Як оформити виплату орендної плати за землю та ВКО: роз’яснення від НБУ

Ще 05.01.18 р. набуло чинності нове Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148). Однак його застосування у практичній діяльності сільськогосподарських та інших підприємств і досі викликає чимало запитань, з якими звертаються на нашу консультаційну лінію.

Тож за роз’ясненням актуальних питань щодо касових операцій ми звернулися з офіційним запитом до НБУ. І отримали відповідь в Листі від 11.05.18 р. 50-0007/26419 (далі – Лист № 26419). Прокоментуємо їх

Застосування Відомості на виплату готівки для видачі орендної плати в готівковій формі

Практично для всіх сільгосппідприємств типовими є операції з розрахунків із фізособами – власниками земельних ділянок, отриманих в оренду. Цим питанням неодноразово ми присвячували наші консультації (див. «Орендна плата власнику земельної ділянки наперед: бухоблік та оподаткування», «Орендна плата: варіанти виплати, оподаткування та способи економії», «Розрахунки із власниками земельних паїв: документальне оформлення та бухоблік»).

Згідно з п. 26 Положення № 148 виплату орендної плати готівкою підприємство на власний вибір може здійснювати:

• або за видатковими касовими ордерами (типова форма № КО-2, додаток 3 до Положення № 148, далі – ВКО). Тоді касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування та номер, ким і коли він виданий. Фізособа розписується у ВКО про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами);
• або за видатковою відомістю. У такому разі одержувачі готівки також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа. Тоді в кінці робочого дня касир підсумовує фактично виплачену суму та засвідчує її своїм підписом, а на загальну фактично видану за видатковою відомістю суму здійснює відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним ВКО.

На сьогодні більшість аграриїв застосовують саме другий варіант. Водночас Положення № 148 серед касових документів надає форму лише одного регістра – Відомості на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148). Натомість у практичній діяльності бухгалтери більш схиляються до застосування розрахунково-платіжної відомості в довільній формі, роблячи її більш зручною для користування шляхом додавання деяких реквізитів, не передбачених чинною Відомістю на виплату готівки, а саме: інформацією про порядок нарахування орендних платежів та утримань із них (суми ПДФО та військового збору), належну суму до виплати за кожним власником земельної ділянки, а також відомостями про паспортні дані та індивідуальний податковий номер фізосіб. Таким чином форма стає більш аналітичною для отримувача готівки.

Зважаючи на новації в касовій дисципліні, виникло закономірне запитання: а чи легітимним на сьогодні є застосування довільних форм відомостей на виплату?

На думку НБУ, висловлену в Листі № 26419, форма відомості (додаток 1 до Положення № 148) містить достатню кількість реквізитів для виплати орендної плати орендодавцям, тож не потребує розроблення окремого бланка такого документа.

Водночас спадає на думку передбачене п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), право суб’єктів господарювання використовувати виготовлені самостійно бланки, які повинні містити обов’язкові реквізити (наведені в ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.4 Положення № 88) чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Утім, у п. 2.8 цього Положення встановлено й вийняток для касової первинки, а саме: додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові операції передбачаються іншими нормативно-правовими актами.

Тож наша порада: у питаннях документування готівкових розрахунків розсудливо буде дослухатись НБУ – у разі орендних розрахунків із пайовиками оформлювати Відомість установленої в додатку 1 до Положення № 148 форми. Адже за виконанням підприємством вимог касового законодавства, у тому числі й щодо оформлення операцій із приймання та видачі готівки з каси, стежить ДФС (п. 58 Положення № 148).

А для деталізації інформації про орендні платежі на вимогу власників земельних ділянок ви можете скласти окрему аналітичну відомість. Тоді і вовки будуть ситі, і вівці цілі.

Заповнення реквізиту «Видати» ВКО (типова форма № КО-2, додаток 3 до Положення № 148) під час здавання готівки до банку

Одна із проблем оформлення ВКО – його заповнення під час здавання готівки в банк. Каменем спотикання є наявність у Положенні № 148 двох таких норм:

• п. 32, який дозволяє під час здавання готівки в банк не заповнювати реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчують особу отримувача. Інші реквізити ВКО («Видати», «Підстава», «Додаток», підписи та П. І. Б керівника, головбуха та касира) є обов’язковими до заповнення;
• п. 27, який не дозволяє враховувати для виведення залишку готівки в касі ВКО, у яких відсутній підпис одержувача. А таке порушення загрожує штрафом у двократному розмірі суми перевищення ліміту згідно зі ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95.

Тому на практиці досі існують різні варіанти заповнення ВКО під час здавання готівки в банк:

• у рядку «Видати» зазначають отримувача готівки – банк, зокрема в разі здачі готівки підприємством, а не П. І. Б. касира, керуючись логікою, що він не є фактичним отримувачем коштів. Тобто зазначають, що грошові кошти передаються банку, наприклад записом: «ПАТ (найменування банку)», «Банку за квитанцією», «На поточний рахунок № ___ до банку (найменування банку) тощо;
• як за звичайної видачі готівки фізособі із зазначенням у реквізиті «Видати» П. І. Б. одержувача (касира або іншої відповідальної особи), який і ставить підпис у реквізиті «Підпис одержувача».

Тим часом питання заповнення реквізиту «Видати» залишалось відкритим, особливо враховуючи:

• нову позицію НБУ, згідно з якою в разі виплати зарплати за відомістю в реквізиті «Видати» ВКО, оформленого на загальну суму, зазначається П. І. Б. особи, яка видавала кошти працівникам (касира або іншої відповідальної особи) (див. лист НБУ від 07.03.18 р. № 50-0007/13560 и комментарі редакції «Проблемні питання щодо каси у відокремлених підрозділах: відповіді НБУ»), з якою погоджується й ДФС (див. ЗІР, категорія 109.15);
• думку ДФС, висловлену в Індивідуальній податковій консультації від 07.05.18 р. № 2026/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, за якою у реквізиті ВКО «Видати» слід обов’язково зазначати П. І. Б. особи, якій видали готівку з каси.

Відповідь регулятора однозначна: у разі оформлення ВКО для здавання готівки до банку в реквізиті «Видати» зазначається П. І. Б. касира або іншого працівника підприємства, відповідального за здавання готівки до банку. «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, – не заповнюються!