Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Номенклатура справ структурного підрозділу: встигніть до 15 листопада!

Кожен структурний підрозділ юридичної особи має розробити номенклатуру справ. На основі таких номенклатур формується та затверджується зведена номенклатура справ юрособи. Читайте у статті, що таке номенклатура справ, кому і в які строки її необхідно розробити.


Що таке номенклатура справ?

Порядок складання та затвердження номенклатури справ встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями (далі – установа) незалежно від форм власності (п. 1 розд. І «Загальні положення»).

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Наприкінці кожного діловодного року номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів установи зводять в єдину, після чого за необхідності уточнюють, вносять зміни.

Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

Різні види номенклатури справ, а також порядок їх складання та затвердження розглянуто у гл. 1 «Складання номенклатури справ» розд. ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5.

Як сформувати номенклатуру справ?

Спочатку структурні підрозділи установи формують номенклатуру справ свого підрозділу.

У якій строк потрібно розробити номенклатуру справ?

Номенклатура справ структурного підрозділу має бути розроблена не пізніше 15 листопада поточного року.

Хто формує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ формує посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які працюють у цьому підрозділі.

Хто візує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу та візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за ведення архіву), як це передбачено у формі додатка 11 до Правил № 1000/5 (див. зразок) (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Для чого структурні підрозділи складають номенклатури справ?

На основі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства установи формує зведену номенклатуру справ установи. У подальшому структурні підрозділи установи отримують для використання в роботі засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

Куди передається номенклатура справ?

Розроблена номенклатура справ структурного підрозділу має бути підписана керівником підрозділу, схвалена експертною комісією підрозділу, якщо таку комісію створено, та погоджена з керівником архівного підрозділу установи.

Після цього номенклатура справ відділу передають до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ.

Зразок

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про
відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Отже! До 15 листопада 2023 року кожному структурному підрозділу установи необхідно розробити номенклатуру справ структурного підрозділу та передати її до відділу діловодства установи.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Статті за темою
27.10.2025
Стаж: види, обчислення та умови зарахування
У статті з’ясовуємо, які є види стажу, за якими правилами він обчислюється та за яких умов зараховується. Від стажу роботи залежить право працівника на пільги, пов’язані з трудовою діяльністю, соціальним і пенсійним забезпеченням. Види стажу визначаються різними нормативно-правовими акта...
24.10.2025
Трудовий договір з нефіксованим робочим часом: що потрібно знати роботодавцеві
У статті розглянуто правила й особливості укладення трудових договорів з нефіксованим робочим часом. Трудовий договір з нефіксованим робочим часом порівняно недавно з'явився в трудовому законодавстві: 2022 року було внесено відповідні зміни до Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Т...
21.10.2025
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: оформлення та перенесення
У цій статті розглядаємо порядок надання та оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологах, а також за яких умов можна поділити таку відпустку та перенести на інший період і як це оформити. Питання надання та оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (дехто все ще н...
Популярне
24.10.2025
Облік шин та акумуляторів
У статті розглянемо: до якого виду активів належать шини й акумулятори – оборотних чи необоротних; як вести облік їх придбання, заміни та списання; що потрібно зробити, щоб не сплачувати екоподаток з шин та акумуляторів (відходів). Із цієї статті ви дізнаєтеся: до якого виду активів належа...
18.08.2025
Облік витрат на створення вебсайту
У статті розповімо, що таке вебсайт та як відображати в бухгалтерському та податковому обліку витрати на його створення. Сьогодні вебсайти використовуються з різними цілями. Деякі виконують тільки представницькі функції. Це може бути, наприклад, сайт-візитка – електронний аналог традиційної па...
23.10.2025
Як відобразити в обліку надлишки активів в платників податку на прибуток та єдинників
У статті розглянемо особливості обліку надлишків основних засобів, нематеріальних активів і запасів у розрізі бухгалтерського обліку, податку на прибуток та єдиного податку. У процесі інвентаризації підприємство може виявити надлишки активів, які необхідно взяти на баланс, відобразивши цю операцію...
Нове
29.10.2025
Працівнику оплатили період навчальних військових зборів: як відобразити в додатку Д1 до Податкового розрахунку
Працівника призвали на навчальні військові збори на період з вересня до жовтня. Виплату середньої зарплати за час зборів здійснили у вересні 2025 року за весь період. Як відображати такий дохід у додатку Д1 до Податкового розрахунку? Практична ситуація. Працівника призвали на навчальні військов...
27.10.2025
Стаж: види, обчислення та умови зарахування
У статті з’ясовуємо, які є види стажу, за якими правилами він обчислюється та за яких умов зараховується. Від стажу роботи залежить право працівника на пільги, пов’язані з трудовою діяльністю, соціальним і пенсійним забезпеченням. Види стажу визначаються різними нормативно-правовими акта...
24.10.2025
Юрособа придбала земельну ділянку у фізособи: як визначити базу оподаткування для утримання ПДФО та військового збору?
Розповімо, як визначити базу оподаткування доходу фізособи від продажу юрособі земельної ділянки та чи можна використовувати як оціночну вартість ділянки її НГО. Найбільше запитань у разі купівлі земельних ділянок у фізосіб виникає у юросіб під час визначення бази обкладення ПДФО і військовим збо...
Кращі матеріали