Як оформити закриття номенклатури справ юридичної особи?

Діловодство

Як робиться підсумковий запис номенклатури справ підприємства, установи, організації?

У кінці року номенклатура справ юридичної особи має закриватися підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ. Відповідну норму передбачено п. 20 гл. І розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Зразок номенклатури справ див. тут.

Тому наприкінці кожного діловодного року (який збігається з календарним) зведену номенклатуру справ підприємства й номенклатури справ усіх структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів, обов’язково закривають підсумковим записом (див. зразок). У ньому зазначають кількість та категорії фактично заведених за рік справ.

Працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, підписує підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів і передає підсумкові відомості до канцелярії, відділу діловодства – за їх наявності. В іншому разі ці відомості зберігаються у відділі кадрів.

Про те, як оформлювати номенклатуру справ відділу, читайте у статті «Номенклатура справ структурного підрозділу: як оформити».

Керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівника архівного підрозділу (особу, відповідальну за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Нова номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня нового року. Зауважимо, що конкретного строку, коли саме слід зробити підсумковий запис та закрити номенклатуру справ юридичної особи, немає, тому це можна виконати в будь-яких числах грудня – так, щоб встигнути до 1 січня.

Зразок. Підсумковий запис про кількість справ, заведених 2025 року

Детальніше про те, як оформити номенклатуру справ, див. у статті «Оформлення номенклатури справ юридичної особи».