Якщо працівник «зник»: дії роботодавця

Випадки тривалої відсутності на роботі працівника з невідомих причин є непоодинокими. Як бути роботодавцеві, якщо людина «як крізь землю провалилася», та кому передати виконання обов’язків за її посадою? Розберемося в цих питаннях, щоб уникнути судових суперечок із працівником.

З’ясовуємо причини відсутності працівника

Зазвичай багато хто схиляється до думки, що «зниклого» працівника можна легко звільнити за прогул. Однак на практиці за дещо застарілим трудовим законодавством це зробити не так уже й легко. До того ж, суди часто стають на бік працівника, що може призвести до чималих витрат роботодавця на компенсацію за вимушений прогул.

Нагадаємо, що звільнення працівника за прогул допускається, якщо він був відсутній на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Обов’язковим кроком у такому разі буде встановлення поважності причин відсутності працівника (п. 24 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. № 9). Проте трудове законодавство не містить конкретного переліку поважних причин. Оцінку поважності в кожному конкретному випадку надає роботодавець, а в разі виникнення трудового спору – суд.

Критерієм поважності причини відсутності працівника на роботі можна вважати наявність істотних обставин, які перешкоджали явці на роботу та не могли бути усунуті працівником. Це, наприклад:

• пожежа, повінь (інші стихійні лиха);
• аварія або простій на транспорті, ДТП;· виклик за повісткою до суду, правоохоронних органів, військкомату;
• хворобу працівника, догляд за захворілим зненацька членом родини, навіть у разі відсутності листка непрацездатності;
• смерть або похорон родичів;
• відсутність на роботі з дозволу безпосереднього керівника;
• порятунок людей або майна;
• природні катастрофи, у т. ч. запровадження карантинних обмежень і, відповідно, пов’язана з ними зупинка транспорту й неможливість дістатися на роботу, інші форс-мажорні обставини;
• виконання громадянського обов’язку (надання допомоги особам, потерпілим від нещасного випадку, порятунок державного або приватного майна під час пожежі, стихійного лиха) тощо.

Не може вважатися прогулом відсутність працівника на своєму робочому місці, якщо він у цей час перебував на території підприємства. Однак у такому разі працівник може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності за порушення трудової дисципліни (див. ухвалу ВСУ від 15.12.10 р. у справі № 6-20213св09). 

Оцінка причин поважності здійснюється судом під час розгляду спору, з урахуванням конкретних обставин та доказів. Наприклад, така поважна причина, як непрацездатність працівника, може підтверджуватися не лише листком непрацездатності чи довідкою медичної установи, а й показаннями свідків та іншими доказами.

Тому рекомендуємо роботодавцеві ретельно зібрати доказову базу, перш ніж приймати рішення про звільнення за прогул . Доказами можуть бути й повідомлення про направлення відповідних рекомендованих листів (бажано з описом вкладення), акти та інші документи, що свідчать про відвідування місця проживання працівника, тощо. На думку автора, доказами можуть бути і скріншоти повідомлень, відправлених через месенджери та інші сучасні інструменти контактування.

Порядок звільнення за прогул

Безумовно, роботодавцю здається, що логічним виходом із ситуації, коли працівник тривалий час не з’являється на роботі, є звільнення за прогул. Тому, щоб уникнути витрат, пов’язаних із поновленням працівника на роботі, розглянемо основні моменти звільнення за цією підставою.

Насамперед слід зафіксувати факт прогулу. Це може бути доповідна записка безпосереднього керівника працівника про невихід останнього на роботу (див. зразок 1) чи акт про його відсутність, де наводиться інформація про працівника та кількість годин його відсутності, за підписом декількох осіб чи членів спеціально створеної комісії. Акт складається в довільній формі (див. зразок 2)

Зразок 1

Зразок доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці

Зразок 2

Зразок акта про відсутність працівника на робочому місці

Факт відсутності працівника на робочому місці також має бути відображений у табелі обліку робочого часу. Час відсутності на роботі з нез’ясованих причин позначають літерним кодом «НЗ» або цифровим «28». Оплата такого часу не здійснюється.

Звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП є одним із дисциплінарних стягнень, порядок застосування яких передбачено у ст. 147–149 КЗпП. Трудове законодавство зобов’язує роботодавця перед застосуванням стягнення зажадати пояснення від працівника. Однак не уточнюється, в якій формі та як діяти, якщо працівник не з'являється.

Тож радимо спочатку спробувати зв'язатися з ним за номером телефону з його особистої картки або надіслати електронний лист чи повідомлення через месенджер. Якщо не вийде, – відправити рекомендований лист з описом вкладення на адресу працівника з вимогою про надання письмових пояснень.

Можна скористатися і давнім методом – провести власне розслідування. Для цього треба створити комісію й поїхати до «зниклого» працівника додому (звісно, якщо відома його адреса фактичного проживання), опитати родичів, сусідів, а результати оформити актом. Також можна звернутися до поліції для його розшуку.

Строки звільнення за прогул

Важливо пам’ятати, що строк накладення дисциплінарного стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця із дня його виявлення, не рахуючи часу увільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці, і не може бути накладене пізніше шести місяців із дня вчинення проступку.

Зверніть увагу: якщо «зниклий» працівник підпадає під так звані «захищені категорії», визначені у ст. 184 та 186¹ КЗпП, тобто має право на гарантії під час звільнення, то його не можна звільнити з ініціативи роботодавця (зокрема, за прогул).

Важливо: якщо на підприємстві є профспілка і працівник є її членом, то перед виданням наказу про звільнення за прогул роботодавець повинен звернутися письмово до неї за згодою на звільнення працівника. Профспілковий орган зобов'язаний розглянути письмове звернення роботодавця про розірвання трудового договору із працівником не пізніше ніж протягом 15 днів у присутності цього працівника (ст. 43 КЗпП).

Визначаємо дату звільнення

Розірвання трудового договору через прогул відбувається в останній день роботи, хоча наказ про звільнення може бути видано пізніше, але з дотриманням строків, передбачених ст. 148 КЗпП.

Через недолугість застарілого трудового законодавства виникли неузгодженості щодо дати припинення трудових відносин у разі звільнення за прогул. Якщо працівник не з’явився на роботу, деякі фахівці пропонують вважати днем припинення трудових відносин останній день його фактичної роботи, незважаючи на те що наказ про звільнення видається пізніше. Проте таке вирішення ситуації не є бездоганним, оскільки, з одного боку, протягом усього часу своєї відсутності до звільнення особа продовжує залишатися працівником підприємства, фігурує в документах (наприклад, у статистичній та іншій звітності). З іншого боку, видаючи наказ про звільнення пізнішою датою, роботодавець робить для себе неможливим виконання низки обов’язків, установлених для нього законодавством. Наприклад, у такому разі трудова книжка та копія наказу про розірвання трудового договору не можуть бути видані працівнику в день звільнення, що є грубим порушенням ст. 47 КЗпП, яка не містить застережень стосовно будь-яких перенесень цього строку.

Тобто, на думку автора, краще звільнити працівника днем, коли було прийнято рішення про звільнення, водночас пам’ятаючи про строки, передбачені ст. 147 КЗпП (див. зразок 3).

Зразок 3

Зразок наказу про звільнення за прогул

Розрахунки в разі звільнення

У ситуації, що розглядається, «зниклий» працівник скоріше за все не з’явиться, щоб ознайомитися з наказом про звільнення, проставити підпис у картці П-2 та отримати трудову книжку. Щоб закрити питання з наказом, можна скласти акт про те, що працівник не з’явився для ознайомлення з ним. А от щодо отримання трудової книжки ситуація складніша. Адже згідно з п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58) , якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, власник має цього само дня надіслати йому поштове повідомлення про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання її поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

Якщо працівник не відповідає на письмове повідомлення чи не дає згоди на пересилання трудової книжки, то слід скласти відповідний акт та діяти згідно з п. 6.2 Інструкції № 58. А саме: трудова книжка, що не була одержана працівником під час звільнення, зберігається протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

До трудової книжки вноситься запис: «Звільнено за прогул без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП».

У день звільнення роботодавець зобов’язаний провести розрахунки з працівником, виплативши належні йому кошти: заробітну плату та грошову компенсацію за невикористану відпустку.

Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові в разі звільнення, роботодавець повинен письмово повідомити його перед їх виплатою (ст. 116 КЗпП).

Як варіант, можна перерахувати кошти на банківську картку працівника. Але з метою мотивування працівника з’явитися у відділ кадрів для ознайомлення з кадровою документацією та отримання трудової книжки допускається не перераховувати гроші на картку, а виконати процедуру, передбачену ст. 116 КЗпП.

У разі розірвання трудового договору за порушення трудової дисципліни (п. 4 ст. 40 КЗпП стосується цього випадку) працівник не має права на невикористану відпустку (ч. 1 ст. 3 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»). Однак він має право на отримання грошової компенсації за всі дні невикористаних щорічних відпусток, а також додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, що виплачується незалежно від підстави звільнення. Зверніть увагу, що період відсутності на роботі без поважних причин не зараховується до стажу, що дає право на відпустку.

Тимчасове виконання обов’язків «зниклого» працівника

Роботодавець має вирішити питання не лише щодо звільнення працівника, який не з’явився на роботу, а й щодо заміни його на період нез’ясованої відсутності, адже в такому разі зазвичай є потреба в тому, щоб хтось виконував його роботу.

Найоптимальнішим варіантом заміни тимчасово відсутнього працівника (поки його ще не звільнили) є покладення його обов’язків на іншого працівника підприємства без звільнення останнього від основних трудових обов’язків. Тобто в разі виробничої потреби такий інший працівник крім своєї основної роботи виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Порядок оформлення виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у КЗпП не передбачено. Але можна скористатися роз’ясненням Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. № 30/39 «Про порядок оплати тимчасового заступництва», яке є чинним на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу РСР».

Посада, за якою виконуються обов’язки, має бути передбачена штатним розписом і зайнята тимчасово відсутнім працівником. Згідно зі ст.105 КЗпП за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника провадиться доплата в розмірі, передбаченому колективним договором, а в разі його відсутності – наказом роботодавця.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника за вакантною посадою не допускається. Саме цим виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відрізняється від суміщення, яке встановлюється лише за вакантною посадою.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається лише за згодою працівника (див. зразок 4) і на підставі наказу (див. зразок 6), до якого додається доповідна записка керівника відділу (див. зразок 5).

Зразок 4

Зразок заяви про надання дозволу на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Зразок 5

Зразок доповідної записки

Зразок 6

Зразок наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Прийняття іншого працівника за строковим трудовим договором

Законодавство не забороняє також приймати на посаду тимчасово відсутнього працівника нового працівника за строковим трудовим договором. Проте з практичного погляду цей варіант є більш складним, адже потребує прийняття нового працівника на роботу, подання повідомлення до ДПС. До того ж, якщо раптом до закінчення строкового трудового договору з’явиться «зниклий» працівник, то працівника-строковика потрібно буде звільнити. Утім, якщо новий працівник підпадатиме під категорію захищених (ст. 184, 186¹ КЗпП), його не можна буде звільнити без обов’язкового працевлаштування. Тому такий варіант можливий лише в разі, якщо на підприємстві немає працівників, які зможуть виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Варіантом заміни відсутнього працівника сторонньою особою може бути виконання робіт за цивільно-правовим договором, якщо робота за посадою може виконуватися за таким договором