Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Як переслати за кордон трудову книжку за зверненням працівника

Роз’яснення
28.02.2025

Раніше абзац четвертий п. 2Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях містив заборону на пересилання трудових книжок у міжнародних поштових відправленнях. 12 вересня 2024 року була прийнята постанова КМУ від 10.09.2024 № 1045, якою були внесені зміни до постанов КМУ від 05.03.2009 № 270 і від 08.09.2023 № 958, яка набрала чинності з 12 вересня 2024 року. Згідно внесених змін до п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270, пересилання за межі України дозволів на право носіння зброї, трудових книжок, військових квитків, документів, що посвідчують особу, здійснюється виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях. Таким чином, заборона на пересилання трудових книжок за межі України з 12 вересня 2024 року не діє.

Водночас нове правило дозволяє пересилання трудових книжок за кордон лише у міжнародних відправленнях, що реєструються. Відправлення, що реєструються приймаються з видачою квитанції, проходять реєстрацію на різних етапах пересилання і вручаються одержувачу під розписку.

З 10 червня 2021 року ведення паперових трудових книжок не є обов’язковим.

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п’яти років. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. (* Розділ ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».)

Згідно з ст. 48 КЗпП облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом від 08.08.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Статтею 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», прийнятого постановою Верховної Ради, передбачено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Таким чином, трудова книжка працівнику, що продовжує перебувати у трудових відносинах, може бути видана працівнику за згодою сторін трудового договору, також роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику у разі його звільнення до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Відповідно до вимог п. 4.2 розд. 4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Можливий Алгоритм дій щодо передачі трудової книжки працівнику, що перебуває за кордоном.

1. Визначення підстави для передачі:

  • Працівник звільнився і потребує трудову книжку.
  • Працівник хоче отримати трудову книжку для інших цілей.

2. Оформлення запиту працівником:

Працівник подає письмову заяву (скан або електронний варіант із кваліфікованим електронним підписом – КЕП) про бажання отримати трудову книжку із наданням згоди на пересилання трудової книжки поштою, у якій окремо вказує:

  • спосіб доставки
  • адресу за кордоном.

3. Перевірка та оформлення документації роботодавцем.

Роботодавець перевіряє наявність підстав і надання згоди на пересилання трудової книжки поштою.

4. Уточнення способу доставки, оформлення відправлення.

Пересилання трудових книжок за кордон повинне здійснюватися виключно у міжнародних відправленнях, що реєструються.

Важливо перевірити правильність адреси, зазначеної працівником.

5. Підтвердження отримання.

Зберегти квитанцію та відстеження доставки.

Важливо! Рекомендовано перевірити, чи вся інформація про стаж внесена до Електронного реєстру Пенсійного фонду України. Працівник може самостійно отримати довідку через портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua ).

Якщо вам потрібна консультація з інших питань, Ви завжди можете скористатися сервісом «Інтерактивний інспектор».

Держпраці


Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
26.08.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Мін’юст закликає перереєструвати нерухомість, придбану до 2013 року Призупинення колективного договору в умовах воєнного стану: прийнято закон про нові умови Змінено Порядок оформлення та видачі військово-облікового документа Уряд планує запровадити щор...
17.07.2025
Кабмін оновив правила визначення критичності підприємств для бронювання працівників
Порядок та Критерії, за якими бронюють працівників підприємств, знову зазнали змін. Розглянемо, кого цього разу це стосується. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у ф...
02.06.2025
Важливе у травні для платників ПДВ
Ознайомлюйтеся з важливими матеріалами для платників ПДВ у травні. Більше за темою: Спецпроєкт «ПДВ: ситуації з практики» Спецпроєкт «Електронне адміністрування ПДВ: правила, ризики, рішення» Спецпроєкт «Особливості оподаткування ПДВ в умовах воєнного часу»...
Нове
29.08.2025
Оновлено показники середньої зарплати за 2025 рік, яка враховується для обчислення пенсії
Затверджено показник середньої заробітної плати (доходу) в Україні, яка враховується для обчислення пенсії, за липень 2025 року. Більше за темою: Стаж працівників для пільгових пенсій 25 липня 2025 року Пенсійним фондом затверджено показник середньої заробітної плати (доходу) в Україні, з...
29.08.2025
Які зміни чекають на держреєстрацію підприємств з 28 серпня – лист Мін’юсту
Ознайомтеся із роз'ясненнями Мін'юсту щодо застосування положень Закону від 09.01.2025 № 4196-IX. Більше за темою: Скасування Господарського кодексу: вивчаємо нововведення, що стосуються договірних відносин Штатний розпис і скасування Господарського кодексу Мін’юст у листі від 27.08.2025 № 1...
29.08.2025
ДПС відповідає на актуальні запитання платників податків: лист від 27.08.2025
ДПС на запит Комітету ВР з питань фінансів, податкової та митної політики надала відповіді щодо застосування окремих норм податкового законодавства України. Більше за темою: ДПС відповідає на актуальні запитання платників податків: лист від 25.08.2025 ДПС відповідає на актуальні запитання платникі...
Кращі матеріали