Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Номенклатура справ структурного підрозділу: встигніть до 15 листопада!

Кожен структурний підрозділ юридичної особи має розробити номенклатуру справ. На основі таких номенклатур формується та затверджується зведена номенклатура справ юрособи. Читайте у статті, що таке номенклатура справ, кому і в які строки її необхідно розробити.


Що таке номенклатура справ?

Порядок складання та затвердження номенклатури справ встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями (далі – установа) незалежно від форм власності (п. 1 розд. І «Загальні положення»).

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Наприкінці кожного діловодного року номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів установи зводять в єдину, після чого за необхідності уточнюють, вносять зміни.

Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

Різні види номенклатури справ, а також порядок їх складання та затвердження розглянуто у гл. 1 «Складання номенклатури справ» розд. ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5.

Як сформувати номенклатуру справ?

Спочатку структурні підрозділи установи формують номенклатуру справ свого підрозділу.

У якій строк потрібно розробити номенклатуру справ?

Номенклатура справ структурного підрозділу має бути розроблена не пізніше 15 листопада поточного року.

Хто формує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ формує посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які працюють у цьому підрозділі.

Хто візує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу та візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за ведення архіву), як це передбачено у формі додатка 11 до Правил № 1000/5 (див. зразок) (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Для чого структурні підрозділи складають номенклатури справ?

На основі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства установи формує зведену номенклатуру справ установи. У подальшому структурні підрозділи установи отримують для використання в роботі засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

Куди передається номенклатура справ?

Розроблена номенклатура справ структурного підрозділу має бути підписана керівником підрозділу, схвалена експертною комісією підрозділу, якщо таку комісію створено, та погоджена з керівником архівного підрозділу установи.

Після цього номенклатура справ відділу передають до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ.

Зразок

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про
відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Отже! До 15 листопада 2023 року кожному структурному підрозділу установи необхідно розробити номенклатуру справ структурного підрозділу та передати її до відділу діловодства установи.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Статті за темою
09.09.2025
Як оподатковується сума компенсації за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб?
Розглянуто, чи нараховуються податки на суму компенсації за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб. Підприємство прийняло на роботу внутрішньо переміщену особу. Чи нараховувати податки на суму отриманої компенсації за її працевлаштування? Розглянемо це питання детально. Порядок компенсації за ...
08.09.2025
Вихідна допомога при звільнені: розмір, розрахунок, оподаткування
Як відомо, у день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний виплатити всі належні йому суми, зокрема зарплату за відпрацьований час та інші виплати за час роботи, грошову компенсацію за невикористану відпустку та, звісно, вихідну допомогу, якщо це передбачено законодавством чи колдоговор...
08.09.2025
Індексація зарплати у вересні 2025 року
У статті розглянуто особливості проведення індексації зарплати в серпні 2025 року та наведено кілька практичних прикладів. Уже три місяці поспіль коефіцієнти індексації не змінюються. Цьогоріч право на індексацію виникло в липні для тих працівників, яким не підвищували оклади (ставки) з березня 2025...
Популярне
20.06.2025
Резерв сумнівних боргів: у яких випадках підприємству вигідно його створювати
Розповімо, які підприємства можуть оптимізувати податок на прибуток шляхом створення резерву сумнівних боргів та як правильно сформувати цей резерв, щоб не було претензій з боку контролюючих органів. У чому полягає проблема: оптимізація об’єкта обкладення податком на прибуток для деяких підпри...
18.08.2025
Облік витрат на створення вебсайту
У статті розповімо, що таке вебсайт та як відображати в бухгалтерському та податковому обліку витрати на його створення. Сьогодні вебсайти використовуються з різними цілями. Деякі виконують тільки представницькі функції. Це може бути, наприклад, сайт-візитка – електронний аналог традиційної ...
20.06.2025
Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу
У статті розповімо про порядок формування резерву відпусток і регулярність його перегляду. Чи треба щомісячно інвентаризувати резерв? Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства...
Нове
09.09.2025
Як оподатковується сума компенсації за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб?
Розглянуто, чи нараховуються податки на суму компенсації за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб. Підприємство прийняло на роботу внутрішньо переміщену особу. Чи нараховувати податки на суму отриманої компенсації за її працевлаштування? Розглянемо це питання детально. Порядок компенсації за ...
08.09.2025
Вихідна допомога при звільнені: розмір, розрахунок, оподаткування
Як відомо, у день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний виплатити всі належні йому суми, зокрема зарплату за відпрацьований час та інші виплати за час роботи, грошову компенсацію за невикористану відпустку та, звісно, вихідну допомогу, якщо це передбачено законодавством чи колдоговор...
08.09.2025
Індексація зарплати у вересні 2025 року
У статті розглянуто особливості проведення індексації зарплати в серпні 2025 року та наведено кілька практичних прикладів. Уже три місяці поспіль коефіцієнти індексації не змінюються. Цьогоріч право на індексацію виникло в липні для тих працівників, яким не підвищували оклади (ставки) з березня 2025...
Кращі матеріали