Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Чи може роботодавець зберігати трудову книжку працівника на його прохання

Роз’яснення
18.03.2025

Влаштувалася нещодавно на роботу і хочу, щоб моя трудова книжка зберігалася у роботодавця. Написала про це заяву. Однак роботодавець відповів, що трудова книжка має зберігатися у працівника, бо його може бути оштрафовано за порушення правил зберігання трудових книжок. Чи може роботодавець на підставі моєї заяви зберігати мою трудову книжку у себе? Якщо не може, то чому?

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця потрібно звернути увагу на те, чи ваш роботодавець – юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ чи її представництво) або фізособа-підприємець, яка використовує найману працю фізичних осіб.

Стосовно зберігання трудової книжки у роботодавця, який є фізособою-підприємцем, повідомляємо, що відповідно до п. 2.211 гл. 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Таким чином, якщо ви працевлаштовані у фізособи-підприємця, то трудова книжка повинна зберігатися у вас.

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця – юридичної особи, то абзацом першим п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі – Постанова № 301) передбачено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Додатково, Законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон № 1217) передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021, а саме запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Водночас ч. 1 ст. 48 КЗпП на роботодавця покладено обов’язок вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом ВІД 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Ця стаття в редакціях до 10.06.2021 містила положення щодо ведення роботодавцем паперових трудових книжок на працівників, а в редакціях з 10.06.2021 частиною 1 ст. 48 КЗпП закріплено положення про облік трудової діяльності працівника тільки в електронній формі.

Частиною 3 ст. 48 КЗпП встановлено, що роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто, ч. 3 ст. 48 КЗпП передбачено, що трудова книжка в супереч Постанові № 301, може зберігатися у працівника та надаватися роботодавцю для внесення необхідних записів.

Таким чином, якщо ви працевлаштовані на підприємстві, в установі чи організації, подана вами трудова книжка може зберігатися у такої юридичної особи, але зберігати вашу трудову книжку роботодавець не зобов’язаний.

Додатково повідомляємо, що якщо ви працевлаштовані у районах активних бойових дій, то відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Щодо питання відповідальності інформуємо, що згідно з п. 3 Постанови № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках – іншу відповідальність.

Відповідно до абзацу десятого ст. 265 КЗпП роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (8 000 грн).

Також за порушення вимог законодавства про працю передбачена адміністративна відповідальність за ч. 1 ст. 41 КУпАП, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 НМДГ.

Південно-Західне міжрегіональне управління Держпраці


Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
05.08.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Президент підписав Закон про факторинг Які перевірки, незважаючи на мораторій, таки проводитимуться Кабмін вкотре оновив правила військового обліку та призову Для працівників певних категорій планують затвердити Порядок організації та проведення обов'язкових ...
20.05.2025
Актуальні рахунки для сплати податків
Інформація про реквізити рахунків, відкритих для зарахування податків, а також для сплати єдиного внеску Більше за темою: Нова форма ТТН: огляд змін Мікро, мале, середнє чи велике: навіщо треба визначати розмір підприємства Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси Сп...
21.05.2025
Критично важливі підприємства до 28 травня мають подати відповідні дані: лист Мінекономіки
Більше за темою: Перелік галузевих та регіональних нормативних актів, якими затверджено критерії визнання підприємств критично важливими в особливий період Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Мінекономіки в листі від 19.05.2025 № 27-11/37509-07 поінформу...
Нове
05.08.2025
Хто контролює виконання колективного договору
Контроль за виконанням колективного договору проводиться безпосередньо сторонами, які його уклали, в порядку, визначеному цим колективним договором. Більше за темою: Відпустки, святкові та вихідні дні у воєнний період: що прописати в колективному договорі Витяг з колективного договору, де передбач...
05.08.2025
Хто та як звільняється від сплати туристичного збору
Розглянемо, хто згідно з законодавством не може бути платниками туристичного збору, в які документи вносяться відомості про місце проживання, як можна підтвердити свій статус для звільнення від сплати турзбору тощо. Більше за темою: Штрафи з ПДФО та військового збору: які порушення обходяться найдо...
05.08.2025
Особливості надання допомоги по вагітності та пологах для ФОП
Фізособа-підприємець (ФОП) є страхувальником, оскільки є платником єдиного внеску за себе, як за застраховану особу. Допомога по вагітності та пологах надається ФОП у разі сплати у встановленому законом порядку єдиного внеску за місяці розрахункового періоду та за місяць настання страхового випадку....
Кращі матеріали