Чи можна оформити порядок ведення кадрового діловодства на підприємстві під час воєнного стану лише наказом?

Практична ситуація

На підприємстві не розроблено порядок ведення кадрового діловодства в період дії воєнного стану. Чи можна оформити його лише розпорядчим документом – наказом (замість інструкції)?

Передусім нагадаємо, що наявність інструкції з діловодства передбачено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Зверніть увагу, що згідно з п. 1 розд. І цих Правил їх дія поширюється лише на юридичних осіб незалежно від форми власності, тобто не поширюється на фізосіб – підприємців, які мають найманих працівників.

Водночас згідно зі ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у період дії воєнного стану на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджено в порядку, установленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Як бачимо, порядок організації діловодства з питань трудових відносин у період воєнного стану самостійно визначається не всіма підприємствами, а лише тими, які розташовані на територіях активних або можливих бойових дій.

Деякі роботодавці розробляють окремі інструкції із кадрового діловодства саме на період дії воєнного стану, і це не суперечить законодавству. Але зручніше було б унести зміни до вже наявної інструкції з діловодства, наприклад додати окремий розділ «Особливості ведення діловодства з питань трудових відносин у період дії воєнного стану».

Проте, якщо на підприємстві, розташованому на території активних або можливих бойових дій, немає окремої інструкції з діловодства на період дії воєнного стану чи не внесено зміни щодо зазначених особливостей, воно може видати просто наказ, в якому передбачити особливості ведення кадрового діловодства в період дії воєнного стану (див. зразок).

Мінекономіки в роз’ясненні, пропонує підприємствам самостійно визначати перелік кадрових документів, які будуть вестися в період воєнного стану, з метою мінімізації витрат кадрових, фінансових та часових ресурсів на ведення всього обсягу документації щодо кадрової роботи. 

Отже, порядок ведення діловодства під час дії воєнного стану можна оформити наказом роботодавця, але лише на тих підприємствах, які розташовані на територіях активних та можливих бойових дій. В усіх інших роботодавців має бути Інструкція з кадрового діловодства (Порядок організації діловодства юридичної особи у період дії воєнного стану див. за посиланням).

Зразок. Наказ про особливості ведення кадрового діловодства під час воєнного стану