Как переслать за границу трудовую книжку по обращению работника

Больше по теме:

Выдача трудовой книжки без увольнения

Может ли работник требовать оформления трудовой книжки?

Раньше абзац четвертый п. 2 Перечня вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, содержал запрет на пересылку трудовых книжек в международных почтовых отправлениях. 12 сентября 2024 года было принято постановление КМУ от 10.09.2024 № 1045, которым были внесены изменения к постановлениям КМУ от 05.03.2009 № 270 и от 08.09.2023 № 958, вступившие в силу с 12 сентября 2024 года. Согласно внесенным изменениям в  п. 26 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 05.03.2009 № 270, пересылка за пределы Украины разрешений на право ношения оружия, трудовых книжек, военных билетов, документов, удостоверяющих личность, осуществляется исключительно в регистрируемых международных почтовых отправлениях. Таким образом, запрет на пересылку трудовых книжек за пределы Украины с 12 сентября 2024 года не действует.

В то же время новое правило разрешает пересылку трудовых книжек за границу только в регистрируемых международных отправлениях. Регистрируемые отправления принимаются с выдачей квитанции, проходят регистрацию на разных этапах пересылки и вручаются получателю под расписку.

С 10 июня 2021 года ведение бумажных трудовых книжек не является обязательным.

Выдача всех имеющихся трудовых книжек работникам в обязательном порядке предусматривается после завершения работ по включению Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников, которые должны быть осуществлены в течение пяти лет. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. (* Раздел ІІ «Заключительные и переходные положения» Закона от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме».)

Согласно ст. 48 КЗоТ учет трудовой деятельности работников осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном  Законом от 08.08.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Статьей 7 Закона от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», принятого постановлением Верховной Рады, предусмотрено, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.

В период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации, который избран по соглашению между работодателем и работником.

Таким образом, трудовая книжка работнику, который продолжает находиться в трудовых отношениях, может быть выдана работнику с согласия сторон трудового договора, также работодатель обязан выдать надлежаще оформленную трудовую книжку работнику в случае его увольнения до завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности, в день увольнения.

В соответствии с требованиями п. 4.2 разд. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.1993 № 58, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Возможный алгоритм действий по передаче трудовой книжки работнику, находящемуся за границей.

1. Определение основания для передачи:

• Работник уволился и требует трудовую книжку.
• Работник хочет получить трудовую книжку для других целей.

2. Оформление запроса работником:

Работник подает письменное заявление (скан или электронный вариант с квалифицированной электронной подписью – КЭП) о желании получить трудовую книжку с предоставлением согласия на пересылку трудовой книжки по почте, в котором отдельно указывает:

• способ доставки
• адрес за границей.

3. Проверка и оформление документации работодателем.

Работодатель проверяет наличие оснований и согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

4. Уточнение способа доставки, оформление отправления.

Пересылка трудовых книжек за границу должна осуществляться исключительно в регистрируемых международных отправлениях.

Важно проверить правильность адреса, указанного работником.

5. Подтверждение получения.

Сохранить квитанцию и отслеживание доставки.

Важно! Рекомендовано проверить, вся ли информация о стаже внесена в Электронный реестр Пенсионного фонда Украины. Работник может самостоятельно получить справку через портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua ).

Если вам нужна консультация по другим вопросам, Вы всегда можете воспользоваться сервисом «Інтерактивний інспектор».

Гоструда

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm