Оформление номенклатуры дел юридического лица

В статье рассмотрим, что такое номенклатура дел, каждое ли юридическое лицо должно ее составлять, какие основания для разработки и оформления номенклатуры дел, как сделать итоговую запись и создать номенклатуру дел в электронной форме. Также приведем образец формы номенклатуры и ее итоговой записи.

Что такое номенклатура дел

Согласно определению, приведенному в ст. 1 Закона от 24.12.1993 № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814), номенклатура дел – это обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень заголовков дел, формирующихся в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.

Как предусмотрено ст. 32 Закона № 3814, все юрлица обязаны:

• обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы ценности в документе в порядке, установленном данным Законом;
• согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета или райгосадминистрации в зависимости от места регистрации этого лица в течение года со дня регистрации юрлица в установленном законодательством порядке.

Заметим, что центральные государственные архивы, местные государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов в рамках своих полномочий имеют право, в частности, проверять работу архивных подразделений и служб делопроизводства предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности для контроля за соблюдением законодательства о Национальном архивном фонде (далее – НАФ) и архивных учреждениях. И делают это они путем проведения плановых и внеплановых проверок (ст. 42 Закона № 3814).

Законодатель и основания для составления номенклатуры дел

Требования к разработке и оформлению номенклатуры дел установлены гл. 1 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Особенности составления номенклатуры дел в электронной форме при введении юрлицом системы электронного документооборота (далее – СЭД) определены Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5 (далее № 1886/5).

При оформлении номенклатуры дел для определения сроков хранения документов юрлица следует пользоваться Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее – Перечень № 578/5).

Для правильного оформления номенклатуры дел необходимо применять Типовую инструкцию по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, утвержденную постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55.

Порядок оформления номенклатуры дел

Юрлицо составляет и ведет номенклатуры дел структурных подразделений и сводную номенклатуру дел. Сначала разрабатываются номенклатуры дел структурных подразделений, а уже на их основании – сводные (п. 8 гл. I разд. IV Правил № 1000/5).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, не позднее 15 ноября текущего года (подробнее об этом читайте в статье «Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!»).

Как заполнить графы номенклатуры дел?

В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения содержит индекс структурного подразделения юрлица (по штатному расписанию) и порядковый номер дела внутри подразделения. Например, 05-10, где 05 – индекс самостоятельного отдела, 10 – порядковый номер дела, или 04.1-08, где 04.1 – индекс отдела в составе управления, 08 – порядковый номер дела.

В графе 2 приводятся заголовки дел (томов, частей), которые должны быть четко, в сжатой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Обращаем внимание! Не разрешается употреблять в заголовках дел неконкретные формулировки («материалы», «общая переписка», «входящая корреспонденция», «исходящая корреспонденция», «финансовая документация» и т. п.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года, когда известно количество сформированных томов, частей дела.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по типовым, ведомственным (отраслевым) перечням документов с указанием сроков их хранения (далее – перечни документов), типовым и примерным номенклатурам дел. Допускается ссылка на ряд статей перечня документов (в т. ч. различные перечни, если используются типовой и отраслевой). При этом срок хранения указывается в соответствии со статьей, устанавливающей наибольший срок хранения.

Для дел, сформированных из тиражированных копий документов, устанавливается срок хранения «Пока существует необходимость» независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения) без ссылки на статью соответствующего перечня документов.

Срок хранения дела «Для служебного пользования» не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

В графе 5 «Примечание» делаются пометки:

• о переходящих делах;
• форме создания документов дела (электронное, бумажное, смешанное);
• должностных лицах, ответственных за формирование дел;
• передаче дел в архив учреждения или другие учреждения для их продления и т. п.

Для документов, не предусмотренных Перечнем № 578/5, сроки хранения устанавливают на основании их изучения экспертной комиссией (далее – ЭК) юрлица.

Сводную номенклатуру дел юрлица в конце каждого года (ежегодно) пересматривают и уточняют. Утвержденная руководителем юрлица номенклатура вводится в действие с 1 января нового года.

С кем и как часто согласовывается номенклатура дел юрлица?

Номенклатура дел юрлица подлежит согласованию с соответствующим госархивом или одобрению органом вышестоящего уровня один раз в пять лет или безотлагательно в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы юрлица, утраты силы типовым (отраслевым) перечнем документов (п. 15) гл. І разд. IV Правил № 1000/5).

В скольких экземплярах составляется сводная номенклатура?

Сводная номенклатура дел юрлица составляется в четырех экземплярах:

• первый экземпляр хранится в службе делопроизводства;
• второй – используется службой делопроизводства как рабочий;
• третий – передается в архив учреждения для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;
• четвертый – направляется в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета или орган вышестоящего уровня.

К сведению: учреждения, в процессе деятельности которых не создаются документы НАФ, составляют номенклатуру дел в трех экземплярах, если у них нет органа вышестоящего уровня.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000/5 (см. образец 1).

Образец 1

Итоговая запись номенклатуры дел

Согласно п. 20 гл. І разд. IV Правил № 1000/5 в конце года номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры юридического лица закрываются итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел (см. образец 2).

Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают лица, ответственные за организацию делопроизводства в своих подразделениях, и передают их в службу делопроизводства (в случае ее отсутствия – в отдел кадров) юрлица.

Руководитель отдела сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись и уведомляет руководителя архивного подразделения (или лицо, ответственное за архив юрлица) о фактическом наличии дел, заведенных за год. Форма уведомления не определена, поэтому ее оформляют произвольно.

Образец 2

Номенклатура дел электронного документооборота

На сегодняшний день большинство юрлиц осуществляют документирование в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи, квалифицированной электронной печати и квалифицированной электронной отметки времени. Номенклатура дел в случае введения СЭД составляется согласно гл. 5 разд. IV Правил № 1886/5.

В сводную номенклатуру дел учреждения включаются дела, которые формируются только по оригиналам электронных документов. Для этого в графе «Примечание» номенклатуры дел учреждения проставляется отметка «ЭД».

Графы таблицы заполняются так же, как и в бумажной форме, за исключением того, что в графе 5 делаются отметки дополнительно о делах, ведущихся в бумажной форме.

Сводная номенклатура дел, подготовленная в электронной форме, печатается соответствующими средствами ИАС учреждения для одобрения ЭК учреждения, согласования экспертно-проверочной комиссией госархива или одобрения ЭК органа вышестоящего уровня (при наличии) и утверждения руководителем учреждения.

Ежегодно (не позднее декабря) служба делопроизводства производит уточнение (изменение) сводной номенклатуры дел учреждения в электронной форме с помощью автоматизированных средств, функционирующих в учреждении, на основании подготовленных к тому времени электронных номенклатур дел структурных подразделений (п. 5 гл. 5 разд. IV Правил №1886/5).

Выводы

Номенклатура дел является обязательным документом для каждого юридического лица, независимо от формы собственности. Сводная номенклатура дел юрлица составляется на основе номенклатуры структурных подразделений. В конце делопроизводительного года в сводную номенклатуру дел необходимо внести итоговую запись.