Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Чи можна оформити порядок ведення кадрового діловодства на підприємстві під час воєнного стану лише наказом?

06.10.2025

Практична ситуація

На підприємстві не розроблено порядок ведення кадрового діловодства в період дії воєнного стану. Чи можна оформити його лише розпорядчим документом – наказом (замість інструкції)?

Передусім нагадаємо, що наявність інструкції з діловодства передбачено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Зверніть увагу, що згідно з п. 1 розд. І цих Правил їх дія поширюється лише на юридичних осіб незалежно від форми власності, тобто не поширюється на фізосіб – підприємців, які мають найманих працівників.

Водночас згідно зі ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у період дії воєнного стану на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджено в порядку, установленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Як бачимо, порядок організації діловодства з питань трудових відносин у період воєнного стану самостійно визначається не всіма підприємствами, а лише тими, які розташовані на територіях активних або можливих бойових дій.

Деякі роботодавці розробляють окремі інструкції із кадрового діловодства саме на період дії воєнного стану, і це не суперечить законодавству. Але зручніше було б унести зміни до вже наявної інструкції з діловодства, наприклад додати окремий розділ «Особливості ведення діловодства з питань трудових відносин у період дії воєнного стану».

Проте, якщо на підприємстві, розташованому на території активних або можливих бойових дій, немає окремої інструкції з діловодства на період дії воєнного стану чи не внесено зміни щодо зазначених особливостей, воно може видати просто наказ, в якому передбачити особливості ведення кадрового діловодства в період дії воєнного стану (див. зразок).

Мінекономіки в роз’ясненні, пропонує підприємствам самостійно визначати перелік кадрових документів, які будуть вестися в період воєнного стану, з метою мінімізації витрат кадрових, фінансових та часових ресурсів на ведення всього обсягу документації щодо кадрової роботи. 

Отже, порядок ведення діловодства під час дії воєнного стану можна оформити наказом роботодавця, але лише на тих підприємствах, які розташовані на територіях активних та можливих бойових дій. В усіх інших роботодавців має бути Інструкція з кадрового діловодства (Порядок організації діловодства юридичної особи у період дії воєнного стану див. за посиланням).

Зразок. Наказ про особливості ведення кадрового діловодства під час воєнного стану

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВЕРЕСЕНЬ»
(ТОВ «ВЕРЕСЕНЬ»)

Код ЄДРПОУ 123456789

НАКАЗ

16.09.2025

м. Куп’янськ   № 147-ОД

Про особливості ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану

Керуючись ч. 1 ст. 7 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»,

НАКАЗУЮ:

  1. Затвердити перелік обов’язкових документів із кадрового діловодства, які ведуться в Товаристві під час воєнного стану (додаток).
  2. Дозволити працівникам на період дії воєнного стану надсилати заяви про звільнення та про відпустки на електронну пошту відділу кадрів або за домовленістю з інспектором відділу кадрів на його месенджер. За наявності ЕПЦ заяви підписувати з його використанням. Додатково про зміст заяви повідомляти телефоном інспектора відділу кадрів.
  3. Ознайомлення працівників із наказами може здійснюватися з використанням ЕЦП, а в разі відсутності ЕЦП працівник повинен ознайомитися з наказом в перший день перебування на робочому місці.
  4. Начальнику відділу кадрів (ДЕЙКО Галині) відсканувати трудові книжки працівників та надати допомогу працівникам у переданні (в оцифруванні) цього документа на вебпортал електронних послуг ПФУ.
Директор (підпис) Олександр РАДЧУК
Зразок. Наказ про особливості ведення кадрового діловодства під час воєнного стану.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Статті за темою
09.10.2025
Індексація зарплати в жовтні 2025 року
У статті розглянуто особливості проведення індексації зарплати в жовтні 2025 року та наведено кілька практичних прикладів. Уже чотири місяці поспіль коефіцієнти індексації не змінюються. 2025 року право на індексацію виникло лише в липні для тих працівників, яким не підвищували оклади (ставки) з бер...
08.10.2025
Студентський трудовий договір: з ким укладається та як оформлюється
У статті розповідаємо про новий вид трудового договору – студентський, умови його укладення та наводимо зразки відповідних документів. З 12.09.2025 набув чинності Закон від 21.08.2025 № 4574-ІХ «Про професійну освіту» (далі – Закон № 4574). Цим Законом поміж іншого внесено зм...
30.09.2025
Варіанти дій роботодавця в разі пошкодження підприємства
У статті розглянуто 7 можливих варіантів дій роботодавця в разі пошкодження чи знищення підприємства. Війна завжди призводить до руйнівних наслідків, зокрема й до пошкодження підприємств або їхніх виробничих приміщень. Через це працівники не можуть виконувати свої трудові обов’язки, а перед ро...
Популярне
07.08.2025
Атестація медпрацівників: новий порядок від МОЗ
У зв’язку із затвердженням МОЗ нового Порядку проведення атестації у статті розглянуто: кого треба перевести на нові посади; як нараховуватимуть бали безперервного профрозвитку; які перехідні моменти передбачено тощо. МОЗ затвердило новий Порядок проведення атестації працівників охорони здоров...
05.09.2025
Чи повинне КНП узгоджувати з ОМС капітальний ремонт і поліпшення майна?
Розглянуто, чи повинне КНП погоджувати із засновником (органом ОМС) ремонт та поліпшення комунального майна, наданого в оперативне управління. Чи повинне комунальне некомерційне підприємство (далі – КНП) погоджувати із засновником (органом ОМС) ремонт та поліпшення комунального майна, наданого...
22.08.2025
Професії у сфері охорони здоров’я: новації від МОЗ
Стаття допоможе медичним КНП зорієнтуватися в Переліку професій (посад) працівників сфери охорони здоров’я та Переліку спеціалізацій підготовки здобувачів вищої та фахової передвищої освіти за спеціальностями галузі знань І «Охорона здоров’я та соціальне забезпечення». МОЗ за...
Нове
09.10.2025
Звільнення працівниці під час відпустки для догляду за дитиною та компенсація за соціальну відпустку
Шукаємо рішення для практичної ситуації, коли працівниця, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, вирішила звільнитися. Практична ситуація Працівниця підприємства перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, але під час цієї відпустки вона вирішила звіль...
09.10.2025
Виплата зарплати готівкою з 1 жовтня 2025 року: як округлювати?
У статті розглянуто, як роботодавцям вирішити проблему вилучення з обігу монети номіналом 10 копійок та як уникнути використання такої монети під час виплати зарплати готівкою. У жовтні НБУ розпочав вилучати з обігу монети номіналом 10 копійок. Тож у роботодавців виникають запитання в разі виплати з...
09.10.2025
Індексація зарплати в жовтні 2025 року
У статті розглянуто особливості проведення індексації зарплати в жовтні 2025 року та наведено кілька практичних прикладів. Уже чотири місяці поспіль коефіцієнти індексації не змінюються. 2025 року право на індексацію виникло лише в липні для тих працівників, яким не підвищували оклади (ставки) з бер...
Кращі матеріали