Оформлення довіреності у разі перебування за кордоном

Більше за темою:

Як оформити довіреність на отримання зарплати мобілізованого працівника?

Як оформити довіреність на підписання ТТН та інших документів посередником, який відвантажує товар?

Однією з найбільш актуальних потреб українців, які перебувають за кордоном, є оформлення довіреності для представництва їхніх інтересів на території України. Довіреності видаються на розпорядження рухомим і нерухомим майном, оформлення та отримання документів, спадщини й різноманітних виплат, відкриття банківських рахунків, представництво в суді та для інших цілей.

Міністерство юстиції пояснює, як людина може оформити нотаріально посвідчену довіреність у країні свого перебування і чи буде такий документ чинним на території України.

Для тих, хто перебуває за кордоном, є два способи оформити нотаріально посвідчену довіреність для використання її в Україні: через закордонну дипломатичну установу України (посольство чи консульство) та через іноземного нотаріуса.

Оформлення посвідчення у посольстві чи консульстві

Головна перевага цього способу оформлення довіреності у тому, що документ, виданий у дипломатичній установі, не потребує подальшої легалізації та перекладу і є чинним на території України з моменту отримання.

Перелік кроків, які необхідно здійснити для оформлення довіреності, посвідченої консулом, наступний.

1. Записатись на прийом за допомогою сервісу «е-Консул», обравши у відповідному розділі необхідну нотаріальну дію.

2. Підготувати в електронному вигляді проєкт довіреності та бути готовим у день вчинення нотаріальної дії відправити його на електронну адресу, вказану співробітником консульства.

3. Особисто прибути до консульства або посольства у прийомний день з такими документами:

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон або внутрішній паспорт громадянина України (оригінал і копія);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (оригінал і копія);
• копія паспорта особи, на яку оформлюється довіреність;
• документи, що підтверджують легальне перебування в країні (віза, посвідка на проживання тощо);
• проєкт довіреності або чіткий перелік повноважень, які ви хочете надати;
• інші документи, залежно від змісту довіреності (наприклад, копії правовстановлюючих документів на нерухоме майно у разі оформлення довіреності на розпорядження таким майном);
• тощо.

4. Оплатити консульський збір за надання послуги з посвідчення довіреності.

Важливо пам’ятати: довіреності (і зокрема їхні дублікати), їх скасування або припинення дії, підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей.

Реєстрація довіреностей (їхніх дублікатів), посвідчених у дипломатичних представництвах та консульських установах України (у разі відсутності у них доступу до Єдиного реєстру довіреностей), здійснюється в Єдиному реєстрі довіреностей за заявою довірителя про реєстрацію таких довіреностей, наданою реєстратору (державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу).

Втім, записатися на прийом у консульство не завжди буває просто. Дипломатичні представництва України в окремих країнах дуже завантажені, і чекати на вільні слоти доводиться довго. Інший недолік цього способу оформлення довіреності полягає в тому, що потрібно буде їхати в місто, де розташоване консульство. Деяким громадянам, які живуть не в столицях, доводиться долати відстань у декілька сотень кілометрів, щоб дістатися українського консульства.

Тож якщо оформити довіреність потрібно терміново або немає можливості далеко їхати, більш зручним варіантом дій може стати оформлення довіреності у іноземного нотаріуса.

Оформлення у іноземного нотаріуса

Громадяни, які перебувають за кордоном, також мають право оформити довіреність у місцевого нотаріуса, звернувшись до найближчої нотаріальної контори. У такому випадку порядок оформлення довіреності регулюється законодавством відповідної іноземної держави, а сам документ, як правило, складається іноземною мовою.

Тож після оформлення довіреності у іноземного нотаріуса потрібно буде подбати про переклад її на українську мову, а також – належну легалізацію.

Порядок легалізації довіреності залежить від того, у якій саме країні вона була оформлена. До прикладу, довіреності, оформлені у Польщі або Чехії, не потребують легалізації взагалі, оскільки двосторонні міжнародні договори між Україною та цими державами передбачають взаємне визнання документів без додаткових формальностей.

Що ж стосується більшості інших європейських держав, а також Великої Британії, США та Канади, то, довіреності, оформлені нотаріусами з цих країн, потребуватимуть міжнародного підтвердження. Для цього на них необхідно проставити апостиль – спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису, якість особи, в якій виступала особа, що підписала документ, та, за необхідності, автентичність печатки або штампа, якими скріплено документ. Апостиль зазвичай проставляється в органах міністерства юстиції країни, де посвідчується довіреність.

Звертаючись до іноземного нотаріуса, краще відразу уточнити, чи не може він самостійно замовити проставлення апостилю, або дізнатися про процедуру такого завірення самим довірителем.

Вже на території України слід перекласти довіреність українською мовою та засвідчити переклад нотаріально. Після вчинення цих дій довіреність можна використовувати на території Україні.

Мін’юст