Аудит трудових книжок

Через нещодавні нововведення кадрові кола підприємства і не тільки сполошилися, адже 05.02 21 р. Верховна Рада прийняла Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Що відтепер буде з паперовою трудовою книжкою? Запитань чимало. Але перед тим, як переходити на електронну версію трудових книжок, потрібно провести аудит паперових, щоб під час такого переходу «не випали» періоди стажу та все необхідне збереглося. Про те, з чого почати та як провести аудит, – у статті.

Зміни в обліку трудової діяльності

Насамперед слід заспокоїтися, адже паперова трудова книжка не щезає. Її не можна знищити або викинути через запровадження електронної версії. Власне, тексту вищезгаданого Закону ще немає. Проте, аналізуючи його законопроєкт (№ 3623 від 10.06.20 р.), бачимо, що Закон набере чинності лише через три місяці з дня його опублікування.

Передбачено перехідний період – п’ять років. Тобто включення Пенсійним фондом України (далі – ПФУ) до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр) відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюватиметься протягом цих п’яти років із дня набрання чинності зазначеним Законом. Подаватимуться ці відомості страхувальником або застрахованою особою в порядку та строки, установлені ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики.

До завершення включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані паперової трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом.

Після завершення цих робіт наявні паперові трудові книжки видаватимуться працівникам особисто під підпис. Як це має відбуватися, поки що невідомо.

Видавати належно оформлену паперову трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності зазначеним Законом та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей, роботодавець зобов’язаний у день звільнення.

Тому на разі доцільно дочекатися Порядку подання відомостей для створення електронних трудових книжок та навести лад у паперових трудових книжках.

Основні норми

Нагадаємо, що відповідно до ст. 48 КЗпП паперова трудова книжка на сьогодні є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації.

Порядок ведення трудових книжок визначається Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

Проведення аудиту

Кількість трудових книжок

Підготовчим етапом є визначення кількості трудових книжок. Вона має збігатися з кількістю працівників, включених до робочого штатного розпису, за винятком сумісників Робочим вважається той самий штатний розпис, затверджений керівником підприємства, але в ньому вказуються прізвища та ініціали працівників і ведеться він зазвичай працівниками відділу кадрів в електронному форматі (для зручності використання через плинність кадрів).

Отже, кількість трудових книжок має відповідати чисельності основних працівників підприємства, адже на сумісників трудові книжки ведуться лише за місцем основної роботи.

Також варто перевірити наявність та правильність ведення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі – Книга). Кількість наявних трудових книжок має збігатися із записами, внесеними до Книги, у 12-й та 13-й графі яких немає записів про отримання їх працівниками.

Нагадаємо, що Книга ведеться працівником відділу кадрів або іншим працівником, який оформлює прийняття та звільнення працівників. Її типову форму № П-10 затверджено наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277 (далі – Наказ № 277) (зразок 1).

У Книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час працевлаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам знову.

На її обкладинці має бути зазначено назву та код ЄДРПОУ підприємства, а також дату, коли розпочато ведення саме цієї Книги. Вона має бути пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою (якщо підприємство її використовує). Також керівником підприємства має бути внесено засвідчувальний напис, наприклад: «У книзі пронумеровано і прошнуровано 60 (шістдесят) сторінок». Книга ведеться відділом кадрів.

Підпис у Книзі щодо одержання трудової книжки працівник вносить лише в разі звільнення.

Зразок 1

Бланки трудових книжок

Далі важливо звернути увагу на бланки трудових книжок, правильність їх оформлення з погляду кадрового діловодства, а також юридична відповідність.

Типову форму № П-9 Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них також затверджено Наказом № 277 (зразок 2). Як і Книга обліку руху трудових книжок, вона має бути пронумерована, прошнурована та підписана керівником підприємства і печаткою (за наявності).

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства. Однак вони не є документами суворого обліку та звітності. Ще 17.01.14 р. до постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» було внесено зміни, і цю норму було вилучено з п. 3 зазначеної постанови.

Зразок 2

Зауважимо: у п. 6.3. Інструкції № 58 передбачено, що роботодавець зобов’язаний постійно мати необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них для оперативного внесення записів до них. Тому їх наявність на підприємстві вкрай важлива. Разом з тим, нерідко трапляються випадки, коли під час працевлаштування працівник особисто приносить пусту трудову книжку для її заповнення. Але в такому разі звертайте увагу на колонцифри, які проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія і номер – на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64 згідно з постановою КМУ від 02.03.94 р. № 131 «Про внесення змін до зразка бланка трудової книжки». Це допоможе впевнитися у справжності бланка трудової книжки.

Під час проведення аудиту цієї Книги перевіряється правильність її заповнення, зокрема своєчасність реєстрації трудових книжок, прийнятих від працівників під час працевлаштування, а також порівнюються фактичні дати звільнення працівників з датами видачі трудових книжок у книзі, наявність підстав для видачі трудових книжок та підписи працівників у цій книзі в разі одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням.

Перевірка титульної сторінки

Оскільки на титульній сторінці міститься інформація щодо її власника, слід перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові та дати народження. Перевірити не складно – варто лише взяти особову справу працівника, знайти копію його паспорта та звірити його дані із записами у трудовій книжці. Тому уважно перевіряємо:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дату народження.

Зауважимо, що в разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний вносити відповідні записи до його трудової книжки. Підставою в такому разі слугують документи, що підтверджують зміни. Ними можуть бути:

• паспорт;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові;
• свідоцтво про народження;
• свідоцтво про шлюб;
• про розірвання шлюбу та ін.

Якщо такі зміни вносить працівник підприємства, де він працює зараз, то на першій сторінці трудової книжки однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове, а на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, та його реквізити. Запис завіряють підписом керівника підприємства (відповідальної особи) або печаткою підприємства (відділу кадрів).

Якщо до трудової книжки працівника вносилися зміни до працевлаштування на теперішнє місце роботи, варто просто звірити внесені дані із паспортними.

Крім того, звертаємо увагу на обов’язкову наявність:

• підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
• підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
• печатки підприємства або печатки відділу кадрів (за наявності), де трудову книжку заповнили вперше.

Також бувають випадки, коли під час працевлаштування відповідальна за внесення записів до трудової книжки особа допускає помилку у прізвищі, імені, по батькові або даті народження новоприйнятого працівника. У такому разі бланк трудової книжки або вкладишу до нього вважають зіпсованим, складають акт на його (її) списання та оформляють іншу бланк трудової книжки (вкладиша).

Якщо під час прийняття працівника на роботу у відділі кадрів виявили помилку у відомостях про особу у трудовій книжці, то працівник має звернутися до попереднього роботодавця для виправлення помилки. У разі зміни між періодами роботи прізвища працівника (наприклад, жінка вийшла заміж) або працівник перебував на обліку в центрі зайнятості, відповідні зміни може внести підприємство, куди працевлаштовується така особа. Адже згідно з п. 2.13 Інструкції № 58 саме це підприємство є останнім місцем роботи.

Перевірка відомостей, внесених до трудової книжки

До трудової книжки вносяться відомості про:

• роботу (прийняття, переведення на постійну роботу, звільнення);
• заохочення;
• нагороди за успіхи в роботі на підприємстві.

Звертаємо увагу, що вперше трудова книжка заповнюється роботодавцем не пізніше тижня із дня прийняття працівника на роботу.

Під час перевірки трудових книжок, які були заведені на тому підприємстві, на якому проводиться аудит, слід пересвідчитись, чи внесено окремим рядком (за потреби) відповідно до п. 2.19. Інструкції № 58 з посиланням на дату, номер і найменування документів такі записи:

• час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю та державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) та дати звільнення зі служби;
• час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах;
• час навчання у вищих навчальних закладах і час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі, крім осіб, які мають трудові книжки, оскільки запис про навчання до їхніх трудових книжок вносить вищий навчальний заклад;
• час догляду за особою з інвалідністю І групи або дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у т. ч. за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
• період одержання особами, які не працюють, допомоги по безробіттю ― запис у трудову книжку заноситься працівником органу державної служби зайнятості населення.

Усі ці записи мають відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю та пункт закону. Записи мають бути виконані арабськими цифрами (число та місяць ― двозначними), наприклад, «10.01.2014», акуратно, кульковою ручкою та завірені печаткою.

Обов’язково має бути записано повну назву підприємства, без скорочень та абревіатур. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю «Алантра». Якщо на підприємстві є штамп із назвою підприємства, то може бути проставлено саме цей штамп. Нагадаємо, що записи про найменування займаної посади, професії мають чітко відповідати штатному розпису та Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі – КП). У разі виявлення неправильної назви посади (професії), зазначеної у штатному розписі, її слід привести у відповідність та внести виправлення до трудової книжки працівника. Про це див. далі.

Щодо мови заповнення трудової книжки, то Інструкцією № 58 передбачено її заповнення українською та російською мовами, тобто у двох розділах трудової книжки. Проте на сьогодні її найчастіше заповнюють українською. Згідно зі ст. 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська. Використання та застосування російської й інших мов національних меншин України гарантується Конституцією України. У ст. 13 Закону від 03.07.12 р. № 5029-VI «Про засади державної мовної політики» передбачено, що паспорт громадянина України або документ, який його замінює, і відомості про його власника, що вносяться до нього, виконуються державною мовою і поруч, за вибором громадянина, однією з регіональних мов або мов меншин України. Дія цієї норми поширюється й на інші офіційні документи, що посвідчують особу громадянина України, або відомості про неї, зокрема на документи про освіту, трудову книжку, військовий квиток тощо. Тому заповнювати трудові книжки потрібно з урахуванням цих норм. Такої самої думки дотримуються й фахівці Мінсоцполітики (лист від 21.11.12 р. № 183/06/186-12), однак інформують, що листи Міністерства не є нормативно-правовими актами та за своїм призначенням мають інформаційний, рекомендаційний і необов’язковий характер.

У разі присвоєння працівникові в період роботи нового розряду, класу, категорії тощо, до його трудової книжки також вноситься запис на підставі наказу після закінчення виробничого навчання, перепідготовки або підвищення кваліфікації.

Запис про підтвердження права на пенсію за віком на пільгових умовах вноситься за результатами атестації робочих місць і має відповідати найменуванню зі Списку виробництв, робіт, професій, посад працівника і показників, що дають право на пільгову пенсію за віком на пільгових умовах, затвердженого постановою КМУ від 16.01.03 р. № 36.

Також до трудових книжок (вкладишів до них) вносяться записи про стажування студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» і продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні. Так, запис про стажування до трудової книжки студентів, учнів вноситься підприємством, де вони проходили стажування, із зазначенням посади, періоду та місця проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальності (кваліфікації) або професії (кваліфікаційного рівня) стажиста. Підставою для таких записів є наказ про проходження стажування (п. 2.17. Інструкції № 58).

Виявлення записів, які не мають бути у трудовій книжці

У трудові книжки не вносяться записи щодо:

• строку випробування;
• укладення строкового трудового договору;
• відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею три(шести)річного віку;
• періоду проходження військової служби, якщо така особа є працівником (за ним на такий період зберігається місце роботи, а отже він перебуває у трудових відносинах);
• тимчасового переведення;
• переміщення;
• суміщення посад (професій);
• стягнення;
• тимчасового виконання обов’язків відсутнього працівника;
• розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт. 

Внесення виправлень (за потреби)

Виправлення, закреслення, замазування записів не допускаються, крім унесення змін на титульній сторінці трудової книжки.

Заповнення трудової книжки вимагає значної уваги, тому варто дуже прискіпливо ставитися як до процедури заповнення, так і до перевірки. У разі виявлення помилок виправлення слід виконувати на тому підприємстві, де було зроблено відповідний запис. Якщо неточності або помилкові записи внесено на попередньому місці роботи, роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівникові необхідну допомогу в цьому.

У разі виправлення помилок у трудовій книжці слід дотримуватися правила, передбаченого п. 2.10. Інструкції № 58. Зокрема, якщо треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення порядкового номера та дати внесення запису у графі 3 потрібно вказати: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» та у графі 4 повторити дату й номер наказу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляється підстава перейменування ― наказ (розпорядження), його дата і номер.

Якщо у трудовій книжці виявлено пропущений запис, його необхідно внести. Як це зробити, Інструкцією № 58 не передбачено. Якщо після переведення є інші записи (наприклад, під номером 22), то можна внести запис такого змісту: «Запис за № 22 не дійсний. Переведено за такою-то професією (посадою)», а в графі 2 вказати дату переведення.

Якщо виявлено записи не в тому розділі, наприклад запис про прийняття на роботу внесено помилково до розділу «Відомості про заохочення», до нього також слід внести виправлення. Це може бути запис такого змісту: «Запис у розділі «Відомості про нагородження» за № таким-то недійсний». Для правильності внесення запису трудову книжки слід доповнити вкладишем. Адже згідно з п. 3.1 Інструкції № 58 у разі, якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається під обкладинку трудової книжки, заповнюється та ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що і трудова книжка. Без трудової книжки вкладиш вважається недійсним.

У разі виявлення неправильної назви професії (посади) для приведення її у відповідність до КП слід пересвідчитися, чи не призведе ця зміна до зміни виконуваних обов’язків.

Якщо так, то зміни слід проводити, керуючись ст. 32 КЗпП (попередження за два місяці). Якщо ні (наприклад, посада потребує уточненням професійної назви роботи або назва посади визначена неправильно , що не призводить до змін істотних умов праці), то на підставі доповідної на ім’я керівника підприємства видається наказ про внесення змін до назви посади (професії) у зв’язку з приведенням її у відповідність до КП.

Відповідно потрібно внести зміни й до штатного розпису підприємства, посадової (робочої) інструкції, положення про відділ (якщо зміна назви стосується керівної посади). трудового договору (за його наявності), особової картки працівника, а також трудової книжки. Запис може мати такий вигляд: «Посаду «бренд-менеджер» змінено на «маркетолог» з метою приведення у відповідність до Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2010.

Як діяти, якщо трудова книжка втрачена

Трудова книжка може бути втрачена:

• підприємством;
• власником.

Звісно, втрачена вона може бути і третіми особами. Однак якщо власник трудової книжки є працюючою особою, його трудова книжка має зберігатися на підприємстві. Тому, якщо відповідальна за ведення трудових книжок особа передасть трудову книжку третім особам, вважатиметься, що трудову книжку втратило підприємство. А отже, підприємство має видати такому працівникові дублікат трудової книжки без стягнення її вартості. Так само потрібно діяти в разі, якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин.

Якщо трудову книжку втрачає її власник, то для оформлення дубліката йому потрібно звернутися із заявою за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки цей роботодавець видає працівникові іншу трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. У разі відсутності доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, зокрема проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, дублікат може бути виданий за новим місцем роботи. Порядок його заповнення наведено в п. 5.6 Інструкції № 58.

Перехід на електронний облік трудових книжок

Наостанок нагадаємо, що постановою КМУ від 27.11.19 р. № 1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Однак ПФУ на сьогодні все ще не встановив порядок подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі. Тому поки що наявні документальні відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді скан-копій.

На документи накладає кваліфікований електронний підпис страхувальник або працівник.

Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то працівник дає згоду (в довільній формі) на обробку персональних даних. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

У разі бажання працівника особисто подати відомості про трудову діяльність, скан-копія згоди не потрібна.