Виплати працівникам: як уникнути штрафів?

Із цієї статті ви дізнаєтеся: чи можна, виплачуючи матдопомогу працівникам та іншим фізособам, заощадити на сплаті податків і що для цього потрібно.

Що можна зробити на практиці: правильно оформити документи на надання матеріальної допомоги, щоб зменшити витрати роботодавця на сплату податків.

Систематична матдопомога: економимо на ЄСВ і податку на прибуток

У консультації «Види матеріальної допомоги та її оподаткування» ми з’ясували, що виплата систематичної матдопомоги своїм працівникам нічим не відрізняється від виплати зарплати в плані оподаткування доходів фізособи (отримувача).

Вигода тут може бути на сумі ЄСВ, якщо матдопомога значного розміру (більше 75 000 грн) виплачується всім або більшості працівників. А також на сумі податку на прибуток – адже сума матдопомоги зменшила базу обкладення податком на прибуток. Цей спосіб застосовний для підприємств, де рівень зарплат досягає максимальної бази ЄСВ (з 01.09.20 р. – 75 000 грн на місяць), і виплата регулярної матдопомоги не призводить до додаткового (пропорційного) нарахування ЄСВ.

Приклад 1

У підприємства є вільний залишок прибутку до оподаткування в сумі 1 000 000 грн. Можливі варіанти його використання:

• 1 – сплатити податок на прибуток, а чистий прибуток спрямувати на виплату дивідендів;
• 2 – весь вільний залишок спрямувати на виплату матдопомоги (за умови, що зарплата у працівника більше 75 000 грн).

У табл. 1 наведено порівняльний аналіз вибраних варіантів.

(грн)

Як бачимо, при варіанті 1 сума податків становитиме 233 300 грн з виплатою дивідендів у сумі 766 700 грн, а при варіанті 2 сума податків дорівнює 195 000 грн і на руки працівники отримають 805 000 грн. Різниця очевидна.

Разова нецільова матдопомога

Економимо на ЄСВ і податку на прибуток

Цей спосіб підійде і підприємствам, у яких зарплати низькі. Виплата разової матдопомоги за визначенням не обкладається ЄСВ. Сума матдопомоги включається до витрат і зменшує оподатковуваний прибуток. Обсяг матдопомоги необмежений, обкладатися ПДФО і ВЗ буде сума матдопомоги, що перевищує 2 940 грн (для 2020 року).

Недоліком є «разовість» такої матдопомоги: її не рекомендується виплачувати всім працівникам і кожного місяця. Але така матдопомога може бути альтернативою виплаті дивідендів (наприклад, коли власник є працівником підприємства).

Приклад 2

Якщо взяти за основу дані прикладу 1 і припустити, що 1 000 000 грн спрямований на виплату нецільової благодійної допомоги одному працівникові, то сума податків становитиме всього 194 471 грн., у т. ч.:

• ПДФО – 179 471 грн [(1 000 000 грн – 2 940 грн) х 18 %].
• ВЗ – 15 000 грн (1 000 000 грн х 1,5 %).

На руки працівник отримає 805 529 грн (1 000 000 грн – 194 471 грн).

Якщо ж весь прибуток (після сплати податку на прибуток) пустити на виплату дивідендів, то сума всіх податкових платежів становитиме 233 300 грн, а сума до виплати – 766 700 грн.

Економимо на ПДФО та ВЗ

Ідеться про економію в разі виплати неоподатковуваної суми матдопомоги (2 940 грн для 2020 року) максимальній кількості фізосіб.

Тобто можна виплатити 29 400 грн матдопомоги одній особі і сплатити при цьому ПДФО та ВЗ у розмірі 5 159,70 грн [(29 400 грн – 2 940 грн) х (18 % + 1,5 %)]. А можна цю ж суму виплатити 10 фізособам по 2 940 грн і тоді сума ПДФО та ВЗ дорівнюватиме нулю.

Таким чином, рекомендуємо «залучати» для отримання нецільової благодійної (матеріальної) допомоги родичів, знайомих, друзів. Головне, щоб ці люди не отримували таку матдопомогу в різних місцях, інакше їм доведеться самим сплачувати податки, подавши річну декларацію про доходи (пп. 170.7.3 Податкового кодексу, далі – ПК).

Якщо є профспілка

На багатьох великих підприємствах створені та працюють профспілкові організації, які утримуються як за рахунок членських внесків, так і за рахунок перерахувань від роботодавця.

Тут можна отримати подвійну вигоду:

• по-перше, перерахування коштів профспілці для підприємства є витратами періоду, а значить, знижує платежі з податку на прибуток. Але! Слід контролювати коригування на збільшення фінрезультату до оподаткування згідно з пп. 140.5.9 ПК (сума всіх перерахувань на неприбуткові організації, у т. ч. платежі профспілці, не повинна перевищити 4 % оподатковуваного прибутку підприємства за попередній рік);
• по-друге, профспілка має право за своїм рішенням виплатити будь-якому члену профспілки не більше 2 940 грн (для 2020 року) на рік без утримання ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.47 ПК).

Це означає, що протягом року працівник може отримати дві неоподатковувані суми матдопомоги – від роботодавця і від профспілки. Ось тільки у формі № 1ДФ вони будуть відображені з різними кодами ознаки доходу – відповідно «169» та «167».

Подарунок замість матдопомоги – це вигідно?

Крім грошової матдопомоги підприємство може видавати фізичним особам (працівникам і непрацівникам) подарунки. Причому хоч кожного місяця, але щоб не справляти податки, вартість подарунка не повинна перевищувати 25 % мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного року (пп. 165.1.39 ПК). Для 2020 року гранична вартість «неоподатковуваного» подарунка становить 1 180,75 грн на місяць.

Припускаємо, що роботодавцеві складно буде кожного місяця придумувати, який би подарунок у межах зазначеної суми зробити працівникові. Але кілька разів на рік такі операції проводити можна. Оптимальний варіант – обдаровувати працівників сертифікатами на купівлю товарів у різних магазинах. До речі, ці сертифікати зазвичай мають зручний номінал – 100 грн, 250 грн, 500 грн, 1 000 грн.

Проте не забуваймо про фонд оплати праці, до якого включаються, зокрема, інші виплати індивідуального характеру працівникам у вигляді оплати товарів (пп. 2.3.4 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5). Тобто вартість переданих сертифікатів (або інших товарів) є базою для нарахування ЄСВ та у Звіті з ЄСВ відображається у складі заробітної плати. Якщо подарунки роблять непрацівникам, тоді ЄСВ не нараховується, у Звіті з ЄСВ вартість подарунків не відображається.

Тому заощадити на ПДФО і ВЗ у схемі з подарунками вдасться, якщо подарунки «замінять» частину оплати праці або видаватимуться непрацівникам.

Якщо ж сума подарунка перевищить граничну величину, то сума перевищення обкладатиметься ПДФО з «натуральним коефіцієнтом», а ВЗ обчислюватиметься від номінальної суми перевищення (ЗІР, категорія 103.02).

У формі № 1ДФ доходи у вигляді подарунків у межах неоподатковуваної суми відображаються з кодом ознаки доходу «160», сума перевищення – з кодом «126» як додаткове благо (ІПК ДПС від 20.02.20 р. № 709/6/99-00-04-06-03-06/ІПК).

Коригувань із податку на прибуток немає, оскільки матдопомога/подарунки передаються фізособам – платникам ПДФО (пп. 140.5.10 ПК).

Щодо ПДВ в операціях безплатної роздачі подарункових сертифікатів детально розказано в ІПК ГУ ДФС у м. Києві від 27.11.19 р. № 1559/ІПК/26-15-04-01-18. Зокрема, якщо вартість сертифікатів:

• включена до вартості продажу основної продукції/товарів/послуг – умовні зобов’язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ПК не нараховуються;
• не включена до вартості продажу основної продукції – тоді податкові зобов’язання нараховуються, як при безплатному постачанні товарів за правилами п. 188.1 ПК.

Приклад 3

Співробітниці підприємства Гармаш А. Л. нараховано у вересні 2020 року зарплату в сумі 5 000 грн і видано подарунковий сертифікат в «Епіцентр» на 1 000 грн (граничну неоподатковувану суму не перевищено).

Бухгалтерський облік операцій показано в табл. 2.

Таблиця 2

(грн)