Нотариальное удостоверение верности копий документов и извлечений из них

Больше по теме:

Расходы на услуги нотариуса при покупке сельхозземли: как отразить в учете предприятия

Приобретение земельного участка на аукционе: включать ли стоимость услуг нотариуса и аукциона в первоначальную стоимость земли?

Не всегда для решения юридических, административных или других вопросов нужно подавать оригинал документа – иногда достаточно копии или в определенных случаях извлечения из него, заверенного в установленном порядке.

Удостоверение верности копии документа или извлечения из него – это процедура, подтверждающая, что они соответствуют оригиналу или его части. Такие документы обладают юридической силой и могут использоваться в официальных правоотношениях вместо оригинала.

Удостоверение верности копий документов

В соответствии со ст. 75 Закона от 02.09.1993 № 3425-XII «О нотариате» (далее – Закон № 3425) нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления и должностные лица консульских учреждений Украины, совершающие нотариальные действия, удостоверяют верность копий документов, выданных юридическими лицами, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом.

При подготовке к удостоверению верности копий документов и выписок из них нотариус и другие уполномоченные законодательством лица обязаны лично сверить с оригиналом документа копию или выписку из документа, верность которых они удостоверяют.

Удостоверение верности копий документов и извлечений из них осуществляется по устному обращению заинтересованного лица.

Пунктом 3 гл. 7 разд. ІІ Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 № 296/5 (далее – Порядок № 296/5), определены такие условия удостоверения верности копий документов:

• верность копий документов, выданных юридическими лицами, удостоверяется при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом;
• заверение копий официальных документов, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния и в дальнейшем будут использоваться за границей, нотариусами осуществляется только после предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригиналов этих документов;
• верность копии документа, выданного физическим лицом, удостоверяется в тех случаях, когда подлинность подписи физического лица на оригинале этого документа удостоверена нотариусом или должностным лицом соответствующего органа местного самоуправления или по месту работы, учебы, проживания или лечения физического лица.

Не допускается удостоверение верности копии документа, на основании которого соответствующие учреждения выдают оригинал документа (справки о рождении ребенка, справки о смерти и т. д.).

По требованию физических или юридических лиц, в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусы вправе выдавать копии документов, хранящихся в делах государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива или частного нотариуса.

Удостоверение верности копии с копии документа

Законодательством предусмотрена возможность удостоверить верность копии с копии документа. Согласно ст. 76 Закона № 3425 верность копии с копии документа может быть удостоверена нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, должностным лицом консульского учреждения Украины, если верность копии удостоверена в нотариальном порядке или если эта копия выдана юридическим лицом, выдавшим оригинал документа. В таком случае копия документа должна быть изложена на бланке этого юридического лица с отметкой о том, что оригинал документа находится у этого юридического лица.

В соответствии спп. 4.3 п. 4 гл. 7 разд. ІІ Порядка № 296/5 верность копии с копии решения суда (извлечение из него) может быть удостоверена нотариусом при наличии отметки о том, что это решение вступило в законную силу, и при наличии отметки о том, что оригинал решения содержится в делах суда, выдавшего документ.

Удостоверение верности выписки из документа

Верность выписки может быть удостоверена только в том случае, если она сделана из документа, в котором содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Удостоверение верности выписки из документа производится по правилам, предусмотренным ст. 75 и 76 Закона № 3425 (ст. 77 Закона № 3425).

Согласно пп. 5.3 п. 5 гл. 7 разд. ІІ Порядка № 296/5при изготовлении выписки из многостраничного документа обязательно воспроизводится текст первой и последней страниц, которые дают возможность идентифицировать документ, верность выписки из которого удостоверяется.

Фотокопия-извлечение из многостраничного документа удостоверяется по правилам удостоверения верности копий с учетом положений, установленных в пп. 5.3 п. 5 гл. 7 разд. ІІ Порядка № 296/5, с указанием сведений об общем количестве страниц, которые содержит оригинал документа, и перечня страниц, с которых изготовлена такая фотокопия-извлечение, в удостоверительной надписи.

Минюст