ

Дата составления первичного документа – это обязательный реквизит (ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», далее – Закон № 996; п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, далее – Положение № 88). Однако на сегодняшний день нет требования, когда именно его нужно составлять.

Раньше Закон № 996 (до 03.01.2017) и Положение № 88 (до 11.04.2017) требовали составлять первичный документ при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее завершения. Сейчас таких правил нет.

Кстати, суды также отмечают, что Закон № 996 не содержит предписаний по времени составления первичного документа, но при этом обязывает отразить в учете хозяйственную операцию только в том отчетном периоде, в котором такая операция была осуществлена (см. постановление Верховного Суда от 10.12.2020 по делу № 910/14900/19).

Ответы на вопросы о дате составления первичного документа

Означает ли отсутствие правил, что первичный документ можно составить в любое время?

Нет, не означает. Мы бы не трактовали так отсутствие четких правил, ведь согласно Закону № 996:

• во-первых, основанием для бухучета хозоперации являются первичные документы (ч. 1 ст. 9);
• во-вторых, руководитель (или собственник по уставным документам) несет ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозоперации в первичных документах (ч. 3 ст. 8);
• в-третьих, хозоперация должна быть отражена в периоде ее осуществления (ч. 5 ст. 9), а без своевременно составленных первичных документов сделать это крайне трудно.

Действительно, дата составления документа не обязательно совпадает с датой его оформления, как и не всегда соответствует дате осуществления хозоперации. Объясним это подробнее.

Что считать датой составления, которая должна указываться в первичном документе?

Фактически дата составления – это момент заполнения документа, иными словами, его создания (выписки).

В то же время здесь есть разночтения, ведь, например, в письме Минфина от 15.01.2015 № 31-11410-08-10/871 относительно акта предоставленных услуг аренды (пользования имуществом) указано: «Датой составления первичного документа является соответственно дата его подписания».

Очевидно, что составление и оформление – разные понятия. Ведь оформление – это уже обоюдное согласование, когда контрагент поставил свою подпись (постановление Львовского окружного административного суда от 27.02.2014 по делу № 813/7329/13-а).

Однако предупреждаем! Налоговики такой подход не разделяют, утверждая, что дата составления – это фактически дата формирования документа, и не важно, когда он подписан.

Но согласитесь, что контрагент может подписать акт не сразу, а через день-два, а то и месяц и даже может поставить возле подписи дату, например, если принимает какие-либо работы/услуги, требующие изучения (услуги по разработке техдокументации и т. п.). И для целей НДС (если это первое событие) будет принципиально важно, когда оформлен документ о предоставлении услуги (п. 187.1 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).

И если в бумажных первичных документах часто находим только одну дату, то в электронных хорошо видно, когда они сформированы и подписаны каждой из сторон. В ч. 2 ст. 6 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» указано: «Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа».

Однако налоговики разъясняли, что датой оформления электронного документа считается дата составления, так как именно она является обязательным реквизитом, поэтому дату наложения электронных подписей не следует учитывать (ИНК ГНС от 17.03.2020 № 112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК, от 28.08.2020 № 3597/ІПК/99-00-05-06-02-06). На сегодняшний день этот подход узаконен в п. 187.1 НКУ.

Что считать датой составления электронного документа на поставку услуг для целей НДС?

Для документов, составленных в электронной форме, датой оформления, удостоверяющей факт поставки услуг налогоплательщиком, считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом № 996, независимо от даты наложения электронной подписи (п. 187.1 НКУ). Это утверждение появилось после внесения изменений Законом от 03.06.2021 № 1525-IX, вступивших в силу с 02.07.2021.

Так что не обязательно, чтобы дата составления, дата оформления и дата совершения операции совпадали во времени.

А если дата составления электронного документа и дата его подписания разные, будет ли это проблемой?

Нет, главное, что есть все обязательные реквизиты. Так что документ действует. Операция отражается в периоде ее осуществления, а не на дату составления или подписания документа (ч. 5 ст. 9 Закона № 996). Но для случаев, когда подписание происходит в другом периоде, налоговики издали интересную ИНК от 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК. Из нее следует такой вывод: если дата составления первичного документа по хозяйственной операции приходится на один отчетный период, а дата его подписания – на следующий, то в бухгалтерском учете, а следовательно, и для целей налогообложения предприятие (налогоплательщик) отражает такую хозяйственную операцию в периоде ее осуществления на основании внутреннего первичного документа, оформленного надлежащим образом в соответствии с требованиями абзаца второго п. 2.5 Положения № 88.

Убеждены, что, если, например, документ составлен 27.05.2026, а подписан в следующем месяце (03.06.2026), он не является «запоздавшим» для отражения операции в мае (на дату совершения операции). Если бы документ был подписан уже после подготовки финотчетности (когда истечет предельный срок) за соответствующий период, тогда без внутреннего акта не обойтись, но это совсем другое. Очевидно, произошла подмена понятий о том, какие документы являются запоздавшими.

Подробно об этом читайте в статьях:

• «Электронный документооборот: может ли подпись на документе быть позднее даты составления»;
• «Первичка запоздала: что в учете предприятия?».

Когда грузополучатель должен подписать э-ТТН: именно в момент доставки груза или после отъезда водителя?

На этот вопрос ответ давало Минреинтеграции в новости от 18.03.2024.

Да, теоретически грузополучатель может подписать э-ТТН позже, после отъезда водителя. Но тогда э-ТТН не будет закрыта и вся ответственность за груз ляжет на перевозчика. Также этот факт может расцениваться как совершение бестоварной операции. Поэтому советуем не злоупотреблять подобными действиями.

Выходит, что подтверждением факта получения товара по э-ТТН является подпись, проставленная представителем грузополучателя. Пока ее нет, система «считает», что товар еще у перевозчика.

Можно ли составить документ через неделю, месяц после завершения операции?

Если так получилось, что первичный документ составлен позже (например, через неделю-две, а то и месяц после хозоперации), то нарушения не будет. Ведь, чтобы нарушить правило, оно должно быть. А правила в отношении даты, как уже отмечалось, не установлены. Поэтому налоговики не смогут признать первичку недействительной только потому, что она составлена не во время хозяйственной операции (ранее по этому поводу была проблема – см. письма ГНАУ от 20.05.2010 № 9598/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518).

Впрочем, это может быть актуально для оказания услуг, выполнения работ. А вот относительно отгрузки товаров (оформления расходной накладной, ТТН) говорить о составлении первички через неделю/месяц не актуально. Ведь как тогда подтвердить факт передачи-получения ТМЦ?

Кроме того, при реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. (п. 2.1 Положения № 88).

Если дата составления первичного документа не совпадает с датой (периодом) осуществления хозяйственной операции, надо ли указывать в документе еще и период (дату) осуществления хозоперации?

Убеждены, что надо. Ведь в таком случае период осуществления хозоперации – это часть ее сути (содержания), без этой информации невозможно правильно определить период ее фиксации в учете. Напоминаем: операция отражается именно в периоде ее осуществления, а не тогда, когда документ составлен или подписан (ст. 9 Закона № 996).

По умолчанию принято считать, что если в первичном документе не указана дата (период) осуществления операции, то она совпадает с датой составления самого документа.

Можно ли составить документ на дату начала операции, а не после ее завершения?

Бывает, что длящиеся услуги (например, подписка (доступ) электронных изданий) оформляются началом подписки (доступа), а не завершением. Поскольку четких правил по дате составления нет, оформление первичного документа до завершения операции не будет считаться нарушением. Ведь первичные документы уже не подтверждают факт осуществления хозоперации, а содержат сведения о ней.

Однако следует помнить, что для целей НДС важна дата оформления первичного документа, подтверждающего предоставление услуги (конечно, если это первое событие) (п. 187.1 НКУ). Поэтому для подтверждения факта предоставления услуги эта операция должна быть завершена (или подтверждены ее промежуточные этапы). Но обычно такие услуги предварительно оплачиваются, и первым событием является оплата. Соответственно, проблем с датой возникновения налоговых обязательств по НДС не будет. Главное – отразить эти услуги в период, к которому они относятся. Например, если это подписка периодики – как расходы будущих периодов с соответствующим прямолинейным отражением в текущих.

Можно ли составить документ на дату, приходящуюся на выходной день?

Да, можно, поскольку запрета нет. Но не желательно, если в этот день работник не работал (по табелю рабочего времени)!

Если работник составлял документы в такие дни, то есть выполнял трудовые обязанности, и это отражено в табеле, то следует помнить о нормах КЗоТа по применению труда в выходные, праздничные, нерабочие дни и его оплате (ст. 71-73 КЗоТ).

Но не стоит указывать дату составления документа, приходящуюся на праздничный, выходной или нерабочий день, если работник фактически не работал в такой день. Ведь в этот день документ не составлялся (не мог составляться, потому что работник не выполнял свои трудовые обязанности). Лучше оформить его предыдущим рабочим днем или следующим после выходного рабочим.

Если от контрагента получен документ, датированный выходным, то это, конечно, не ошибка, ведь у контрагента этот день может быть рабочим.

Однако на практике, чтобы обезопасить себя и подтвердить, что документ подписывался датой, приходящейся на рабочий для предприятия день, довольно часто прибегают к такой формулировке в графике документооборота: «Первичные документы о хозяйственных операциях предприятия, составляемые датой, приходящейся на нерабочий (праздничный, выходной, больничный, отпуск и т. п.) для предприятия или работника, уполномоченного на подпись документов, день, подписываются таким уполномоченным лицом в первый рабочий день, следующий за таким нерабочим днем».

Выходит, что документ, составленный в выходной, подписан в рабочий день.

Ситуация

Физлицо-предприниматель оформило акт предоставленных услуг выходным для предприятия-контрагента днем.

Физлицо-предприниматель не подпадает под действие внутреннего распорядка предприятия. К сожалению, есть отрицательные решения суда о непризнании документов в такой ситуации. Например, в решении Черниговского окружного админсуда от 28.02.2020 по делу № 620/3580/19 указано: поскольку акт сдачи-приемки работ (оказания услуг) от 08.01.2018 составлен и подписан не только предпринимателем, но и представителем предприятия в выходной день, этот акт не может быть достоверным подтверждением совершения хозяйственной операции.

А если акт предоставленных услуг аренды составлен последним днем месяца, который выпадает на выходной (воскресенье), могут ли документ признать недействительным?

Считаем, что риск непризнания акта предоставленных услуг, датированного выходным, именно по аренде – минимальный. Так как аренда длится с момента оформления акта приемки-передачи самого объекта до оформления его возврата. Так что опровергнуть факт пользования только тем, что акт о предоставлении услуг аренды составлен в выходной, не получится. По крайней мере, в суде факт пользования (аренды) предприятие докажет даже без такого акта. На практике случаи непризнания акта предоставленных услуг аренды из-за этого нам неизвестны.

Можно ли составить документ с участием лица, которое на дату составления находится в отпуске или на больничном?

Нет, нельзя. Ведь фактически в этот день лицо не выполняло своих трудовых обязанностей и не могло, да и не должно было составлять первичный документ. Иначе может быть подвергнута сомнению реальность операции, на которую оформлена такая первичка.

Одна ремарка по отношению к руководителю (директору). В письме Госпредпринимательства от 17.10.2014 № 8361 отмечено, что факт предоставления отпуска руководителю, кроме случая, когда его полномочия передаются другому работнику в порядке временного замещения, не прекращает его должностные полномочия. Следовательно, даже во время отпуска или нахождения на больничном руководитель может составлять и подписывать документы.

В то же время представители ГНС и Минсоцполитики убеждены, что директор не может исполнять свои должностные обязанности в период отпуска (письмо Минсоцполитики от 17.10.2016 № 376/06/186-16).

Формат указания даты

Формат указания даты составления первичного документа может быть любым: «07.04.2026», «7 квітня 2026 року» или «07 квітня 2026 р.» (со словом год, просто буквой «р.» или даже без них). Главное, чтобы можно было правильно ее идентифицировать.

Заметим, что ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» не является обязательным для применения при составлении первичных документов (не говорим о приказах, распоряжениях). Такая позиция высказана и в письме Минфина от 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109. Ведь этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (в частности, на положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания, постановления, решения, приказы, распоряжения) и информационно-аналитические документы (акты, справки, докладные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.).

В то же время дату в первичных документах можно по собственному желанию указывать и так, как требует ДСТУ 4163:2020, а именно цифровым или словесно-цифровым способом.

При оформлении цифровым способом элементы даты пишут арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляют двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точку в конце не ставят.

Например: 07.02.2026.

ДСТУ позволяет оформлять дату в обратной последовательности: год, месяц, день. Такой способ чаще всего используют при служебной переписке с иностранными партнерами, поскольку он соответствует международной системе датирования документов.

Например: 2026.05.25.

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, применяют словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.

Например: 07 грудня 2025 року.

Можно употреблять слово «рік» в сокращенном варианте «р.».

Например: 25 травня 2026 р.

Однако, если дату в первичном документе указать иначе, чем требует упомянутый стандарт, это не будет ошибкой и документ не станет от этого недействительным. Ведь без проблем можно идентифицировать, когда он составлен.

Риск неуказания даты составления первичного документа

Без даты составления документ не признают первичным. То есть такая ошибка является существенной. Такая позиция изложена, в частности, в решении Окружного админсуда г. Киева от 09.02.2022 по делу № 826/10417/18.

Так что не забывайте о реквизите «дата складання»!

Выводы

1. Если дата первичного документа не соответствует периоду фактического совершения операции (например, документ составлен через день, неделю, месяц), то признать его недействительным не могут.
2. Не дата составления первички, а дата осуществления операции влияет на ее отражение в бухучете.
3. Если по каким-то причинам дата составления отличается от даты проведения операции, целесообразно указывать в первичном документе обе даты – и составления, и совершения операции (вторая дата будет частью содержания операции). А в случае упрощенного оформления первички на услуги, работы, аренду (когда должность, фамилия, подпись заказчика не указывается) – дата (период) совершения сделки является обязательным реквизитом, даже если она совпадает с датой составления документа.