Працівник у нас працює з 01.08.16 р. За весь час роботи він був у відпусці 24 к. дн. + 14 к. дн. і у жовтні —24 к. дн. Виходить, что підприємство не мало права надавати таку велику відпуску. На разі, відпускні виплачені. Працівник звільняється. Як нам вийти з цієї ситуації?

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. (ст. 10 Закону України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки», далі - Закон № 504). Тож після шести місяців роботи підприємство вправі надавати працівники повної тривалості у будь-який час, в т.ч. наперед, і це не є порушенням.  

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону № 504). Тож в цій ситуації, якщо припустити, що працівник звільняється 28.09.18 р. (останній день роботи), він мав право на відпустку за робочий рік з 01.08.16 р. по 31.07.17 р. — тривалістю 24 к. дн.; з 01.08.17 р. по 31.07.18 р. - тривалістю 24 к. дн. І за період з 01.08.18 р. по 28.09.18 р. - пропорційно відпрацьованому часу з розрахунку: 24 ÷ (365 – 11) × (31 -1 + 28) = 3,93 = 4 к. дн. Відтак, сума надміру виплачених відпускних - 10 к. дн. (24 + 14 + 24 – 24 – 24 - 4).

Відповідно до частини першої ст. 22 Закон № 504 у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. 

Відрахування, передбачене частиною першою цієї статті, не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з: 

1) призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу; 

2) переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України; 

3) відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці; 

4) змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників; 

5) виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи; 

6) нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні; 

7) поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу; 

8) направленням на навчання; 

9) виходом на пенсію. 

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться.

Таким чином, в день звільнення — остаточного розрахунку з працівником підприємство має утримати відпускні за 10 к. дн. наперед наданої відпустки виходячи із середньої зарплати, за якою її було оплачено. Це правило (щодо суми)  випливає із вищезгаданої частини першої ст. 22 Закону № 504 («відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року»). При цьому якщо потрібно утримані відпускні за кілька періодів, в які надавалася відпустка, то треба рухатися ззаду наперед. 

У таблиці 6 звіту з ЄСВ утримання зайвих відпускних відображається у місяці остаточного розрахунку з працівником з кодом типу нарахування «10» і зазначенням звітного періоду, коли були виплачені відпускні, сума яких і ЄСВ відображаються зі знаком «-» (мінус).

Наприклад, останній раз відпустку 24 к. дн. було надано працівнику в серпні 2018 р. Тож у таблиці 6  звіту з ЄСВ за вересень (місяць звільнення) слід вказати

• у першому рядку: код типу нарахування (прочерк), місяць нарахування «09.2018», кількість днів перебування у трудових відносинах «28», сума нарахованої зарплати і сума ЄСВ по факту нарахування;
• у другому рядку: код типу нарахування «10», місяць нарахування «08.2018», кількість днів перебування у трудових відносинах – не заповнюється», сума утриманих відпускних і сума ЄСВ зі знаком «-».

У ф. № 1ДФ утримана сума відпускних «згортається» із сумою останньої зарплати (один код ознаки доходу «101») і відображаються одним рядком.