Оформление номенклатуры дел юридического лица

В статье рассмотрим, что такое номенклатура дел, каждое ли юридическое лицо должно ее составлять, какие основания для разработки и оформления номенклатуры дел, как сделать итоговую запись и создать номенклатуру дел в электронной форме. Также приведем образец формы номенклатуры и ее итоговой записи.

Что такое номенклатура дел

Согласно определению, приведенному в ст. 1 Закона от 24.12.1993 № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814), номенклатура дел – это обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень заголовков дел, формирующихся в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.

Как предусмотрено ст. 32 Закона № 3814, все юрлица обязаны:

• обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы ценности в документе в порядке, установленном данным Законом;
• согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета или райгосадминистрации в зависимости от места регистрации этого лица в течение года со дня регистрации юрлица в установленном законодательством порядке.

Заметим, что центральные государственные архивы, местные государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов в рамках своих полномочий имеют право, в частности, проверять работу архивных подразделений и служб делопроизводства предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности для контроля за соблюдением законодательства о Национальном архивном фонде (далее – НАФ) и архивных учреждениях. И делают это они путем проведения плановых и внеплановых проверок (ст. 42 Закона № 3814).

Законодатель и основания для составления номенклатуры дел

Требования к разработке и оформлению номенклатуры дел установлены гл. 1 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Особенности составления номенклатуры дел в электронной форме при введении юрлицом системы электронного документооборота (далее – СЭД) определены Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5 (далее № 1886/5).

При оформлении номенклатуры дел для определения сроков хранения документов юрлица следует пользоваться Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее – Перечень № 578/5).

Для правильного оформления номенклатуры дел необходимо применять Типовую инструкцию по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, утвержденную постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55.

Порядок оформления номенклатуры дел

Юрлицо составляет и ведет номенклатуры дел структурных подразделений и сводную номенклатуру дел. Сначала разрабатываются номенклатуры дел структурных подразделений, а уже на их основании – сводные (п. 8 гл. I разд. IV Правил № 1000/5).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, не позднее 15 ноября текущего года (подробнее об этом читайте в статье «Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!»).

Как заполнить графы номенклатуры дел?

В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения содержит индекс структурного подразделения юрлица (по штатному расписанию) и порядковый номер дела внутри подразделения. Например, 05-10, где 05 – индекс самостоятельного отдела, 10 – порядковый номер дела, или 04.1-08, где 04.1 – индекс отдела в составе управления, 08 – порядковый номер дела.

В графе 2 приводятся заголовки дел (томов, частей), которые должны быть четко, в сжатой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Обращаем внимание! Не разрешается употреблять в заголовках дел неконкретные формулировки («материалы», «общая переписка», «входящая корреспонденция», «исходящая корреспонденция», «финансовая документация» и т. п.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года, когда известно количество сформированных томов, частей дела.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по типовым, ведомственным (отраслевым) перечням документов с указанием сроков их хранения (далее – перечни документов), типовым и примерным номенклатурам дел. Допускается ссылка на ряд статей перечня документов (в т. ч. различные перечни, если используются типовой и отраслевой). При этом срок хранения указывается в соответствии со статьей, устанавливающей наибольший срок хранения.

Для дел, сформированных из тиражированных копий документов, устанавливается срок хранения «Пока существует необходимость» независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения) без ссылки на статью соответствующего перечня документов.

Срок хранения дела «Для служебного пользования» не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

В графе 5 «Примечание» делаются пометки:

• о переходящих делах;
• форме создания документов дела (электронное, бумажное, смешанное);
• должностных лицах, ответственных за формирование дел;
• передаче дел в архив учреждения или другие учреждения для их продления и т. п.

Для документов, не предусмотренных Перечнем № 578/5, сроки хранения устанавливают на основании их изучения экспертной комиссией (далее – ЭК) юрлица.

Сводную номенклатуру дел юрлица в конце каждого года (ежегодно) пересматривают и уточняют. Утвержденная руководителем юрлица номенклатура вводится в действие с 1 января нового года.

С кем и как часто согласовывается номенклатура дел юрлица?

Номенклатура дел юрлица подлежит согласованию с соответствующим госархивом или одобрению органом вышестоящего уровня один раз в пять лет или безотлагательно в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы юрлица, утраты силы типовым (отраслевым) перечнем документов (п. 15) гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

В скольких экземплярах составляется сводная номенклатура?

Сводная номенклатура дел юрлица составляется в четырех экземплярах:

• первый экземпляр хранится в службе делопроизводства;
• второй – используется службой делопроизводства как рабочий;
• третий – передается в архив учреждения для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;
• четвертый – направляется в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета или орган вышестоящего уровня.

К сведению: учреждения, в процессе деятельности которых не создаются документы НАФ, составляют номенклатуру дел в трех экземплярах, если у них нет органа вышестоящего уровня.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000/5 (см. образец 1).

Образец 1

Итоговая запись номенклатуры дел

Согласно п. 20 гл. І разд. IV Правил № 1000/5 в конце года номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры юридического лица закрываются итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел (см. образец 2).

Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают лица, ответственные за организацию делопроизводства в своих подразделениях, и передают их в службу делопроизводства (в случае ее отсутствия – в отдел кадров) юрлица.

Руководитель отдела сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись и уведомляет руководителя архивного подразделения (или лицо, ответственное за архив юрлица) о фактическом наличии дел, заведенных за год. Форма уведомления не определена, поэтому ее оформляют произвольно.

Образец 2

Номенклатура дел электронного документооборота

На сегодняшний день большинство юрлиц осуществляют документирование в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи, квалифицированной электронной печати и квалифицированной электронной отметки времени. Номенклатура дел в случае введения СЭД составляется согласно гл. 5 разд. IV Правил № 1886/5.

В сводную номенклатуру дел учреждения включаются дела, которые формируются только по оригиналам электронных документов. Для этого в графе «Примечание» номенклатуры дел учреждения проставляется отметка «ЭД».

Графы таблицы заполняются так же, как и в бумажной форме, за исключением того, что в графе 5 делаются отметки дополнительно о делах, ведущихся в бумажной форме.

Сводная номенклатура дел, подготовленная в электронной форме, печатается соответствующими средствами ИАС учреждения для одобрения ЭК учреждения, согласования экспертно-проверочной комиссией госархива или одобрения ЭК органа вышестоящего уровня (при наличии) и утверждения руководителем учреждения.

Ежегодно (не позднее декабря) служба делопроизводства производит уточнение (изменение) сводной номенклатуры дел учреждения в электронной форме с помощью автоматизированных средств, функционирующих в учреждении, на основании подготовленных к тому времени электронных номенклатур дел структурных подразделений (п. 5 гл. 5 разд. IV Правил №1886/5).

Сколько экземпляров номенклатуры дел должно быть?

Номенклатуру дел предприятия составляйте в четырех экземплярах (п. 17 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5): 

• первый экземпляр сводной номенклатуры дел хранят в службе делопроизводства;
• второй — служба делопроизводства использует в качестве рабочего;
• третий — передают в архив предприятия для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;
• четвертый — отправляют в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета или вышестоящего органа.

Выводы

Номенклатура дел является обязательным документом для каждого юридического лица, независимо от формы собственности. Сводная номенклатура дел юрлица составляется на основе номенклатуры структурных подразделений. В конце делопроизводительного года в сводную номенклатуру дел необходимо внести итоговую запись.