Минюст обновил правила делопроизводства: ключевые изменения для бизнеса

Больше по теме:

Сроки хранения документов по воинскому учету и бронированию

Министерство юстиции приказом от 16.03.2026 № 667/5 существенно обновило Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов – базовый документ, применяемый органами власти, органами местного самоуправления, предприятиями и учреждениями. 

Среди ключевых изменений – введение четких требований к оформлению копий документов. Теперь отметка «Копия» должна обязательно размещаться в правом верхнем углу первого листа документа. Ее отсутствие может расцениваться как нарушение, что особенно важно для кадровых приказов и ведения личных дел. 

Существенно детализирована процедура уничтожения документов. Теперь она предусматривает составление акта и дополнительной справки для финансовых документов, а также обязательное подтверждение отсутствия проверок, судебных споров и необходимости использования документов для возмещения ущерба, причиненного войной. 

Отдельные конфигурации касаются архивного хранения. Расширен перечень документов, подлежащих архивированию, включая персонифицированные данные о заработной плате и выплатах застрахованных лиц. Это повлияет на сроки хранения документов и практику кадрового делопроизводства. 

Впервые на нормативном уровне урегулированы вопросы делопроизводства в условиях военного положения. Новые правила включают в себя эвакуацию документов, фиксацию их повреждения, действия в случае потери или похищения, а также особенности работы во время мобилизации. Также определен порядок действий после деоккупации территорий, в частности, по восстановлению документов, учету потерь и подтверждению повреждений, в том числе с помощью фото- и видеофиксации. 

Значительное внимание уделено электронному документообороту. Уточнены правила использования электронной подписи и печати, определен момент создания электронной копии документа, а также установлена связь между регистрацией документа и его подписанием. Кроме того, урегулирована работа с электронными форматами, в частности XML-документами, и вопросы конвертации данных. 

Обновленные правила также детализируют порядок работы с копиями документов, в том числе в кадровом делопроизводстве, при выдаче копий работникам и формировании архивных извлечений. 

Среди новаций – внедрение так называемого фонда пользования, в том числе в цифровом формате, а также механизмов мониторинга архивов на временно оккупированных территориях. 

В то же время отменен ряд устаревших норм, в частности, документ 2015 года о работе с материалами из зоны проведения АТО. 

В связи с обновлением правил бухгалтерским и кадровым службам рекомендуется пересмотреть внутренние процедуры, в частности, проверить оформление личных дел, номенклатуру дел, порядок уничтожения документов и политику электронного документооборота. 

Инспекция по вопросам  труда и занятости населения Днепровского горсовета