Нотаріальне засвідчення вірності копій документів і витягів з них

Більше за темою:

Витрати на послуги нотаріуса під час купівлі сільгоспземлі: як відобразити в обліку підприємства

Придбання земельної ділянки на аукціоні: чи включати вартість послуг нотаріуса та аукціону до первісної вартості землі?

Не завжди для вирішення юридичних, адміністративних чи інших питань потрібно подавати оригінал документа – іноді достатньо копії або у певних випадках витягу з нього, засвідченого в установленому порядку.

Засвідчення вірності копії документа чи витягу з нього – це процедура, що підтверджує, що вони відповідають оригіналу чи його частині. Такі документи мають юридичну силу й можуть використовуватися в офіційних правовідносинах замість оригіналу.

Засвідчення вірності копій документів

Відповідно до ст. 75 Закону від 02.09.1993 № 3425-XII «Про нотаріат» (далі – Закон № 3425) нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування та посадові особи консульських установ України, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих юридичними особами, за умови що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Під час підготовки до засвідчення вірності копій документів і виписок з них нотаріус та інші уповноважені законодавством особи зобов’язані особисто звірити з оригіналом документа копію чи виписку з документа, вірність яких вони засвідчують.

Засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється за усним зверненням заінтересованої особи.

Пунктом 3 гл. 7 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5 (далі – Порядок № 296/5), визначено такі умови засвідчення вірності копій документів:

• вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом;
• засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів;
• вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

На вимогу фізичних або юридичних осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріуси вправі видавати копії документів, що зберігаються у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.

Засвідчення вірності копії з копії документа

Законодавством передбачена можливість засвідчити вірність копії з копії документа. Згідно зі ст. 76 Закону № 3425 вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, посадовою особою консульської установи України, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться у цієї юридичної особи.

Відповідно до пп. 4.3 п. 4 гл. 7 розд. ІІ Порядку № 296/5 вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься в справах суду, який видав документ.

Засвідчення вірності виписки з документа

Вірність виписки може бути засвідчена лише у тому разі, коли її зроблено з документа, в якому містяться рішення кількох не зв’язаних між собою питань. Виписка повинна відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

Засвідчення вірності виписки з документа здійснюється за правилами, передбаченими ст. 75 і 76 Закону № 3425 (ст. 77 Закону № 3425).

Згідно з пп. 5.3 п. 5 гл. 7 розд. ІІ Порядку № 296/5 при виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.

Фотокопія-витяг з багатосторінкового документа засвідчується за правилами засвідчення вірності копій з урахуванням положень, установлених у пп. 5.3 п. 5 гл. 7 розд. ІІ Порядку № 296/5, із зазначенням відомостей про загальну кількість сторінок, що містить оригінал документа, та переліку сторінок, з яких виготовлена така фотокопія-витяг, у посвідчувальному написі.

Мін’юст