Є невикористана відпустка? Компенсуємо правильно

Не завжди працівники використовують щорічні відпустки повністю. У результаті накопичуються дні як щорічних, так і додаткових відпусток працівникам, які мають дітей. У статті докладно розповідається, коли їх можна компенсувати, та висвітлюються особливості розрахунку такої компенсації.

Людмила Гордієнко,
редактор електронного журналу «Аналітика і практика»

Компенсувати невикористану відпустку грошима можна лише у двох випадках, чітко регламентованих ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону про відпустки, а саме:

1) у разі звільнення чи переведення на інше підприємство. За бажанням працівника компенсація за невикористану відпустку може бути перерахована на рахунок підприємства, на яке він переходить;

2) коли тривалість щорічної основної та додаткової відпусток перевищує 24 календарних дні. Така компенсація надається за бажанням працівника.

Але під час розрахунку компенсації за невикористану відпустку потрібно враховувати особливості, які характерні для кожного із названих випадків.

Компенсація у разі звільнення

Незалежно від причин звільнення працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Тобто працівник має право звільнитися і не використати усі належні йому дні відпустки. При цьому він отримає таку саму грошову суму, як і у разі відпустки, але у вигляді грошової компенсації.

Цікаво, що працівник, якого звільнено за порушення трудової дисципліни (наприклад, за прогули), не може взяти невикористану відпустку з подальшим звільненням (ст. 3 Закону про відпустки). Але він має право на компенсацію за невикористану відпустку. Таку думку підтримує і Держкомпідприємництва у Листі № 4382.

Зверніть увагу! Компенсації підлягають лише дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Усі інші види оплачуваних відпусток (навчальні, творчі, відпустка по вагітності та пологах тощо) не компенсуються.

Працедавцям заборонено позбавляти працівників щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль (ст. 11 Закону про відпустки). Хоча в реальності це трапляється доволі часто. У разі ж звільнення працівнику мають бути оплачені усі дні невикористаних відпусток, навіть за декілька років.

Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей (відповідно до ст. 4 Закону про відпустки такі відпустки вважаються соціальними), не є щорічними, тобто такими, що надаються за відпрацьований рік. Такі додаткові відпустки прив’язані до початку нового календарного року. Рік розпочався — і працівники мають можливість скористатися такою соціальною відпусткою повною тривалості чи отримати за неї компенсацію у разі звільнення.

Нагадаємо, такі відпустки надаються:

1. жінкам, які:

• мають двох чи більше дітей віком до 15 років;
• виховують дитину-інваліда;
• усиновили дитину;

2. одинокій матері чи батьку, який виховує дитину без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі);

3. особі, яка взяла дитину під опіку, чи одному з прийомних батьків.

Тривалість такої додаткової оплачуваної відпустки — 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів. За наявності декількох підстав (наприклад, наявність трьох дітей віком до 15 років, одна з яких є усиновленою) максимальна тривалість додаткової відпустки складає 17 календарних днів (ст. 19 Закону про відпустки).

Одинока матір, яка виховує дитину віком до 15 років, працює на підприємстві за трудовим договором з 12.03.2013. До цього вона перебувала на обліку у центрі зайнятості. З 01.10.2013 жінка взяла щорічну відпустку на 24 календарних дні, а з 01.05.2014 вирішила звільнитися за власним бажанням. За скільки днів вона має отримати компенсацію за невикористану відпустку та як її розрахувати?

Оскільки у 2013 році до влаштування на роботу жінка не працювала, їй як одинокій матері слід компенсувати 20 календарних днів додаткової відпустки на дитину за 2013–2014 роки (10 к. дн. × 2 роки). Якби жінка працювала до працевлаштування на роботу у 2013 році, вона б мала право отримати компенсацію від нового роботодавця лише за 10 календарних днів додаткової відпустки за 2014 рік (див. Лист № 58/06).

Розрахуємо кількість днів, що підлягають компенсації (див. таблицю).

Отже, за даними прикладу, жінці потрібно компенсувати 23 календарних дні відпустки.

Компенсація відпускних, коли трудові відносини тривають

У цьому випадку за бажанням працівника компенсувати можна лише частину щорічної відпустки (часть четверта ст. 24 Закону про відпустки). Але при цьому повинна виконуватися одна умова: тривалість наданих працівнику днів щорічної основної і щорічної додаткової відпусток не може бути меншою 24 календарних днів. Беручи до уваги положення ст. 24 Закону про відпустки, якщо трудові відносини тривають, додаткову соціальну відпустку працівникам, які мають дітей, не компенсують.

Зверніть увагу! Отримати компенсацію можна лише після використання не менш як 24 календарних днів щорічної відпустки за рік, за який вона надається. Зробити це до відпустки не можна (див. Лист № 9/13/133).

Працівник має право на 24 календарних дні щорічної основної відпустки та 17 календарних днів додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (за кількома підставами). Як має діяти працівник, щоб отримати компенсацію за максимальну кількість днів невикористаної відпустки, не припиняючи роботу на підприємстві?

По-перше, він повинен написати заяву про надання щорічної основної відпустки тривалістю 7 календарних днів та додаткової відпустки, що надається працівникам, які мають дітей, тривалістю 17 календарних днів. Щоб загальна кількість днів відпустки була не меншою, ніж 24 календарних дні.

По-друге, за бажанням працівник може отримати компенсацію за 17 календарних днів щорічної основної відпустки (24 к. дн – 7 к. дн).

Працівник має право на 28 календарних днів щорічної відпустки: 24 дні основної та 4 дні додаткової за ненормований робочий день (згідно з колективним договором). Як має діяти працівник, щоб отримати компенсацію за максимальну кількість днів, не припиняючи роботу на підприємстві?

У випадку, що розглядається, максимальна кількість днів компенсації — 4 календарних дні, якщо працівник напише заяву на відпустку тривалістю 24 календарних дні. Причому можна написати заяву на 24 календарних дні лише основної відпустки — тоді компенсують щорічну додаткову (за його бажанням), або на 20 календарних днів основної та 4 календарні дні додаткової щорічної відпустки — тоді компенсують 4 дні основної відпустки. Різниці немає, розрахунок компенсації буде такий самий.

Як розрахувати суму компенсації

Суму компенсації за невикористану відпустку розраховують так само, як і відпускні:

К = ЗПсер. × Днв,

де К — сума компенсації за невикористану відпустку;

ЗП_сер. — середньоденна заробітна плата;

Д_нв — кількість днів невикористаної відпустки.

Нагадаємо, середньоденна зарплата розраховується виходячи із заробітку за останні 12 місяців роботи (з першого по перше число місяця, у якому здійснюється розрахунок компенсації). Якщо повний рік не відпрацьовано, розрахунок проводиться за фактичний період роботи (з першого по перше число місяця, у якому виплачується компенсація).

Середньоденна зарплата розраховується за формулою:

де ЗП — сума заробітної плати;

Дк — кількість календарних днів за рік чи менший розрахунковий період;

Дсн — кількість святкових і неробочих днів, які припадають на розрахунковий період.

Докладніше про розрахунок відпускних читайте у статті Л. Гордієнко «Щорічна відпустка. Наочні приклади розрахунку відпускних»[ЛГ1] .

Кількість днів невикористаної щорічної відпустки розраховують за формулою:

де Днв — кількість днів невикористаної відпустки;

Дв — загальна кількість календарних днів щорічної відпустки;

Квідпр— кількість календарних днів, що відпрацьовані у поточному році, за які надається компенсація;

Ксн — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на поточний рік, за який надається компенсація;

365 (366) — кількість календарних днів у звичайному (високосному) році;

10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадає на календарний рік.

Зауважимо, що до загальної кількості днів щорічної відпустки не включаються дні додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. До загальної кількості можна включити лише дні щорічної основної та щорічної додаткової відпусток.

1. Компенсацію за невикористану відпустку можна отримати лише у двох випадках: або у разі звільнення, або у разі, коли кількість днів щорічної відпустки (основної та додаткової разом) перевищує 24 календарних дні.
2. У разі звільнення за будь-яких обставин (навіть у разі звільнення за порушення дисципліни) працівник має право на отримання грошової компенсації за всі дні невикористаних відпусток (зокрема, додаткової відпустки на дітей). Усі інші види оплачуваних відпусток (навчальні, творчі, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами тощо) компенсації не підлягають.
3. Коли трудові відносини тривають, компенсацію за невикористану відпустку можна отримати лише за дні щорічної відпустки (як основної, так і додаткової). При цьому до отримання компенсації працівник має використати мінімум 24 календарних дні щорічної відпустки. Компенсація додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, не допускається.
4. Компенсація за невикористану відпустку розраховується так само, як і відпускні. Оподаткування компенсації здійснюється так само, як і заробітної плати (утримується ЄСВ та ПДФО).
5. Особам віком до 18 років відпустка не може бути замінена компенсацією.

Нормативна база

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Лист № 4382 — лист Держкомпідприємництва від 23.07.2003 № 4382.

Лист № 58/06 — лист Мінпраці від 03.03.2007 № 58/06/186-07.

Лист № 9/13/133 — лист Мінпраці від 24.01.2007 № 9/13/133-07.

Дата підготовки
13.08.2014