Может ли работодатель хранить трудовую книжку работника по его просьбе

Устроилась недавно на работу и хочу, чтобы моя трудовая книжка хранилась у работодателя. Написала об этом заявление. Однако работодатель ответил, что трудовая книжка должна храниться у работника, потому что он может быть оштрафован за нарушение правил хранения трудовых книжек. Может ли работодатель на основании моего заявления хранить мою трудовую книжку у себя? Если не может, почему?

Относительно хранения трудовой книжки у работодателя нужно обратить внимание на то, является ли ваш работодатель юридическим лицом (его филиал, отделение, другое обособленное подразделение или его представительство) или физлицом-предпринимателем, использующим наемный труд физических лиц.

Относительно хранения трудовой книжки у работодателя, являющегося физлицом-предпринимателем, сообщаем, что согласно п. 2.21¹ гл. 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.1993 № 58, трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т. д.), хранятся непосредственно у работников.

Таким образом, если вы трудоустроены у физлица-предпринимателя, то трудовая книжка должна храниться у вас.

Что касается хранения трудовой книжки у работодателя – юридического лица, то абзацем первым п. 3 постановления КМУ от 27.04.1993 № 301 «О трудовых книжках работников» (далее – Постановление № 301) предусмотрено, что трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под подпись в журнале учета.

Дополнительно Законом от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217) предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника с 10.06.2021, а именно введен электронный учет трудовой деятельности.

Разделом ІІ «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 предусмотрено, что в течение 5 лет после 10.06.2021 будет происходить включение Пенсионным фондом в реестр застрахованных лиц отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.

В то же время ч. 1 ст. 48 КЗоТ на работодателя возложена обязанность вести учет трудовой деятельности работника в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование». Эта статья в редакциях до 10.06.2021 содержала положения относительно ведения работодателем бумажных трудовых книжек на работников, а в редакциях с 10.06.2021 частью 1 ст. 48 КЗоТ закреплено положение об учете трудовой деятельности работника только в электронной форме.

Частью 3 ст. 48 КЗоТ установлено, что работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. То есть, ч. 3 ст. 48 КЗоТ предусмотрено, что трудовая книжка вопреки Постановлению № 301 может храниться у работника и предоставляться работодателю для внесения необходимых записей.

Таким образом, если вы трудоустроены на предприятии, в учреждении или в организации, представленная вами трудовая книжка может храниться у такого юридического лица, но хранить вашу трудовую книжку работодатель не обязан.

Дополнительно уведомляем, что если вы трудоустроены в районах активных боевых действий, то в соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона от 15.03.2022 № 2136-ІХ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.

Относительно вопроса ответственности информируем, что согласно п. 3 Постановления № 301 ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.

В соответствии с абзацем десятым ст. 265 КЗоТ работодателю за несоблюдение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек могут грозить финансовые санкции в размере минимальной заработной платы (8 000 грн).

Также за нарушение требований законодательства о труде предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 41 КУоАП, что влечет наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан – субъектов предпринимательской деятельности от 30 до 100 НМДГ.

Больше информации о самых распространенных вопросах трудового законодательства в условиях военного положения можно получить на информационном портале Гоструда.

Юго-Западное межрегиональное управление Гоструда

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm