Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Номенклатура справ структурного підрозділу: встигніть до 15 листопада!

Кожен структурний підрозділ юридичної особи має розробити номенклатуру справ. На основі таких номенклатур формується та затверджується зведена номенклатура справ юрособи. Читайте у статті, що таке номенклатура справ, кому і в які строки її необхідно розробити.


Що таке номенклатура справ?

Порядок складання та затвердження номенклатури справ встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями (далі – установа) незалежно від форм власності (п. 1 розд. І «Загальні положення»).

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Наприкінці кожного діловодного року номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів установи зводять в єдину, після чого за необхідності уточнюють, вносять зміни.

Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

Різні види номенклатури справ, а також порядок їх складання та затвердження розглянуто у гл. 1 «Складання номенклатури справ» розд. ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5.

Як сформувати номенклатуру справ?

Спочатку структурні підрозділи установи формують номенклатуру справ свого підрозділу.

У якій строк потрібно розробити номенклатуру справ?

Номенклатура справ структурного підрозділу має бути розроблена не пізніше 15 листопада поточного року.

Хто формує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ формує посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу із залученням фахівців, які працюють у цьому підрозділі.

Хто візує номенклатуру справ?

Номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу та візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за ведення архіву), як це передбачено у формі додатка 11 до Правил № 1000/5 (див. зразок) (п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Для чого структурні підрозділи складають номенклатури справ?

На основі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства установи формує зведену номенклатуру справ установи. У подальшому структурні підрозділи установи отримують для використання в роботі засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

Куди передається номенклатура справ?

Розроблена номенклатура справ структурного підрозділу має бути підписана керівником підрозділу, схвалена експертною комісією підрозділу, якщо таку комісію створено, та погоджена з керівником архівного підрозділу установи.

Після цього номенклатура справ відділу передають до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ.

Зразок

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)
і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про
відділ кадрів

 

До заміни новим

 

05-02

Посадові інструкції
працівників підприємства

 

Постійно

 

...

...

...

...

...

_________________________________________________________

(назва підрозділу)

Посада керівника
структурного підрозділу                   ____________             ______________

(підпис)                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

___________ 20__ року

Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) установи           ____________        _________

(підпис)          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Отже! До 15 листопада 2023 року кожному структурному підрозділу установи необхідно розробити номенклатуру справ структурного підрозділу та передати її до відділу діловодства установи.

Зразок. Номенклатура справ.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Статті за темою
07.07.2025
У липні 2025 року відновлюється індексація зарплати
У статті викладено загальні правила індексації зарплати та особливості її проведення в липні 2025 року. Як відомо, з січня 2025 року індексацію «обнулили», і для всіх цей місяць став «базовим» для проведення індексації (див. лист Мінсоцполітики від 10.12.2024 № 105/0/214-24)....
07.07.2025
Виїзд заброньованих працівників за кордон у відпустку: чи можливо?
У консультації з’ясовуємо, чи можуть заброньовані працівники виїжджати за кордон у відпустку, та аналізуємо роз'яснення держорганів із цього питання. Як відомо, під час воєнного стану виїзд за кордон чоловіків віком від 18 до 60 років обмежений. Водночас прямої норми, яка чітко забороняє виїзд...
04.07.2025
Чи можна виправити помилку в Повідомленні про прийняття на роботу через тривалий час?
Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на роботу помилково зазначили, що за сумісництвом. Помилку виявили через два місяці. Як бути? Практична ситуація Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на...
Популярне
20.06.2025
Резерв сумнівних боргів: у яких випадках підприємству вигідно його створювати
Розповімо, які підприємства можуть оптимізувати податок на прибуток шляхом створення резерву сумнівних боргів та як правильно сформувати цей резерв, щоб не було претензій з боку контролюючих органів. У чому полягає проблема: оптимізація об’єкта обкладення податком на прибуток для деяких підпри...
20.06.2025
Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу
У статті розповімо про порядок формування резерву відпусток і регулярність його перегляду. Чи треба щомісячно інвентаризувати резерв? Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства...
20.06.2025
Резерв на виконання гарантійних забов'язань: хто повинен створювати та в чому вигода
У статті розповімо, як знання стандартів бухобліку допомагають оптимізувати базу обкладення податком на прибуток. Також поговоримо про формування резерву на виконання гарантійних зобов’язань. Корисна норма бухобліку: згідно з п. 13–18 НП(С)БО 11 «Зобов'язання» підприємствам д...
Нове
11.07.2025
Якщо заборгованість із зарплати виплачується у липні 2025 року
Компенсація громадянам втрати частини доходів у зв’язку з порушенням строків їх виплати провадиться в разі затримки виплати доходів на один і більше календарних місяців відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 21.02.2001 № 159. Сума компенсації обчислюється як добуток нарахован...
07.07.2025
Оплата лікарняного в разі звільнення працівника
У консультації відповідаємо на запитання, чи оплачується листок непрацездатності, якщо працівник звільняється. Практична ситуація Чи оплачувати працівнику листок непрацездатності, якщо він звільняється з підприємства? Чи компенсує відповідні страхові виплати ПФУ та з якого дня? Право на страхові в...
07.07.2025
У липні 2025 року відновлюється індексація зарплати
У статті викладено загальні правила індексації зарплати та особливості її проведення в липні 2025 року. Як відомо, з січня 2025 року індексацію «обнулили», і для всіх цей місяць став «базовим» для проведення індексації (див. лист Мінсоцполітики від 10.12.2024 № 105/0/214-24)....
Кращі матеріали