Наказ про звільнення: як тепер зазначати кількість днів невикористаних відпусток?

Працівник підприємства хоче звільнитися. У нього є невикористані дні щорічної відпустки, за які слід виплатити компенсацію. Як у наказі про звільнення потрібно відобразити дні, за які виплачується компенсація: зазначити їх загальну кількість, як і було раніше, чи розділити на дві умовні групи – станом на 31.12.2023 і починаючи з 01.01.2024?

Запитання – відповіді

Чому виникло таке запитання?

Інтерес до формулювання наказу про звільнення обумовлений змінами у правилах обчислення компенсації, яка виплачується за дні невикористаних відпусток.

Так, п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100), установлено, що обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Тобто для виплати компенсації у 2024 році слід визначати дві середні зарплати – за 2023 і за 2024 роки. Ось чому бухгалтерії потрібно знати кількість днів відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 і з 01.01.2024.

З якої дати діють ці зміни?

Зміни у правилах обчислення компесації за невикористану відпустку набрали чинності 12.09.2023. До цієї дати в наказі про звільнення зазначали загальну кількість днів невикористаних відпусток, за які виплачується компенсація. Наприклад, так: «Виплатити компенсацію за 10 календарних днів невикористаної щорічної відпустки».

Але з появою змін у Порядку № 100 у професійних групах в соціальних мережах між бухгалтерами і кадровиками виникла дискусія на цю тему.

То в якому форматі тепер слід вказувати кількість днів невикористаної відпустки в наказі про звільнення працівника?

Ми вважаємо, що роботодавець самостійно вирішує, як у наказі про звільнення зазначати кількість днів невикористаних відпусток:

• загалом чи за кожний робочий рік окремо;
• окремо станом на 31.12.2023 і станом з 01.01.2024;
• взагалі не вказувати.

Пояснимо свою позицію.

Наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 затверджено типову форму П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» (далі – Наказ № 489; наказ про звільнення). І в цій типовій формі не передбачено такого реквізиту, як кількість днів невикористаної відпустки, що підлягають компенсації на день звільнення.

Пізніше Державна служба статистики в листі від 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122 щодо ведення первинного обліку за типовими формами роз’яснила, що відповідно до ст. 14 Закону від 17.09.1992 № 2614-XII «Про державну статистику» органи держстату зобов’язані, зокрема, затверджувати звітно-статистичну документацію статистичних спостережень, а також типові форми первинної облікової документації, необхідної для їх проведення.

Цю норму зі ст. 14 Закону було виключено в жовтні 2012 року, але на дату затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці, зокрема типової форми № 4-П «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)», вона була чинною.

Типові форми, йдеться у листі, розроблено з метою систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, необхідних для складання форм державних статистичних спостережень із праці, а також полегшення ведення їх (зокрема, в електронній формі) респондентами (підприємствами, установами, організаціями).

Вимоги до складення типових форм, на думку Держстату, передбачають обов’язковість ведення респондентами первинного обліку показників, зазначених у цих формах. При цьому під «обов’язковістю» слід розуміти насамперед не питання обов’язковості використання типових форм, а необхідність ведення первинного обліку в цілому.

Із цього роз’яснення Держстату можемо зробити такі висновки:

• типові форми первинної облікової документації зі статистики праці не є обов’язковими до застосування. Підприємства мають праві користуватися власними бланками наказів;
• типові форми передбачають мінімальний набір показників, необхідних для ведення первинного обліку. Підприємства вправі розширювати кількість таких показників.

Отже, якщо роботодавець користується типовими формами первинної облікової документації зі статистики праці, затвердженими Наказом № 489, він не буде вказувати кількість днів невикористаних відпусток у типовій формі № П-4 – і це буде правильно.

Але роботодавці здебільшого користуються бланками наказів, які розробляють самостійно з урахуванням норм ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». А ДСТУ 4163:2020 не визначає зміст організаційно-розпорядчої документації, лише встановлює вимоги:

• до складу реквізитів документа;
• змісту та місця розташування реквізитів у документі;
• бланків та оформлення документів;
• виготовлення документів.

Таким роботодавцям слід звернутися до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів визначено гл. 10 розд. IІ Правил № 1000/5. І хоча у п. 7 дано загальну характеристику розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу), конкретний зміст таких документів не наведено. Більше того, у п. 2 визначено, що розпорядчі документи (накази) з кадрових питань можуть бути складені на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм.

Звідси випливає, що підприємства самостійно визначають зміст розпорядчих документів, зокрема наказів про звільнення. І кількість днів невикористаних відпусток не є обов’язковою складовою наказу про звільнення.

Підтвердження цьому знаходимо в листі Мінекономіки від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09. Міністерство роз’яснило, що підприємства, установи, організації самостійно визначають в інструкціях з діловодства правила і порядок складання та оформлення внутрішніх нормативно-розпорядчих документів із дотриманням вимог норм законодавства.

Який варіант оформлення наказу про звільнення працівника буде прийнятним як для відділу кадрів, так і для бухгалтерії?

Бухгалтери зацікавлені в тому, щоб знати кількість днів невикористаних відпусток станом на 31.12.2023 і станом з 01.01.2024 (ми пояснили, чому), а кадровики ведуть облік таких днів за кожен робочий рік.

Як саме оформлювати наказ про звільнення працівника – справа роботодавця (див. вище).

Але в будь-якому разі роботодавець локальним розпорядженням має визначити, у якій спосіб і в якому вигляді до бухгалтерії від кадрової служби надходитиме інформація про кількість днів не використаних працівником відпусток станом на 31.12.2023 і станом з 01.01.2024.