Если работник «исчез»: действия работодателя

Случаи длительного отсутствия работника на работе по неизвестным причинам не единичны. Что делать работодателю, если человек «как сквозь землю провалился», и кому передать исполнение обязанностей по его должности? Разберемся в этих вопросах, чтобы избежать судебных споров с работником.

Выясняем причины отсутствия работника

Обычно многие склоняются к мысли, что «исчезнувшего» работника можно легко уволить за прогул. Однако на практике по несколько устаревшему трудовому законодательству сделать это не так уж и легко. К тому же, суды часто становятся на сторону работника, что может привести к довольно большим расходам работодателя на компенсацию за вынужденный прогул.

Напомним, что увольнение работника за прогул допускается, если он отсутствовал на работе более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ).

Обязательным шагом в таком случае будет установление уважительности причин отсутствия работника (п. 24 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9). Однако трудовое законодательство не содержит конкретного перечня уважительных причин. Оценку уважительности в каждом конкретном случае дает работодатель, а при возникновении трудового спора – суд.

Критерием уважительности причины отсутствия работника на работе можно считать наличие существенных обстоятельств, которые препятствовали явке на работу и не могли быть устранены работником. Это, например:

• пожар, наводнение (прочие стихийные бедствия);
• авария или простой на транспорте, ДТП;
• вызов по повестке в суд, правоохранительные органы, военкомат;
• болезнь работника, уход за заболевшим внезапно членом семьи, даже при отсутствии листка нетрудоспособности;
• смерть или похороны родственников;
• отсутствие на работе с разрешения непосредственного руководителя;
• спасение людей или имущества;
• природные катастрофы, в т. ч. карантинные ограничения и связанная с ними остановка транспорта, вследствие чего невозможно добраться на работу, прочие форс-мажорные обстоятельства;
• выполнение гражданских обязанностей (оказание помощи лицам, пострадавшим от несчастного случая, спасение государственного или частного имущества во время пожара, стихийного бедствия) и т. п.

Не может считаться прогулом отсутствие работника на своем рабочем месте, если он в это время находился на территории предприятия. Однако в таком случае работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (см. постановление ВСУ от 15.12.10 г. по делу № 6-20213св09).

Оценка причин уважительности проводится судом при рассмотрении спора, с учетом конкретных обстоятельств и доказательств. Например, такая уважительная причина, как нетрудоспособность работника, может подтверждаться не только листком нетрудоспособности или справкой медицинского учреждения, но и свидетельскими показаниями и прочими доказательствами.

Поэтому рекомендуем работодателю тщательно собрать доказательную базу, прежде чем принимать решение об увольнении за прогул. Доказательствами могут быть и уведомление о направлении соответствующих заказных писем (желательно с описью вложения), акты и прочие документы, свидетельствующие о посещении места жительства работника, и т. п. По мнению автора, доказательствами могут быть и скриншоты сообщений, отправленных через мессенджеры и прочие современные инструменты коммуникации.

Порядок увольнения за прогул

Безусловно, работодателю кажется, что логичным выходом из ситуации, когда работник длительное время не появляется на работе, есть увольнение за прогул. Поэтому, во избежание расходов, связанных с восстановлением работника на работе, рассмотрим основные моменты увольнения по этому основанию.

В первую очередь следует зафиксировать факт прогула. Это может быть докладная записка непосредственного руководителя работника о невыходе последнего на работу (см. образец 1) или акт о его отсутствии, где указывается информация о работнике и количестве часов его отсутствия, за подписью нескольких лиц или членов специально созданной комиссии. Акт составляется в произвольной форме (см. образец 2).

Образец 1

Образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Образец 2

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Факт отсутствия работника на рабочем месте также должен быть отражен в табеле учета рабочего времени. Время отсутствия на работе по невыясненным причинам отмечают буквенным кодом «НЗ» или цифровым «28». Оплата такого времени не производится.

Увольнение по п. 4 ст. 40 КЗоТ – одно из дисциплинарных взысканий, порядок применения которых предусмотрен в ст. 147–149 КЗоТ. Трудовое законодательство обязует работодателя перед применением взыскания потребовать объяснение от работника. Однако не уточняется, в какой форме и что делать, если работник не является.

Поэтому советуем сначала попробовать связаться с ним по номеру телефона из его личной карточки или направить электронное письмо либо сообщение через мессенджер. Если не получится, – отправить заказное письмо с описью вложения на адрес работника с требованием о предоставлении письменных объяснений.

Также можно воспользоваться давним методом – провести собственное расследование. Для этого нужно создать комиссию и поехать к «исчезнувшему» работнику домой (конечно, если известен его адрес фактического проживания), опросить родственников, соседей, а результаты оформить актом. Также можно обратиться в полицию для его розыска.

Сроки увольнения за прогул

Важно помнить, что срок наложения дисциплинарного взыскания применяется работодателем непосредственно после выявления проступка, но не позднее одного месяца со дня его выявления, не считая времени освобождения работника от работы в связи с временной нетрудоспособностью или пребыванием его в отпуске, и не может быть наложен позднее шести месяцев со дня совершения проступка.

Обратите внимание: если «исчезнувший» работник подпадает под так называемые «защищенные категории», определенные в ст. 184 и 186¹ КЗоТ, то есть имеет право на гарантии при увольнении, то его нельзя уволить по инициативе работодателя (в частности, за прогул).

Важно: если на предприятии есть профсоюз и работник является его членом, то перед изданием приказа об увольнении за прогул работодатель должен обратиться в письменном виде за согласием на увольнение работника. Профсоюзный орган обязан рассмотреть письменное обращение работодателя о расторжении трудового договора с работником не позднее чем в течение 15 дней в присутствии этого работника (ст. 43 КЗоТ).

Определяем дату увольнения

Расторжение трудового договора в связи с прогулом происходит в последний день работы, хотя приказ об увольнении может быть издан позже, но с соблюдением сроков, предусмотренных ст. 148 КЗоТ.

Из-за несовершенства устаревшего трудового законодательства возникли несогласованности в отношении даты прекращения трудовых отношений при увольнении за прогул. Если работник не явился на работу, некоторые специалисты предлагают считать днем прекращения трудовых отношений последний день его фактической работы, несмотря на то, что приказ об увольнении издается позже. Однако такое решение проблемы не безукоризненно, поскольку, с одной стороны, в течение всего времени своего отсутствия до увольнения лицо продолжает оставаться работником предприятия, фигурирует в документах (например, в статистической и иной отчетности). С другой стороны, издавая приказ об увольнении более поздней датой, работодатель делает для себя невозможным выполнение ряда обязанностей, установленных для него законодательством. Например, в таком случае трудовая книжка и копия приказа о расторжении трудового договора не могут быть выданы работнику в день увольнения, что считается грубым нарушением ст. 47 КЗоТ, не содержащей оговорок по поводу каких-либо переносов этого срока.

То есть, по мнению автора, лучше уволить работника днем, когда было принято решение об увольнении, при этом помня о сроках, предусмотренных ст. 147 КЗоТ (см. образец 3).

Образец 3

Образец приказа об увольнении за прогул

Расчеты при увольнении

В рассматриваемой ситуации «исчезнувший» работник, скорее всего, не явится для ознакомления с приказом об увольнении, проставления подписи в карточке П-2 и получения трудовой книжки.

Для того чтобы закрыть вопрос с приказом, можно составить акт о том, что работник не явился для ознакомления с ним. А вот с получением трудовой книжки ситуация более сложная. Ведь согласно п. 4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58), если работник отсутствует на работе в день увольнения, собственник должен в этот же день отправить ему почтовое сообщение о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка ее по почте с доставкой на указанный адрес допускается только по письменному согласию работника.

Если работник не отвечает на письменное сообщение или не дает согласия на пересылку трудовой книжки, то нужно составить соответствующий акт и действовать согласно п. 6.2 Инструкции № 58. А именно: трудовая книжка, которая не была получена работником при увольнении, хранится в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

В трудовую книжку вносится запись: «Звільнено за прогул без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП».

В день увольнения работодатель обязан провести расчеты с работником, выплатив положенные ему деньги: заработную плату и денежную компенсацию за неиспользованный отпуск.

Если работник в день увольнения не работал, то эти суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. О начисленных суммах, положенных работнику при увольнении, работодатель должен в письменном виде уведомить его перед их выплатой (ст. 116 КЗоТ).

Как вариант, можно перечислить деньги на банковскую карточку работника. Но в целях мотивации работника явиться в отдел кадров для ознакомления с кадровой документацией и получения трудовой книжки допускается не перечислять деньги на карточку, а выполнить процедуру, предусмотренную ст. 116 КЗоТ.

При расторжении трудового договора за нарушение трудовой дисциплины (п. 4 ст. 40 КЗоТ касается этого случая) работник не имеет права на неиспользованный отпуск (ч. 1 ст. 3 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках»). Однако он имеет право на получение денежной компенсации за все дни неиспользованных ежегодных отпусков, а также дополнительных отпусков работникам, имеющим детей, которая выплачивается независимо от основания увольнения. Обратите внимание, что период отсутствия на работе без уважительных причин не зачисляется в стаж, дающий право на отпуск.

Временное исполнение обязанностей «исчезнувшего» работника

Работодатель должен решить вопрос не только увольнения работника, не явившегося на работу, но и замены его на период невыясненного отсутствия, ведь в таком случае, как правило, есть необходимость в том, чтобы кто-то выполнял его работу.

Наиболее оптимальным вариантом замены временно отсутствующего работника (пока его еще не уволили) является возложение его обязанностей на другого работника предприятия без освобождения последнего от основных трудовых обязанностей. То есть в случае производственной необходимости такой другой работник кроме своей основной работы будет исполнять обязанности временно отсутствующего работника.

Порядок оформления исполнения обязанностей временно отсутствующего работника в КЗоТ не предусмотрен. Но можно воспользоваться разъяснением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», которое действует на основании постановления ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-XII «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР».

Должность, по которой исполняются обязанности, должна быть предусмотрена штатным расписанием и занята временно отсутствующим работником. Согласно ст. 105 КЗоТ за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника производится доплата в размере, предусмотренном коллективным договором, а при его отсутствии – приказом работодателя.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника по вакантной должности не допускается. Именно этим исполнение обязанностей временно отсутствующего работника отличается от совмещения, которое устанавливается только по вакантной должности.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника допускается только при согласии работника (см. образец 4) и на основании приказа (см. образец 6), к которому прилагается докладная записка руководителя отдела (см. образец 5).

Образец 4

Образец заявления о предоставлении разрешения наисполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Образец 5

Образец докладной записки

Образец 6

Образец приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника

Прием другого работника по срочному трудовому договору

Законодательство не запрещает также принимать на должность временно отсутствующего работника нового работника по срочному трудовому договору. Однако с практической точки зрения этот вариант сложнее, ведь требует приема нового работника на работу, представления уведомления в ГНС. К тому же, если вдруг до окончания срочного трудового договора явится «исчезнувший» работник, то работника-срочника нужно будет уволить. Впрочем, если новый работник будет подпадать под категорию защищенных (ст. 184, 186¹ КЗоТ), его нельзя будет уволить без обязательного трудоустройства. Поэтому такой вариант возможен только в случае, если на предприятии нет работников, которые смогут исполнять обязанности временно отсутствующего работника.

Вариантом замены отсутствующего работника сторонним лицом может быть исполнение работ по гражданско-правовому договору, если работа по должности может выполняться по такому договору.