Приказ об увольнении: как теперь указывать количество дней неиспользованных отпусков?

Работник предприятия хочет уволиться. У него есть неиспользованные дни ежегодного отпуска, за которые следует выплатить компенсацию. Как в приказе об увольнении нужно отразить дни, за которые выплачивается компенсация: указать их общее количество по-прежнему или разделить на две условные группы – по состоянию на 31.12.2023 и начиная с 01.01.2024?

Вопросы – ответы

Почему возник такой вопрос?

Интерес к формулировке приказа об увольнении обусловлен изменениями в правилах исчисления компенсации, выплачиваемой за дни неиспользованных отпусков.

Так, п. 2 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100 (далее – Порядок № 100), установлено, что исчисление средней зарплаты для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, на которые работник получил право до 31.12.2023, производится исходя из выплат, начисленных в 2023 году.

То есть для выплаты компенсации в 2024 году следует определять две средние зарплаты – за 2023 и 2024 годы. Вот почему бухгалтерии нужно знать количество дней отпуска, на которые работник получил право до 31.12.2023 и с 01.01.2024.

С какой даты действуют эти изменения?

Изменения в правилах исчисления компесации за неиспользованный отпуск вступили в силу 12.09.2023. До этой даты в приказе об увольнении указывалось общее количество дней неиспользованных отпусков, за которые выплачивается компенсация. Например, следующим образом: «Выплатить компенсацию за 10 календарных дней неиспользованного ежегодного отпуска».

Но с появлением изменений в Порядке № 100 в профессиональных группах в социальных сетях между бухгалтерами и кадровиками возникла дискуссия на эту тему.

Так в каком формате теперь следует указывать количество дней неиспользованного отпуска в приказе об увольнении работника?

Мы считаем, что работодатель самостоятельно решает, как в приказе об увольнении указывать количество дней неиспользованных отпусков:

• в целом или за каждый рабочий год в отдельности;
• отдельно по состоянию на 31.12.2023 и по состоянию на 01.01.2024;
• вообще не указывать.

Объясним свою позицию.

Приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489 утверждена типовая форма П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)» (далее – Приказ № 489; приказ об увольнении). И в этой типовой форме не предусмотрен такой реквизит, как количество дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации на день увольнения.

Позже Государственная служба статистики в письме от 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122 о ведении первичного учета по типовым формам разъяснила, что в соответствии со ст. 14 Закона от 17.09.1992 № 2614-XII «О государственной статистике» органы госстата обязаны, в частности, утверждать отчетно-статистическую документацию статистических наблюдений, а также типовые формы первичной учетной документации, необходимой для их проведения.

Эта норма из ст. 14 Закона была исключена в октябре 2012 года, но на дату утверждения типовых форм первичной учетной документации по статистике труда, в частности, типовой формы № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)», она действовала.

Типовые формы, говорится в письме, разработаны для систематизации и определения стандартного унифицированного перечня показателей, необходимых для составления форм государственных статистических наблюдений по труду, а также облегчения ведения их (в частности, в электронной форме) респондентами (предприятиями, учреждениями, организациями).

Требования к составлению типовых форм, по мнению Госстата, предусматривают обязательность ведения респондентами первичного учета показателей, указанных в этих формах. При этом под «обязательностью» следует понимать, прежде всего, не вопрос обязательности использования типовых форм, а необходимость ведения первичного учета в целом.

Из этого разъяснения Госстата можем сделать следующие выводы:

• типовые формы первичной учетной документации по статистике труда не обязательны к применению. Предприятия вправе воспользоваться своими бланками приказов;
• типовые формы предполагают минимальный набор показателей, необходимых для ведения первоначального учета. Предприятия вправе расширить количество таких показателей.

Следовательно, если работодатель пользуется типовыми формами первичной учетной документации по статистике труда, утвержденными Приказом № 489, он не будет указывать количество дней неиспользованных отпусков в типовой форме № П-4 – и это будет правильно.

Но работодатели в большинстве своем пользуются бланками приказов, которые разрабатывают самостоятельно с учетом норм ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». А ДСТУ 4163:2020 не определяет содержание организационно-распорядительной документации, только устанавливает требования:

• к составу реквизитов документа;
• содержанию и местоположению реквизитов в документе;
• бланкам и оформлению документов;
• изготовлению документов.

Таким работодателям следует обратиться к Правилам организации деловодства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов определены гл. 10 разд. II Правил № 1000/5. И хотя в п. 7 дана общая характеристика распорядительных документов по кадровым вопросам (личному составу), конкретное содержание таких документов не приведено. Более того, в п. 2 определено, что распорядительные документы (приказы) по кадровым вопросам могут быть составлены на основании межотраслевых типовых унифицированных форм.

Отсюда следует, что компании без помощи других определяют содержание распорядительных документов, в том числе приказов об увольнении. И количество дней неиспользованных отпусков не является обязательной составляющей приказа об увольнении.

Подтверждение этому находим в письме Минэкономики от 26.02.2024 № 4707-05/14491-09. Министерство разъяснило, что предприятия, учреждения, организации самостоятельно определяют в инструкциях по делопроизводству правила и порядок составления и оформления внутренних нормативно-распорядительных документов с соблюдением требований норм законодательства.

Какой вариант оформления приказа об увольнении работника будет приемлем как для отдела кадров, так и для бухгалтерии?

Бухгалтеры заинтересованы в том, чтобы знать количество дней неиспользованных отпусков по состоянию на 31.12.2023 и по состоянию на 01.01.2024 (мы объяснили, почему), а кадровики ведут учет таких дней за каждый рабочий год.

Как именно оформлять приказ об увольнении работника – дело работодателя (см. выше).

Но в любом случае работодатель локальным распоряжением должен определить, каким способом и в каком виде в бухгалтерию от кадровой службы будет поступать информация о количестве дней не использованных работником отпусков по состоянию на 31.12.2023 и по состоянию на 01.01.2024.