Как оформить закрытие номенклатуры дел юридического лица?

Делопроизводство

Как выполнить итоговую запись номенклатуры дел предприятия, учреждения, организации?

В конце года номенклатура дел юридического лица должна закрываться итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел. Соответствующая норма предусмотрена п. 20 гл. I разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Образец номенклатуры дел см. здесь.

Поэтому в конце каждого делопроизводственного года (совпадающего с календарным) сводную номенклатуру дел предприятия и номенклатуры дел всех структурных подразделений, в том числе отдела кадров, обязательно закрывают итоговой записью (см. образец). В нем указывают количество и категории фактически заведенных за год дел.

Работник, ответственный за организацию кадрового делопроизводства, подписывает итоговую запись номенклатуры дел отдела кадров и передает итоговые сведения в канцелярию, отделу делопроизводства – при их наличии. В противном случае эти сведения хранятся в отделе кадров.

О том, как оформлять номенклатуру дел отдела, читайте в статье «Номенклатура дел структурного подразделения: как оформить».

Руководитель службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство на предприятии) сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел и уведомляет руководителю архивного подразделения (лицо, ответственное за архив предприятия) о фактическом наличии дел, заведенных на предприятии за год.

Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года. Заметим, что конкретный срок, когда именно нужно выполнить итоговую запись и закрыть номенклатуру дел юридического лица, не установлен. Поэтому закрыть номенклатуру дел можно любого числа декабря – так, чтобы успеть до 1 января.

Образец. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2025 году

Подробнее о том, как оформить номенклатуру дел, см. в статье «Оформление номенклатуры дел юридического лица».