Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Номенклатура справ структурного підрозділу: встигніть до 15 листопада!

Кожен структурний підрозділ юридичної особи має розробити номенклатуру справ. На основі таких номенклатур формується та затверджується зведена номенклатура справ юрособи. Читайте у статті, що таке номенклатура справ, кому і в які строки її необхідно розробити.


Що таке номенклатура справ?

Порядок складання та затвердження номенклатури справ встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями (далі – установа) незалежно від форм власності (п. 1 розд. І «Загальні положення»).

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Наприкінці кожного діловодного року номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів установи зводять в єдину, після чого за необхідності уточнюють, вносять зміни.

Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

Різні види номенклатури справ, а також порядок їх складання та затвердження розглянуто у гл. 1 «Складання номенклатури справ» розд. ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5.

Як сформувати номенклатуру справ?

Спочатку структурні підрозділи установи формують номенклатуру справ свого підрозділу.

У якій строк потрібно розробити номенклатуру справ?

Номенклатура справ структурного підрозділу має бути розроблена не пізніше 15 листопада поточного року.

Хто формує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ формує посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які працюють у цьому підрозділі.

Хто візує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу та візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за ведення архіву), як це передбачено у формі додатка 11 до Правил № 1000/5 (див. зразок) (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Для чого структурні підрозділи складають номенклатури справ?

На основі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства установи формує зведену номенклатуру справ установи. У подальшому структурні підрозділи установи отримують для використання в роботі засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

Куди передається номенклатура справ?

Розроблена номенклатура справ структурного підрозділу має бути підписана керівником підрозділу, схвалена експертною комісією підрозділу, якщо таку комісію створено, та погоджена з керівником архівного підрозділу установи.

Після цього номенклатура справ відділу передають до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ.

Зразок

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про
відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Отже! До 15 листопада 2023 року кожному структурному підрозділу установи необхідно розробити номенклатуру справ структурного підрозділу та передати її до відділу діловодства установи.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Статті за темою
27.05.2025
Середня зарплата для бронювання працівників: як визначати
Щоб отримати статус критично важливого, підприємство має відповідати встановленим критеріям, один із яких стосується розміру середньої зарплати. Як визначити цей показник та які виплати враховуються для його обчислення, читайте у статті. Щоб отримати статус критично важливого, підприємство має відпо...
08.05.2025
Зміни стосовно дистанційної та надомної роботи
З 02.05.2025 набув чинності Закон від 27.03.2025 № 4339-IX «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо удосконалення правового регулювання окремих питань надомної та дистанційної роботи» (далі – Закон № 4339). Розглянемо, які саме зміни запроваджуються та як їх зас...
08.05.2025
Повернення працівника на роботу після військової служби: дії роботодавця
У статті розглянемо, як роботодавцеві оформити повернення працівника на роботу після його звільнення з військової служби. На сьогодні частішають випадки, коли мобілізований працівник звільняється з військової служби та повертається на роботу. Тож у цій статті розповімо: як діяти роботодавцю в раз...
Популярне
05.04.2025
Продовження строку корисного використання повністю замортизованих основних засобів
Ситуація із практики: строк, визначений під час первинного визнання об’єкта основних засобів (далі – ОЗ), уже закінчився, а актив продовжує використовуватися. НП(С)БУ 7 передбачено, що строк корисного використання (експлуатації) об’єкта ОЗ переглядається в разі зміни очікуван...
11.03.2025
Наказ про встановлення норм витрати палива
Якщо ваше підприємство вирішило вдатися до нормування витрат пального або розмірковує, чи доцільно це робити, постараємося спростити для вас це завдання, навівши в статті: зразок наказу про встановлення норм витрати палива; дві причини, чому на підприємстві необхідний такий наказ. Якщо ваше під...
10.03.2025
Списання ПММ: оформлення документів та облік
Для того щоб забезпечити грамотний облік списання пально-мастильних матеріалів (далі – ПММ), бухгалтер повинен мати первинні документи, які фіксують транспортну роботу (пробіг) та фактичні витрати ПММ. Типові форми цих документів законодавчо не затверджено, тож їх можна розробити самостійно. Н...
Нове
30.05.2025
Трудові відносини із внутрішньо переміщеними особами
Термін «внутрішньо переміщена особа» з’явився ще 2014 року після першого вторгнення рф на територію України. А з початку повномасштабної війни в Україні багатьом українцям довелося покинути свої домівки, щоб сховатися від війни чи російської окупації. Про те, як отримати статус та ...
29.05.2025
Норми тривалості робочого часу та важливі події в червні 2025 року
Яка норма тривалості робочого часу в червні 2025 року? Важливі кадрові дії червня Зверніть увагу, що 6 червня – останній день подання Звіту із праці за формою № 1-ПВ (місячна) за травень 2025 року до територіального органу Держстату. Про порядок подання та форму такого звіту читайте у статті ...
27.05.2025
Середня зарплата для бронювання працівників: як визначати
Щоб отримати статус критично важливого, підприємство має відповідати встановленим критеріям, один із яких стосується розміру середньої зарплати. Як визначити цей показник та які виплати враховуються для його обчислення, читайте у статті. Щоб отримати статус критично важливого, підприємство має відпо...
Кращі матеріали