Аудит трудовых книжек

В связи с недавними новациями кадровики предприятий и не только переполошились, ведь 05.02 21 г. Верховная Рада приняла Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме». Что теперь будет с бумажной трудовой книжкой? Вопросов немало. Но, прежде чем переходить на электронную версию трудовых книжек, нужно провести аудит бумажных, чтобы при таком переходе «не выпали» периоды стажа и все необходимое сохранилось. О том, с чего начать и как провести аудит, – в статье.

Изменения в учете трудовой деятельности

Прежде всего, следует успокоиться, ведь бумажная трудовая книжка не исчезает. Ее нельзя уничтожить или выбросить из-за введения электронной версии. Собственно, текста вышеупомянутого Закона еще нет. Однако, анализируя его законопроект (№ 3623 от 10.06.20 г.), видим, что Закон вступит в силу только спустя три месяца со дня его опубликования.

Предусмотрен переходный период – пять лет. То есть включение Пенсионным фондом Украины (далее – ПФУ) в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр) отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников будет проводиться в течение этих пяти лет со дня вступления в силу указанного Закона. Эти сведения будут подаваться страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные ПФУ по согласованию с Минсоцполитики.

До завершения включения в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников данные бумажной трудовой книжки используются для учета сведений о трудовой деятельности за период до вступления в силу Закона.

После завершения этих работ имеющиеся бумажные трудовые книжки будут выдаваться работникам лично под подпись. Как это будет происходить, пока неизвестно.

Выдавать оформленную бумажную трудовую книжку работнику, с которым заключен трудовой договор до вступления в силу указанного Закона и который увольняется до завершения процедуры включения в Реестр отсутствующих сведений, работодатель обязан в день увольнения.

Поэтому пока стоит дождаться Порядка представления сведений для создания электронных трудовых книжек и упорядочить бумажные трудовые книжки.

Основные нормы

Напомним, что в соответствии со ст. 48 КЗоТ бумажная трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации.

Порядок ведения трудовых книжек определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).

Проведение аудита

Количество трудовых книжек

Подготовительным этапом является определение количества трудовых книжек. Оно должно совпадать с количеством работников, включенных в рабочее штатное расписание, за исключением совместителей. Рабочим считается то же штатное расписание, утвержденное руководителем предприятия, но в нем указываются фамилии и инициалы работников и ведется оно, как правило, работниками отдела кадров в электронном формате (для удобства использования из-за текучести кадров).

Итак, количество трудовых книжек должно соответствовать численности основных работников предприятия, ведь на совместителей трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Также стоит проверить наличие и правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – Книга). Количество имеющихся трудовых книжек должно совпадать с записями, внесенными в Книгу, в 12-й и 13-й графе которых нет записей о получении их работниками.

Напомним, что Книга ведется работником отдела кадров или другим работником, который оформляет прием и увольнение работников. Ее типовая форма № П-10 утверждена приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277 (образец 1).

В Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам.

На ее обложке должно быть указано название и код ЕГРПОУ предприятия, а также дата начала ведения именно этой Книги. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью (если предприятие ее использует). Также руководителем предприятия должна быть внесена заверительная надпись, например: «В книге пронумеровано и прошнуровано 60 (шестьдесят) страниц». Книга ведется отделом кадров.

Подпись в Книге о получении трудовой книжки работник ставит только при увольнении.

Образец 1

Бланки трудовых книжек

Далее важно обратить внимание на бланки трудовых книжек, правильность их оформления с точки зрения кадрового делопроизводства, а также юридическое соответствие.

Типовая форма № П-9 Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним также утверждена Приказом № 277 (образец 2). Как и Книга учета движения трудовых книжек, она должна быть пронумерована, прошнурована и подписана руководителем предприятия и скреплена печатью (при наличии).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия. Однако они не являются документами строгого учета и отчетности. Еще 17.01.14 г. в постановление КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников» были внесены изменения, и эта норма была исключена из п. 3 данного постановления.

Образец 2

Заметим: в п. 6.3 Инструкции № 58 предусмотрено, что работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним для оперативного внесения записей в них. Поэтому их наличие на предприятии крайне важно. Вместе с тем, нередко случается, что при трудоустройстве работник лично приносит пустую трудовую книжку для ее заполнения. Но в таком случае обращайте внимание на колонцифры, которые проставляются на всех страницах трудовой книжки, а серия и номер – на страницах 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64 согласно постановлению КМУ от 02.03.94 г. № 131 «О внесении изменений в образец бланка трудовой книжки». Это поможет удостовериться в подлинности бланка трудовой книжки.

При проведении аудита этой Книги проверяется правильность ее заполнения, в частности своевременность регистрации трудовых книжек, принятых от работников при трудоустройстве, а также сравниваются фактические даты увольнения работников с датами выдачи трудовых книжек в книге, наличие оснований для выдачи трудовых книжек и подписи работников в этой книге в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением.

Проверка титульной страницы

Поскольку на титульной странице содержится информация о ее владельце, следует проверить правильность написания фамилии, имени, отчества и даты рождения. Проверить не сложно – нужно только взять личное дело работника, найти копию его паспорта и сверить его данные с записями в трудовой книжке. Поэтому внимательно проверяем:

• фамилию, имя и отчество работника полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
• дату рождения.

Заметим, что в случае изменения работником фамилии, имени, отчества работодатель обязан вносить соответствующие записи в его трудовую книжку. Основанием в таком случае служат документы, подтверждающие изменения. Ими могут быть:

• паспорт;
• свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке;
• о расторжении брака и др.

Если такие изменения вносит работник предприятия, где он работает сейчас, то на первой странице трудовой книжки одной черточкой зачеркивают бывшую фамилию и записывают новую, а на внутренней стороне обложки указывают информацию о документе, на основании которого сделана запись, и его реквизиты. Запись заверяют подписью руководителя предприятия (ответственного лица) или печатью предприятия (отделу кадров).

Если в трудовую книжку работника вносились изменения до трудоустройства на нынешнее место работы, следует просто сверить внесенные данные с паспортными.

Кроме того, обращаем внимание на обязательное наличие:

• подписи владельца трудовой книжки, которой он заверил правильность внесенных данных;
• подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• печати предприятия или печати отдела кадров (при наличии), где трудовую книжку заполнили впервые.

Случается, что при трудоустройстве ответственное за внесение записей в трудовую книжку лицо допускает ошибку в фамилии, имени, отчество или дате рождения новопринятого работника. В таком случае бланк трудовой книжки или вкладыша к ней считают испорченным, составляют акт на его (ее) списание и оформляют другой бланк трудовой книжки (вкладыша).

Если при приеме работника на работу в отделе кадров обнаружили ошибку в сведениях о лице в трудовой книжке, то работник должен обратиться к предыдущему работодателю для исправления ошибки. В случае изменения между периодами работы фамилии работника (например, женщина вышла замуж) или работник состоял на учете в центре занятости, соответствующие изменения может внести предприятие, куда трудоустраивается такое лицо. Ведь согласно п. 2.13 Инструкции № 58 именно это предприятие является последним местом работы.

Проверка сведений, внесенных в трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся сведения о:

• работе (приеме, переводе на постоянную работу, увольнении);
• поощрениях;
• наградах за успехи в работе на предприятии.

Обращаем внимание, что впервые трудовая книжка заполняется работодателем не позднее недели со дня приема работника на работу.

При проверке трудовых книжек, которые были заведены на том предприятии, на котором проводится аудит, следует убедиться, внесены ли отдельной строкой (при необходимости) в соответствии с п. 2.19. Инструкции № 58 со ссылкой на дату, номер и наименование документов следующие записи:

• время службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• время учебы в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях;
• время учебы в высших учебных заведениях и время пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме лиц, имеющих трудовые книжки, поскольку запись об учебе в их трудовые книжки вносит высшее учебное заведение;
• время ухода за лицом с инвалидностью I группы или ребенком с инвалидностью в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения требует постоянного стороннего ухода, в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);
• период получения неработающими лицами пособия по безработице ― запись в трудовую книжку вносится работником органа государственной службы занятости населения.

Все эти записи должны соответствовать формулировке действующего законодательства и содержать ссылку на статью и пункт закона. Записи должны быть выполнены арабскими цифрами (число и месяц ― двузначными), например, «10.01.2014», аккуратно, шариковой ручкой и заверены печатью.

Обязательно должно быть указано полное название предприятия, без сокращений и аббревиатур. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Алантра». Если на предприятии есть штамп с названием предприятия, то может быть проставлен именно этот штамп. Напомним, что записи о наименовании занимаемой должности, профессии должны четко соответствовать штатному расписанию и Национальному классификатору Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее – КП). В случае выявления неправильного названия должности (профессии), указанного в штатном расписании, ее следует привести в соответствие и внести исправление в трудовую книжку работника. Об этом см. далее.

Что касается языка заполнения трудовой книжки, то Инструкцией № 58 предусмотрено ее заполнение на украинском и русском языках, то есть в двух разделах трудовой книжки. Однако в настоящее время ее чаще всего заполняют на украинском языке. Согласно ст. 10 Конституции Украины государственным языком в Украине является украинский. Использование и применение русского и других языков национальных меньшинств Украины гарантируется Конституцией Украины. В ст. 13 Закона от 03.07.12 г. № 5029-VI «О принципах государственной языковой политики» предусмотрено, что паспорт гражданина Украины или документ, его заменяющий, и сведения о его владельце, которые вносятся в него, выполняются на государственном языке и рядом, по выбору гражданина, одним из региональных языков или языков меньшинств Украины. Действие этой нормы распространяется и на другие официальные документы, удостоверяющие личность гражданина Украины или сведения о нем, в частности на документы об образовании, трудовую книжку, военный билет и т. п. Поэтому заполнять трудовые книжки нужно с учетом этих норм. Такого же мнения и специалисты Минсоцполитики (письмо от 21.11.12 г. № 183/06/186-12), однако они информируют, что письма Министерства не являются нормативно-правовыми актами и по своему назначению имеют информационный, рекомендательный и необязательный характер.

При присвоении работнику в период работы нового разряда, класса, категории и т. п. в его трудовую книжку также вносится запись на основании приказа после окончания производственного обучения, переподготовки или повышения квалификации.

Запись о подтверждении права на пенсию по возрасту на льготных условиях вносится по результатам аттестации рабочих мест и должна соответствовать наименованию из Списка производств, работ, профессий, должностей работников и показателей, дающих право на льготную пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденного постановлением КМУ от 16.01.03 г. № 36.

Также в трудовые книжки (вкладыши в них) вносятся записи о стажировке студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые получили профессию (квалификацию) по образовательно-квалификационному уровню «квалифицированный рабочий», «младший специалист», «бакалавр», «специалист» и продолжают учиться на следующем образовательно-квалификационном уровне. Запись о стажировке в трудовую книжку студентов, учащихся вносится предприятием, где они проходили стажировку, с указанием должности, периода и места прохождения (структурного подразделения) стажировки, специальности (квалификации) или профессии (квалификационного уровня) стажера. Основанием для таких записей служит приказ о прохождении стажировки (п. 2.17. Инструкции № 58).

Выявление записей, которые не должны быть в трудовой книжке

В трудовые книжки не вносятся записи о:

• испытательном сроке;
• заключении срочного трудового договора;
• отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста;
• периоде прохождения воинской службы, если такое лицо является работником (за ним на такой период сохраняется место работы, а следовательно, он состоит в трудовых отношениях);
• временном переводе;
• перемещении;
• совмещении должностей (профессий);
• взысканиях;
• временном исполнении обязанностей отсутствующего работника;
• расширении зоны обслуживания или увеличении объема выполняемых работ.

Внесение исправлений (при необходимости)

Исправления, зачеркивания, замазывание записей не допускаются, кроме внесения изменений на титульной странице трудовой книжки.

Заполнение трудовой книжки требует внимания, поэтому следует очень придирчиво относиться как к процедуре заполнения, так и к проверке. При выявлении ошибок исправления нужно вносить на том предприятии, где была внесена соответствующая запись. Если неточности или ошибочные записи внесены на предыдущем месте работы, работодатель по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь в этом.

При исправлении ошибок в трудовой книжке нужно соблюдать правило, предусмотренное п. 2.10 Инструкции № 58. В частности, если нужно изменить запись сведений о работе, то после указания порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 нужно указать: «Запись под № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторить дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано на такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования ― приказ (распоряжение), его дата и номер.

Если в трудовой книжке выявлена пропущенная запись, ее необходимо внести. Как это сделать, Инструкцией № 58 не предусмотрено. Если после перевода есть другие записи (например, под номером 22), то можно внести запись такого содержания: «Запись под № 22 недействительна. Переведен по такой-то профессии (должности)», а в графе 2 указать дату перевода.

Если обнаружены записи не в том разделе, например запись о приеме на работу внесена ошибочно в раздел «Сведения о поощрении», в него также следует внести исправления. Это может быть запись такого содержания: «Запись в разделе «Сведения о награждении» под № таким-то недействительна». Для правильности внесения записи трудовую книгу следует дополнить вкладышем. Ведь согласно п. 3.1 Инструкции № 58 в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается под обложку трудовой книжки, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

В случае выявления неправильного названия профессии (должности) для приведения ее в соответствие с КП следует убедиться, не приведет ли это изменение к изменению исполняемых обязанностей.

Если да, то изменения следует проводить, руководствуясь ст. 32 КЗоТ (предупреждение за два месяца). Если нет (например, должность требует уточнения профессионального названия работы или название должности определено неправильно, что не приводит к изменениям существенных условий труда), то на основании докладной на имя руководителя предприятия издается приказ о внесении изменений в название должности (профессии) в связи с приведением ее в соответствие с КП.

Соответственно нужно внести изменения и в штатное расписание предприятия, должностную (рабочую) инструкцию, положение об отделе (если изменение названия касается руководящей должности), трудовой договор (при его наличии), личную карточку работника, а также трудовую книжку. Запись может иметь следующий вид: «Должность «бренд-менеджер» изменена на «маркетолог» в целях приведения в соответствие с Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2010.

Как действовать, если трудовая книжка утеряна

Трудовая книжка может быть утеряна:

• предприятием;
• владельцем.

Конечно, утеряна она может быть и третьими лицами. Однако если владелец трудовой книжки является работающим лицом, его трудовая книжка должна храниться на предприятии. Поэтому, если ответственное за ведение трудовых книжек лицо передаст трудовую книжку третьим лицам, считается, что трудовую книжку утеряло предприятие. И поэтому предприятие должно выдать такому работнику дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости. Так же нужно действовать в случае, если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или по другим причинам.

Если трудовую книжку теряет ее владелец, то для оформления дубликата ему нужно обратиться с заявлением по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае сложностей – в иные сроки работодатель выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При отсутствии доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации, в частности проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник, дубликат может быть выдан по новому месту работы. Порядок его заполнения изложен в п. 5.6 Инструкции № 58.

Переход на электронный учет трудовых книжек

В завершение напомним, что постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме.

Однако ПФУ все еще не установил порядок представления сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Поэтому пока имеющиеся документальные сведения о трудовой деятельности работника подают через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде скан-копий.

На документы налагает квалифицированную электронную подпись страхователь или работник.

Если работник делегирует полномочия по оцифровке документов о трудовой деятельности работодателю, то он дает согласие (в произвольной форме) на обработку персональных данных. Скан-копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем.

Если же он желает лично подать сведения о трудовой деятельности, скан-копия согласия не нужна.