Чи може роботодавець зберігати трудову книжку працівника на його прохання

Влаштувалася нещодавно на роботу і хочу, щоб моя трудова книжка зберігалася у роботодавця. Написала про це заяву. Однак роботодавець відповів, що трудова книжка має зберігатися у працівника, бо його може бути оштрафовано за порушення правил зберігання трудових книжок. Чи може роботодавець на підставі моєї заяви зберігати мою трудову книжку у себе? Якщо не може, то чому?

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця потрібно звернути увагу на те, чи ваш роботодавець – юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ чи її представництво) або фізособа-підприємець, яка використовує найману працю фізичних осіб.

Стосовно зберігання трудової книжки у роботодавця, який є фізособою-підприємцем, повідомляємо, що відповідно до п. 2.21¹ гл. 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Таким чином, якщо ви працевлаштовані у фізособи-підприємця, то трудова книжка повинна зберігатися у вас.

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця – юридичної особи, то абзацом першим п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі – Постанова № 301) передбачено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Додатково, Законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон № 1217) передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021, а саме запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Водночас ч. 1 ст. 48 КЗпП на роботодавця покладено обов’язок вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом ВІД 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Ця стаття в редакціях до 10.06.2021 містила положення щодо ведення роботодавцем паперових трудових книжок на працівників, а в редакціях з 10.06.2021 частиною 1 ст. 48 КЗпП закріплено положення про облік трудової діяльності працівника тільки в електронній формі.

Частиною 3 ст. 48 КЗпП встановлено, що роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто, ч. 3 ст. 48 КЗпП передбачено, що трудова книжка в супереч Постанові № 301, може зберігатися у працівника та надаватися роботодавцю для внесення необхідних записів.

Таким чином, якщо ви працевлаштовані на підприємстві, в установі чи організації, подана вами трудова книжка може зберігатися у такої юридичної особи, але зберігати вашу трудову книжку роботодавець не зобов’язаний.

Додатково повідомляємо, що якщо ви працевлаштовані у районах активних бойових дій, то відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Щодо питання відповідальності інформуємо, що згідно з п. 3 Постанови № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках – іншу відповідальність.

Відповідно до абзацу десятого ст. 265 КЗпП роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (8 000 грн).

Також за порушення вимог законодавства про працю передбачена адміністративна відповідальність за ч. 1 ст. 41 КУпАП, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 НМДГ.

Більше інформації про найпоширеніші питання трудового законодавства в умовах воєнного стану можна отримати на інформаційному порталі Держпраці.

Південно-Західне міжрегіональне управління Держпраці

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm