Номенклатура справ структурного підрозділу: як оформити

Кожен структурний підрозділ юридичної особи має розробити номенклатуру справ. На основі таких номенклатур формується та затверджується зведена номенклатура справ юрособи. Читайте у статті, що таке номенклатура справ, кому і в які строки її необхідно розробити.

Що таке номенклатура справ?

Порядок складання та затвердження номенклатури справ встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями (далі – установа) незалежно від форм власності (п. 1 розд. І «Загальні положення»).

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Наприкінці кожного діловодного року номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів установи зводять в єдину, після чого за необхідності уточнюють, вносять зміни.

Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

Різні види номенклатури справ, а також порядок їх складання та затвердження розглянуто у гл. 1 «Складання номенклатури справ» розд. ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5.

Як сформувати номенклатуру справ структурного підрозділу?

Спочатку структурні підрозділи установи формують номенклатуру справ свого підрозділу. Після чого вже може бути сформована номенклатура справ установи. 

У якій строк потрібно розробити номенклатуру справ?

Номенклатура справ структурного підрозділу має бути розроблена не пізніше 15 листопада поточного року.

Хто формує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ формує посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які працюють у цьому підрозділі.

Хто візує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу та візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за ведення архіву), як це передбачено у формі додатка 11 до Правил № 1000/5 (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Для чого структурні підрозділи складають номенклатури справ?

На основі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства установи формує зведену номенклатуру справ установи. У подальшому структурні підрозділи установи отримують для використання в роботі засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

За якою формою складається номенклатура справ структурного підрозділу?

Номенклатури справ структурних підрозділів установи складається за формою, наведеною в додатку 11 до Правил № 1000/5.

Куди передається номенклатура справ?

Розроблена номенклатура справ структурного підрозділу має бути підписана керівником підрозділу, схвалена експертною комісією підрозділу, якщо таку комісію створено, та погоджена з керівником архівного підрозділу установи (за наявності).

Після цього номенклатура справ відділу передають до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ.