Оформляємо накази про прийняття на роботу

Видання наказів про прийняття на роботу – важлива складова діяльності будь-якого роботодавця. Варто пам’ятати, що правильне оформлення відносин із найманими працівниками позитивно вплине на багато аспектів, а помилки в кадрових документах обійдуться дорого в прямому сенсі. Адже за порушення трудового законодавства до роботодавців можуть застосувати серйозні штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, а до посадових осіб роботодавця – адміністративні штрафи, встановлені ст. 41 КУпАП. Ми розповімо, як оформляти накази про прийняття на роботу у різних ситуаціях.

Загальні вимоги

Працівник не може бути допущений до роботи без попереднього укладання з ним трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та повідомлення органу ДПС про прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Як бачимо, наказ чи розпорядження про прийняття на роботу – це обов’язковий документ, яким роботодавець може підтвердити факт оформлення трудового договору із працівником.

Скласти наказ про прийняття на роботу можна за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, або у довільній формі, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, а саме:

• найменування роботодавця (назва підприємства або ПІБ фізособи-підприємця);
• номер і дата наказу;
• ПІБ працівника;
• найменування посади/професії, яку приймають працівника. Увага: це найменування має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010;
• найменування структурного підрозділу, де працюватиме співробітник;
• умови роботи – основна чи сумісництво;
• розмір та умови оплати праці;
• інші умови, що стосуються конкретного випадку (наприклад, неповний робочий час, випробувальний строк, гнучкий графік тощо).

Важливі моменти, про які не можна забувати:

• із наказом необхідно ознайомити працівника під підпис;
• після видання наказу про прийняття на роботу і до моменту, коли працівника буде фактично допущено до роботи, слід повідомити орган ДПС за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Наказ про прийняття на роботу, складений у довільній формі, може мати такий вигляд (див. зразок 1):

Зразок 1

Не забудьте також перед оформленням наказу отримати від працівника не лише заяву, а й усі документи, які він зобов’язаний подати згідно із законодавством (ст. 24 КЗпП), а саме:

• трудову книжку або інформацію про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• паспорт або інший документ, що засвідчує особу працівника;
• довідку органу ДПС про присвоєння ідентифікаційного номера (облікова картка платника податків);
• документи про освіту та стан здоров’я (у випадках, передбачених законодавством);
• документи військового обліку (для військовозобов’язаних та призовників згідно з вимогами Закону від 25.03.1992 № 2232-XII та Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Прийняття на роботу з випробувальним строком

Працівника можна прийняти на роботу з випробувальним строком. Правила встановлення такого строку визначено ст. 26–28 КЗпП.

Так, випробувальний строк установлюється за згодою між роботодавцем та працівником. Умова про встановлення такого строку має бути зафіксована у наказі про прийняття на роботу (див. зразок 2), інакше вона не матиме юридичної сили (ст. 26 КЗпП). Крім того, на практиці інформацію про встановлення випробувального строку працівник відображає у заяві про прийняття на роботу, щоб підтвердити свою згоду на проходження випробування.

Тривалість випробування може становити до 3 місяців, а окремих випадках – до 6 місяців. Для працівників робітничих професій випробувальний строк не може перевищувати одного місяця.

Зразок 2

Оформлення наказу про прийняття сумісника

Можливість роботи за сумісництвом передбачено ч. 2 ст. 21 КЗпП. Ця норма говорить, що працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної та творчої роботи шляхом укладання трудового договору на одному або одночасно на кількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Як бачимо, сумісництво може бути внутрішнім (на одному підприємстві) та зовнішнім (робота у різних роботодавців).

Про прийняття на роботу за сумісництвом можна говорити, коли працівник має основне місце роботи. Проте вимагати від сумісника якихось доказів немає необхідності. На цю обставину звертає увагу Мінпраці у листі від 13.10.2004 № 36-298 .

Також слід пам’ятати, що якщо співробітник, який приймається на роботу, є студентом вишу, а працюватиме у вільний від навчання час, то така робота не вважається сумісництвом. Відповідні роз’яснення Мінпраці можна знайти у листі від 22.03.2006 № 1993/0/14-06/13. Аналогічної точки зору щодо цього питання дотримується і Верховний Суд (див. постанову від 24.12.1999 № 13).

Сумісники, як правило, працюють неповний робочий час (адже у них ще є основна робота). Тому в наказі про прийняття на роботу сумісника слід зазначити режим роботи (див. зразок 3). Зарплату сумісникам нараховують за фактично виконану роботу (ст. 102¹ КЗпП, ст. 19 Закону від 24.03.1995 № 108/95-ВР):

• у разі погодинної оплати праці – за фактично відпрацьований час;
• при відрядній – за фактично виконаний обсяг виробітку.

Виконана за сумісництвом робота має бути відображена в документах первинного бухгалтерського обліку, до яких належить табель обліку робочого часу. А табелі мають відповідати графікам виходу на роботу (див. роз’яснення Мінпраці у листі від 14.04.2004 № 03-2/1228-018-15).

Зразок 3

Прийняття за строковим трудовим договором

Трудовий договір з працівником може бути безстроковим, тобто укладеним на невизначений строк, або строковим (див. зразок 4).

У свою чергу, строковий трудовий договір може бути укладений (ст. 23 КЗпП):

• на визначений строк, узгоджений сторонами;
• на час виконання певної роботи.

Найчастіше працівників приймають на роботу безстроково.

Ухвалюючи рішення про те, який трудовий договір укласти (строковий або безстроковий), роботодавець повинен пам’ятати, що строковий трудовий договір укладається лише в тих випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк виходячи з характеру роботи, умов її виконання або інтересів працівника, а також відповідних законодавчих актів. З цього приводу є роз’яснення Мінпраці у листі від 03.02.2003 № 06/2-4/13, де як приклад зазначено, що строковий трудовий договір, зокрема, може бути укладений на сезонні роботи або за необхідності виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

У разі оформлення працівника за строковим трудовим договором слід враховувати низку нюансів, а саме:

• працівник у заяві має вказати строк, на який укладається трудовий договір. Цей момент також слід відобразити у наказі про прийняття на роботу, з яким працівника необхідно ознайомити під підпис;
• строк договору може бути обмежений не визначеною календарною датою, а настанням певної події (наприклад, на період відпустки для догляду за дитиною основного працівника), і тоді договір буде припинено з дати виходу на роботу основного працівника;
• трудова книжка на працівників, оформлених за строковим трудовим договором, ведеться в тому ж порядку, що й трудові книжки інших основних працівників, тобто у записі про прийняття на роботу не вказується інформація про строковий характер трудових відносин (див. роз’яснення Мінпраці у листі від 29.05.2007 № 126/13/133-07);
• строковий трудовий договір укладається у письмовій формі лише у випадках, прямо передбачених ст. 24 КЗпП (наприклад, при укладенні трудового договору з неповнолітнім), а в усіх інших випадках працівникові достатньо написати заяву, а роботодавцю видати наказ;
• у наказі про прийняття на роботу за строковим трудовим договором обов’язково вказується причина оформлення саме такого договору, щоб потім не виникало спірних моментів. Наприклад, якщо ви приймаєте на роботу співробітника для виконання сезонних робіт, то цю інформацію слід відобразити у наказі.

Зразок 4

Прийняття на роботу з гнучким графіком

Основні моменти щодо встановлення працівнику гнучкого режиму робочого часу в даний час закріплені в ст. 60 КЗпП. У наказі про прийняття на роботу на таких умовах слід зазначити, що працівнику встановлено гнучкий графік (див. зразок 5).

Гнучкий режим робочого часу – це форма організації праці, за якої допускається запровадження режиму роботи, відмінного від визначеного правилами внутрішнього трудового розпорядку, за умови дотримання встановленої норми тривалості робочого часу: денної, тижневої чи на визначений обліковий період (два тижні, місяць тощо).

При гнучкому графіку робочий час зазвичай ділять на три частини:

• фіксований час, коли працівник повинен перебувати на робочому місці та виконувати свої трудові функції;
• змінний час, протягом якого співробітник на власний розсуд визначає періоди, коли він виконуватиме доручену йому роботу (у межах визначеної норми робочого часу);
• час перерви на відпочинок та харчування.

Встановлюючи працівнику гнучкий режим робочого часу, роботодавець повинен враховувати такі моменти:

• такий режим може бути встановлений працівнику безстроково або на певний період часу;
• введення працівнику гнучкого графіка не тягне за собою змін у нормуванні, оплаті праці та не впливає на обсяг трудових прав, але на працівників з таким режимом не поширюється режим роботи, встановлений на підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку;
• роботодавець має забезпечити облік робочого часу працівника;
• під час відряджень працівник із гнучким графіком зобов’язаний підпорядковуватися режиму робочого часу того підприємства, на яке він відряджений;
• у разі виробничої необхідності та/або для виконання невідкладних чи непередбачених завдань роботодавець може тимчасово (на період до одного місяця протягом календарного року) застосувати до працівників із гнучким графіком загальновстановлений на підприємстві графік роботи. При цьому для таких дій не потрібно дотримуватись норм ст. 32 КЗпП (попередження про зміни за два місяці);
• гнучкий режим робочого часу встановлюється працівнику за угодою між працівником та роботодавцем, тому його введення необхідно зафіксувати у письмових документах, зокрема у заяві працівника про прийняття на роботу та у наказі.

Зразок 5

Прийняття на дистанційну роботу

Правила оформлення відносин із працівником при дистанційній роботі визначено ст. 60² КЗпП.

Дистанційна робота – це форма організації праці, при якій робота виконується працівником поза робочими приміщеннями або територією роботодавця, в будь-якому місці на вибір працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій..

Головна особливість такої роботи – прийняття на роботу повинно супроводжуватися укладанням письмового трудового договору (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗпП). Тому в даному випадку при працевлаштуванні недостатньо одержати від працівника заяву про прийняття на роботу та видати відповідний наказ. Потрібно також оформити письмовий документ під назвою «Трудовий договір» (див. зразок 6).

Типову форму трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.

Наказ про прийняття на дистанційну роботу з укладанням письмового трудового договору може мати такий вигляд (див. зразок 6).

Зразок 6

Прийняття на неповний робочий час

Режим неповного робочого часу може встановлюватися не лише сумісникам, але й основним працівникам. У цьому випадку оплата праці провадиться за відпрацьований час (для погодинників) або залежно від виробітку (для відрядників).

Неповний робочий час – це режим робочого часу, який встановлюється за згодою між працівником та роботодавцем у вигляді неповного робочого дня або неповного робочого тижня (ст. 56 КЗпП).

До наказу про прийняття на роботу з неповним робочим часом слід включити графік роботи співробітника (див. зразок 7).

Зразок 7

Висновки

Для оформлення наказів про прийняття на роботу можна скористатися типовою формою № П-1 або скласти наказ у довільній формі, вказавши у ньому всі необхідні відомості. Не забудьте відобразити у наказі всі важливі для вашого випадку моменти: випробувальний строк, особливий режим робочого часу, строк трудового договору (за наявності), дистанційний характер роботи та наявність гнучкого графіка, умови оплати праці. Також обов’язково ознайомте працівника із наказом про прийняття під підпис.