Можно ли оформить порядок ведения кадрового делопроизводства на предприятии во время военного положения только приказом?

Практическая ситуация

На предприятии не разработан порядок ведения кадрового делопроизводства в период действия военного положения. Можно ли оформить его только распорядительным документом – приказом (вместо инструкции)?

Прежде всего напомним, что наличие инструкции по делопроизводству предусмотрено Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5. Обратите внимание, что согласно п. 1 разд. І этих Правил их действие распространяется только на юридических лиц независимо от формы собственности, то есть не распространяется на физлиц – предпринимателей, имеющих наемных работников.

В то же время, согласно ст. 7 Закона от 15.03.2022 № 2136-ІХ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в период действия военного положения на территориях активных и возможных боевых действий, перечень которых утвержден в порядке, установленном законодательством, определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.

Как видим, порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений в период военного положения самостоятельно определяется не всеми предприятиями, а только теми, которые расположены на территориях активных или возможных боевых действий.

Некоторые из работодателей разрабатывают отдельные инструкции по кадровому делопроизводству именно на период действия военного положения, и это не противоречит законодательству. Но удобнее было бы внести изменения в уже имеющуюся инструкцию, например дополнить ее отдельным разделом «Особенности ведения делопроизводства по вопросам трудовых отношений в период действия военного положения».

Но если на предприятии, находящемся на территории активных или возможных боевых действий, нет отдельной инструкции по делопроизводству в период военного положения или не внесены изменения относительно упомянутых особенностей, оно может издать просто приказ, в котором предусмотреть особенности ведения кадрового делопроизводства в период действия военного положения (см. образец).

Минэкономики в разъяснении предлагает предприятиям самостоятельно определять перечень кадровых документов, которые будут вестись в период военного положения, в целях минимизации расходов кадровых, финансовых и временных ресурсов на ведение всего объема документации по кадровой работе.

Таким образом, порядок ведения делопроизводства в период действия военного положения можно оформить приказом работодателя, но только на тех предприятиях, которые находятся на территориях активных и возможных боевых действий. У всех остальных работодателей должна быть Инструкция по кадровому делопроизводству.

(Порядок организации делопроизводства юридического лица в период действия военного положения см. по ссылке)

Образец. Приказ об особенностях ведения кадрового делопроизводства во время военного положения