Запрацював оновлений е-реєстр апостилів

Більше за темою:

Роль печатки на паперових та електронних первинних документах: коли реально допомагає її наявність?

Міністерство юстиції спільно з Державним підприємством «Національні інформаційні системи» модернізували Електронний реєстр апостилів. Завдяки цьому забезпечено перехід від фрагментованої паперової моделі до єдиного цифрового середовища, яке забезпечує централізоване зберігання, перевірку та верифікацію апостилів.

З 02.03.2026 функціонал прийому заяв на проставлення апостилю доступний для відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України та державних нотаріальних контор. Також тривають заходи для забезпечення аналогічного доступу для приватних нотаріусів.

Відтепер апостиль видозмінюється і буде містити QR-коди підпису і печатки установи, яка його проставила. Також кожен апостиль матиме свій унікальний QR-код, який дає змогу швидко підтвердити його справжність.

На спеціалізованому вебресурсі доступна перевірка апостилів, виданих після 1 березня 2026 року, а також зберігається архів апостилів, виданих до цієї дати. Під час перевірки відображається не лише сам апостиль, а й сканована копія документа, на який його проставлено.

Кожен апостиль, крім паперового варіанту, матиме електронний варіант (файл з накладеним КЕП у міжнародному форматі ASiC-E), який можна завантажити в PDF-форматі та надати на вимогу установ за кордоном.

«Модернізація Реєстру апостилів доводить, що Україна є повноправним членом європейської цифрової родини. Ми впроваджуємо рішення, які спрощують життя українців у всьому світі та зміцнюють довіру наших міжнародних партнерів», – зазначила Людмила Сугак, т. в. о. Міністра юстиції України, заступник Міністра юстиції з питань європейської інтеграції.

Також серед оновлень реєстру – формування бази зразків підписів і печаток, на які проставляється апостиль. Система дозволяє оперативно та зручно знайти необхідний зразок для звірки, що мінімізує ризик помилки та проставлення апостиля на підроблений документ.

Інструкцію користувача розміщено на вебсайті ДП «НАІС» у рубриці «Реєстри» – підрубрика «Єдині та Державні реєстри» – категорія «Електронний реєстр апостилів» – підкатегорія «Методичні рекомендації». Там також доступні короткі відеогайди українською та англійською мовами з перевірки справжності апостиля.

Усі ці оновлення значно підвищують безпеку та цілісність єдиного цифрового простору апостилів України.

Найближчим часом Мін’юст планує долучити до цієї системи інші міністерства та відомства, уповноважені здійснювати апостилювання документів. Оновлений реєстр уже має необхідну технічну архітектуру для масштабування та міжвідомчої взаємодії.

Також триває робота над інтеграцією послуги з порталом «Дія», що дозволить подавати заяву на проставлення апостиля онлайн, суттєво спростивши процедуру для громадян в Україні та за кордоном.

Проєкт реалізовано за підтримки Європейського Союзу в межах проєкту DT4UA, який впроваджує Академія електронного управління (eGA).

Мін’юст