Оформляем приказы о приеме на работу

Издание приказов о приеме на работу – важная составляющая деятельности любого работодателя. Стоит помнить, что правильное оформление отношений с наемными работниками положительно повлияет на многие аспекты, а вот ошибки в кадровых документах обойдутся дорого в прямом смысле. Ведь за нарушение трудового законодательства к работодателям могут применить серьезные штрафы, предусмотренные ст. 265 КЗоТ, а к должностным лицам работодателя – административные штрафы, установленные ст. 41 КУоАП. Мы расскажем, как оформлять приказы о приеме на работу в разных ситуациях.

Общие требования

Работник не может быть допущен к работе без предварительного заключения с ним трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления органа ГНС о приеме на работу (ч. 3 ст. 24 КЗоТ).

Как видим, приказ или распоряжение о приеме на работу – это обязательный документ, которым работодатель может подтвердить факт оформления трудового договора с работником.

Составить приказ о приеме на работу можно по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489, либо в произвольной форме, но с указанием всех необходимых реквизитов, а именно:

• наименование работодателя (название предприятия или Ф. И. О. физлица-предпринимателя);
• номер и дата приказа;
• Ф. И. О. работника;
• наименование должности/профессии, на которую принимают работника. Внимание: это наименование должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010;
• наименование структурного подразделения, где будет работать сотрудник;
• условия работы – основная или совместительство;
• размер и условия оплаты труда;
• другие условия, касающиеся конкретного случая (например, неполное рабочее время, испытательный срок, гибкий график и т. д.).

Важные моменты, о которых нельзя забывать:

• с приказом необходимо ознакомить работника под подпись;
• после издания приказа о приеме на работу и до момента, когда работник будет фактически допущен к работе, следует уведомить орган ГНС по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413.

Приказ о приеме на работу, составленный в произвольной форме, может выглядеть так (см. образец 1):

Образец 1

______________________

Не забудьте также перед оформлением приказа получить от работника не только заявление, но и все документы, которые он обязан представить по законодательству (ст. 24 КЗоТ), а именно:

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;
• справку органа ГНС о присвоении идентификационного номера (учетная карточка налогоплательщика);
• документы об образовании и состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством);
• документы воинского учета (для военнообязанных и призывников согласно требованиям Закона от 25.03.1992 № 2232-XII и Порядка организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Прием на работу с испытательным сроком

Работник может быть принят на работу с испытательным сроком. Правила установления такого срока определены ст. 26–28 КЗоТ.

Так, испытательный срок устанавливается по соглашению между работодателем и работником. Условие об установлении такого срока должно быть зафиксировано в приказе о приеме на работу (см. образец 2), иначе оно не будет иметь юридической силы (ст. 26 КЗоТ). Кроме того, на практике информацию об установлении испытательного срока работник отражает в заявлении о приеме на работу, чтобы подтвердить свое согласие на прохождение испытания.

Продолжительность испытания может составлять до 3 месяцев, а в отдельных случаях – до 6 месяцев. Для работников рабочих профессий испытательный срок не может превышать одного месяца.

Образец 2

Оформление приказа о приеме совместителя

Возможность работы по совместительству предусмотрена ч. 2 ст. 21 КЗоТ. Эта норма гласит, что работник имеет право реализовать свои способности к продуктивной и творческой работе путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

Как видим, совместительство может быть внутренним (на одном предприятии) и внешним (работа у разных работодателей).

О приеме на работу по совместительству можно говорить, когда у работника есть основное место работы. Однако требовать от совместителя каких-то доказательств – нет необходимости. На это обстоятельство обращает внимание Минтруда в письме от 13.10.2004 № 36-298.

Также следует помнить, что если принимаемый на работу сотрудник является студентом вуза, а работать будет в свободное от учебы время, то такая работа не считается совместительством. Соответствующие разъяснения Минтруда можно найти в письме от 22.03.2006 № 1993/0/14-06/13. Аналогичной точки зрения по данному вопросу придерживается и Верховный Суд (см. постановление от 24.12.1999 № 13).

Совместители, как правило, работают неполное рабочее время (ведь у них еще есть основная работа). Поэтому в приказе о приеме на работу совместителя следует указать режим работы (см. образец 3). Зарплату совместителям начисляют за фактически выполненную работу (ст. 102¹ КЗоТ, ст. 19 Закона от 24.03.1995 № 108/95-ВР):

• при почасовой оплате труда – за фактически отработанное время;
• при сдельной – за фактически выполненный объем выработки.

Выполненная по совместительству работа должна быть отражена в документах первичного бухгалтерского учета, к которым относится табель учета рабочего времени. А табели должны соответствовать графикам выхода на работу (см. разъяснение Минтруда в письме от 14.04.2004 № 03-2/1228-018-15).

Образец 3

Прием по срочному трудовому договору

Трудовой договор с работником может быть бессрочным, то есть заключенным на неопределенный срок, либо срочным (см. образец 4).

В свою очередь, срочный трудовой договор может быть заключен (ст. 23 КЗоТ):

• на определенный срок, согласованный сторонами;
• на время выполнения определенной работы.

Чаще всего работников принимают на работу бессрочно.

Принимая решение о том, какой трудовой договор заключить (срочный или бессрочный), работодатель должен помнить, что срочный трудовой договор заключается только в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок исходя из характера работы, условий ее выполнения или интересов работника, а также соответствующих законодательных актов. По этому поводу есть разъяснение Минтруда в письме от 03.02.2003 № 06/2-4/13, где в качестве примера указано, что срочный трудовой договор, в частности, может быть заключен на сезонные работы или при необходимости выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае оформления работника по срочному трудовому договору следует учитывать ряд нюансов, а именно:

• работник в заявлении должен указать срок, на который заключается трудовой договор. Этот момент также нужно отразить в приказе о приеме на работу, с которым работника необходимо ознакомить под подпись;
• срок договора может быть ограничен не определенной календарной датой, а наступлением определенного события (например, на период отпуска по уходу за ребенком основного работника), и тогда договор будет прекращен с даты выхода на работу основного работника;
• трудовая книжка на работников, оформленных по срочному трудовому договору, ведется в том же порядке, что и трудовые книжки других основных работников, то есть в записи о приеме на работу не указывается информация о срочном характере трудовых отношений (см. разъяснение Минтруда в письме от 29.05.2007 № 126/13/133-07);
• срочный трудовой договор заключается в письменной форме только в случаях, прямо предусмотренных ст. 24 КЗоТ (например, при заключении трудового договора с несовершеннолетним), а во всех других случаях работнику достаточно написать заявление, а работодателю издать приказ;
• в приказе о приеме на работу по срочному трудовому договору обязательно указывается причина оформления именно такого договора, чтобы потом не возникало спорных моментов. Например, если вы принимаете на работу сотрудника для выполнения сезонных работ, то эту информацию следует отразить в приказе.

Образец 4

Прием на работу с гибким графиком

Основные моменты, касающиеся установления работнику гибкого режима рабочего времени, в настоящее время закреплены в ст. 60 КЗоТ. В приказе о приеме на работу на таких условиях нужно указать, что работнику установлен гибкий график (см. образец 5).

Гибкий режим рабочего времени – это форма организации труда, при которой допускается введение режима работы, отличного от определенного правилами внутреннего трудового распорядка, при условии соблюдения установленной нормы продолжительности рабочего времени: дневной, недельной или на определенный учетный период (две недели, месяц и т. п.).

При гибком графике рабочее время обычно делят на три части:

• фиксированное время, когда работник обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые функции;
• сменное время, в течение которого сотрудник по своему усмотрению определяет периоды, когда он будет выполнять порученную ему работу (в пределах определенной нормы рабочего времени);
• время перерыва на отдых и питание.

Устанавливая работнику гибкий режим рабочего времени, работодатель должен учитывать следующие моменты:

• такой режим может быть установлен работнику бессрочно или на определенный период времени;
• введение работнику гибкого графика не влечет за собой изменений в нормировании, оплате труда и не влияет на объем трудовых прав, но на работников с таким режимом не распространяется режим работы, установленный на предприятии правилами внутреннего трудового распорядка;
• работодатель должен обеспечить учет рабочего времени работника;
• во время командировок работник с гибким графиком обязан подчиняться режиму рабочего времени того предприятия, на которое он командирован;
• в случае производственной необходимости и/или для выполнения неотложных или непредусмотренных заданий работодатель может временно (на период до одного месяца в течение календарного года) применить к работникам с гибким графиком общеустановленный на предприятии график работы. При этом для таких действий не нужно соблюдать нормы ст. 32 КЗоТ (предупреждение об изменениях за два месяца);
• гибкий режим рабочего времени устанавливается работнику по соглашению между работником и работодателем, поэтому его введение необходимо зафиксировать в письменных документах, в частности в заявлении работника о приеме на работу и в приказе.

Образец 5

Прием на дистанционную работу

Правила оформления отношений с работником при дистанционной работе определены ст. 60² КЗоТ.

Дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Главная особенность такой работы – прием на работу должен сопровождаться заключением письменного трудового договора (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Поэтому в данном случае при трудоустройстве недостаточно получить от работника заявление о приеме на работу и издать соответствующий приказ. Нужно также оформить письменный документ с названием «Трудовой договор» (см. образец 6).

Типовая форма трудового договора о дистанционной работе утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21.

Приказ о приеме на дистанционную работу с заключением письменного трудового договора может выглядеть так (см. образец 6).

Образец 6

Прием на неполное рабочее время

Режим неполного рабочего времени может устанавливаться не только совместителям, но и основным работникам. В этом случае оплата труда производится за отработанное время (для почасовиков) или в зависимости от выработки (для сдельщиков).

Неполное рабочее время – это режим рабочего времени, который устанавливается по соглашению между работником и работодателем в виде неполного рабочего дня или неполной рабочей недели (ст. 56 КЗоТ).

В приказ о приеме на работу с неполным рабочим временем следует включить график работы сотрудника (см. образец 7).

Образец 7

Выводы

Для оформления приказов о приеме на работу можно воспользоваться типовой формой № П-1 либо составить приказ в произвольной форме, указав в нем все необходимые сведения. Не забудьте отразить в приказе все важные для вашего случая моменты: испытательный срок, особый режим рабочего времени, срок трудового договора (при наличии), дистанционный характер работы и/или наличие гибкого графика, условия оплаты труда. Также обязательно ознакомьте работника с приказом о приеме под подпись.