Есть неиспользованный отпуск? Компенсируем правильно

Не всегда работники используют ежегодные отпуска полностью. В результате накапливаются дни как ежегодных, так и дополнительных отпусков работникам, имеющим детей. В статье подробно рассказывается, когда их можно компенсировать и освещаются особенности расчета такой компенсации.

Людмила Гордиенко,
редактор электронного журнала «Аналитика и практика»

Компенсировать неиспользованный отпуск деньгами можно только в двух случаях, четко регламентированных ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона об отпусках, а именно:

1) при увольнении или переводе на другое предприятие. По желанию работника компенсация за неиспользованный отпуск может быть перечислена на счет предприятия, на которое он переходит;

2) когда продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков превышает 24 календарных дня. Такая компенсация предоставляется по желанию работника.

Однако при расчете компенсации за неиспользованный отпуск нужно учитывать особенности, характерные для каждого из названных случаев.

Компенсация при увольнении

Независимо от причин увольнения работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей. То есть работник имеет право уволиться и не использовать все принадлежащие ему дни отпуска. При этом он получит такую же денежную сумму, как и в случае отпуска, но в виде денежной компенсации.

Интересно, что работник, уволенный за нарушение трудовой дисциплины (например, за прогулы), не может взять неиспользованный отпуск с последующим увольнением (ст. 3 Закона об отпусках). Однако он имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск. Данное мнение поддерживает и Госкомпредпринимательства в Письме № 4382.

Обратите внимание! Компенсации подлежат только дни ежегодного отпуска и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей. Все остальные виды оплачиваемых отпусков (учебные, творческие, отпуск по беременности и родам и пр.) не компенсируются.

Работодателям запрещено лишать работников ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд (ст. 11 Закона об отпусках). Хотя в реальности это случается довольно часто. При увольнении же работнику должны быть оплачены все дни неиспользованных отпусков, даже за несколько лет.

Дополнительные отпуска работникам, имеющим детей (в соответствии со ст. 4 Закона об отпусках такие отпуска считаются социальными), не являются ежегодными, то есть предоставляемыми за отработанный год. Такие дополнительные отпуска привязаны к началу нового календарного года. Год начался — и работники могут воспользоваться таким социальным отпуском полной продолжительности или получить за него компенсацию в случае увольнения.

Напомним, такие отпуска предоставляются:

1. женщинам, которые:

• имеют двух или более детей в возрасте до 15 лет;
• воспитывают ребенка-инвалида;
• усыновили ребенка;

2. одинокой матери или отцу, воспитывающему ребенка без матери (в том числе при длительном пребывании матери в лечебном учреждении);

3. лицу, взявшему ребенка под опеку, или одному из приемных родителей.

Продолжительность такого дополнительного оплачиваемого отпуска — 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней. При наличии нескольких оснований (например, наличие трех детей в возрасте до 15 лет, один из которых является усыновленным) максимальная продолжительность дополнительного отпуска составляет 17 календарных дней (ст. 19 Закона об отпусках).

Одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 15 лет, работает на предприятии по трудовому договору с 12.03.2013. До этого она состояла на учете в центре занятости. С 01.10.2013 женщина взяла ежегодный отпуск на 24 календарных дня, а с 01.05.2014 решила уволиться по собственному желанию. За сколько дней она должна получить компенсацию за неиспользованный отпуск и как ее рассчитать?

Поскольку в 2013 году до устройства на работу женщина не работала, ей как одинокой матери следует компенсировать 20 календарных дней дополнительного отпуска на ребенка за 2013–2014 годы (10 к. дн. × 2 года). Если бы женщина работала до трудоустройства на работу в 2013 году, она бы имела право получить компенсацию от нового работодателя только за 10 календарных дней дополнительного отпуска за 2014 год (см. Письмо № 58/06).

Рассчитаем количество дней, подлежащих компенсации (см. таблицу).

Таким образом, по данным примера, женщине нужно компенсировать 23 календарных дня отпуска.

Компенсация отпускных, когда трудовые отношения продолжаются

В этом случае по желанию работника компенсировать можно только часть ежегодного отпуска (часть четвертая ст. 24 Закона об отпусках). Но при этом должно выполняться одно условие: продолжительность предоставленных работнику дней ежегодного основного и ежегодного дополнительного отпусков не может быть меньше 24 календарных дней. С учетом положений ст. 24 Закона об отпусках, если трудовые отношения продолжаются, дополнительный социальный отпуск работникам, имеющим детей, не компенсируется.

Обратите внимание! Получить компенсацию можно только после использования не менее 24 календарных дней ежегодного отпуска за год, за который он предоставляется. Сделать это до отпуска нельзя (см. Письмо № 9/13/133).

Работник имеет право на 24 календарных дня ежегодного основного отпуска и 17 календарных дней дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (по нескольким основаниям). Как должен действовать работник, чтобы получить компенсацию за максимальное количество дней неиспользованного отпуска, не прекращая работу на предприятии?

Во-первых, он должен написать заявление о предоставлении ежегодного основного отпуска продолжительностью 7 календарных дней и дополнительного отпуска, предоставляемого работникам, имеющим детей, продолжительностью 17 календарных дней. Чтобы общее количество дней отпуска было не меньше 24 календарных дней.

Во-вторых, по желанию работник может получить компенсацию за 17 календарных дней ежегодного основного отпуска (24 к. дн. – 7 к. дн.).

Работник имеет право на 28 календарных дней ежегодного отпуска: 24 дня основного и 4 дня дополнительного за ненормированный рабочий день (согласно коллективному договору). Как должен действовать работник, чтобы получить компенсацию за максимальное количество дней, не прекращая работу на предприятии?

В рассматриваемом случае максимальное количество дней компенсации — 4 календарных дня, если работник напишет заявление на отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Причем можно написать заявление на 24 календарных дня только основного отпуска — тогда компенсируют ежегодный дополнительный (по его желанию), или на 20 календарных дней основного и 4 календарных дня дополнительного ежегодного отпуска — тогда компенсируют 4 дня основного отпуска. Разницы нет, расчет компенсации будет такой же.

Как рассчитать сумму компенсации

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается так же, как и отпускные:

где К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

ЗП_ср. — среднедневная заработная плата;

Д_но — количество дней неиспользованного отпуска.

Напомним, среднедневная зарплата рассчитывается исходя из заработка за последние 12 месяцев работы (с первого по первое число месяца, в котором осуществляется расчет компенсации). Если полный год не отработан, расчет проводится за фактический период работы (с первого по первое число месяца, в котором выплачивается компенсация).

Среднедневная зарплата рассчитывается по формуле:

где ЗП — сумма заработной платы;

Д_к — количество календарных дней за год или меньший расчетный период;

Д_пн — количество праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на расчетный период.

Подробнее о расчете отпускных читайте в статье Л. Гордиенко «Ежегодный отпуск. Наглядные примеры расчета отпускных».

Количество дней неиспользованного ежегодного отпуска рассчитывается по формуле:

где Д_но — количество дней неиспользованного отпуска;

Д_о — общее количество календарных дней ежегодного отпуска;

К_отраб — количество календарных дней, отработанных в текущем году, за которые предоставляется компенсация;

К_пн — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на текущий год, за который предоставляется компенсация;

365 (366) — количество календарных дней в обычном (високосном) году;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящееся на календарный год.

Заметим, что в общее количество дней ежегодного отпуска не включаются дни дополнительного отпуска работникам, имеющим детей. В общее количество можно включить только дни ежегодного основного и ежегодного дополнительного отпусков.

• Компенсацию за неиспользованный отпуск можно получить только в двух случаях: либо при увольнении, либо в случае, когда количество дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного вместе) превышает 24 календарных дня.
• При увольнении по любым причинам (даже при увольнении за нарушение дисциплины) работник имеет право на получение денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков (в частности, дополнительного отпуска на детей). Все остальные виды оплачиваемых отпусков (учебные, творческие, отпуск по беременности и родам и пр.) компенсации не подлежат.
• Когда трудовые отношения продолжаются, компенсацию за неиспользованный отпуск можно получить только за дни ежегодного отпуска (как основного, так и дополнительного). При этом до получения компенсации работник должен использовать минимум 24 календарных дня ежегодного отпуска. Компенсация дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, не допускается.
• Лицам до 18 лет отпуск не может быть заменен компенсацией.
• Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается так же, как и отпускные. Налогообложение компенсации осуществляется так же, как и заработной платы (удерживается ЕСВ и НДФЛ).

Нормативная база

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971.

Закон об от пусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Письмо № 4382 — письмо Госкомпредпринимательства от 23.07.2003 № 4382.

Письмо № 58/06 — письмо Минтруда от 03.03.2007 № 58/06/186-07.

Письмо № 9/13/133 — письмо Минтруда от 24.01.2007 № 9/13/133-07.

Дата подготовки
13.08.2014