Мін’юст оновив правила діловодства: ключові зміни для бізнесу

Більше за темою:

Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання

Міністерство юстиції наказом від 16.03.2026 № 667/5 суттєво оновило Правила організації діловодства та архівного зберігання документів – базовий документ, який застосовується органами влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами та установами. 

Серед ключових змін – запровадження чітких вимог до оформлення копій документів. Відтепер позначка «Копія» має обов’язково розміщуватися у правому верхньому куті першого аркуша документа. Її відсутність може розцінюватися як порушення, що особливо важливо для кадрових наказів та ведення особових справ. 

Суттєво деталізовано процедуру знищення документів. Тепер вона передбачає складання акта та додаткової довідки для фінансових документів, а також обов’язкове підтвердження відсутності перевірок, судових спорів і необхідності використання документів для відшкодування шкоди, завданої війною. 

Окремі зміни стосуються архівного зберігання. Розширено перелік документів, що підлягають архівуванню, зокрема включено персоніфіковані дані про заробітну плату та виплати застрахованих осіб. Це впливатиме на строки зберігання документів і практику кадрового діловодства. 

Вперше на нормативному рівні врегульовано питання діловодства в умовах воєнного стану. Нові правила охоплюють евакуацію документів, фіксацію їх пошкодження, дії у разі втрати чи викрадення, а також особливості роботи під час мобілізації. Також визначено порядок дій після деокупації територій, зокрема щодо відновлення документів, обліку втрат і підтвердження пошкоджень, у тому числі за допомогою фото- та відеофіксації. 

Значну увагу приділено електронному документообігу. Уточнено правила використання електронного підпису та печатки, визначено момент створення електронної копії документа, а також встановлено зв’язок між реєстрацією документа та його підписанням. Крім того, врегульовано роботу з електронними форматами, зокрема XML-документами, та питання конвертації даних. 

Оновлені правила також деталізують порядок роботи з копіями документів, у тому числі у кадровому діловодстві, при видачі копій працівникам та формуванні архівних витягів. 

Серед новацій – запровадження так званого фонду користування, у тому числі в цифровому форматі, а також механізмів моніторингу архівів на тимчасово окупованих територіях. 

Водночас скасовано низку застарілих норм, зокрема документ 2015 року щодо роботи з матеріалами із зони проведення АТО. 

У зв’язку з оновленням правил бухгалтерським і кадровим службам рекомендується переглянути внутрішні процедури, зокрема перевірити оформлення особових справ, номенклатуру справ, порядок знищення документів та політику електронного документообігу. 

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міськради