Открываем филиал: 7 шагов

Юрлица, желающие расширить свой бизнес, имеют право открывать обособленные подразделения, в частности филиалы, вне места своего нахождения. В статье расскажем, как нужно действовать предприятию для того, чтобы открыть филиал, какие документы следует оформить, а также дадим ряд практических советов.

Обратите внимание: будем рассматривать порядок создания филиалов украинскими юридическими лицами и не будем затрагивать тему обособленных подразделений юрлица, созданного в соответствии с законодательством иностранного государства.

Открытие филиалов: требования законодательства

Вопросы создания юрлицом филиалов регламентируются прежде всего ст. 95 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ). В этой статье закреплены следующие положения:

• филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения, которое осуществляет все или часть его функций;
• филиалы не являются юридическими лицами;
• филиалы наделяются имуществом создавшего их юрлица;
• филиал действует на основании положения, утвержденного юрлицом;
• филиал юридического лица считается созданным со дня его государственной регистрации;
• руководитель филиала назначается юрлицом и действует на основании доверенности, выданной этим юрлицом.

Решение о создании филиала принимает орган юрлица, уполномоченный на это учредительными документами. Поэтому советуем перед созданием филиала посмотреть в устав или в другой учредительный документ юрлица. Например, в ООО решение о создании филиалов не относится к исключительной компетенции общего собрания участников общества. Поэтому такое решение может быть отнесено уставом к компетенции другого органа ООО, например исполнительного (директора или дирекции).

Создание филиала: алгоритм действий

Чтобы соблюсти все вышеуказанные требования законодательства, юрлицу, которое создает филиал, нужно последовательно выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Подготовительные действия

Сначала нужно заняться организационными вопросами. В частности, нужно определиться с тем:

• где будет расположен филиал (при необходимости – заключить договор аренды помещения);
• какое наименование будет иметь филиал;
• какими полномочиями будет наделен филиал (в частности, относительно самостоятельной уплаты определенных налогов, оформления трудовых отношений, ведения хозяйственной деятельности и т. п.);
• какое имущество головное предприятие юрлица будет передавать филиалу;
• будут ли открываться отдельные банковские счета для филиала;
• кто будет назначен руководителем филиала и каким образом будут оформлены трудовые отношения с этим лицом.

Затем на основании всех этих данных следует разработать проект положения о филиале и передать его для утверждения уполномоченным органом юрлица.

Шаг 2. Принятие решения о создании филиала и утверждение положения о филиале

Орган юрлица, уполномоченный на принятие соответствующих решений на основании учредительных документов, принимает решение о создании филиала, а также утверждает положение о филиале.

Например, если такие вопросы отнесены к компетенции высшего органа ООО – общего собрания участников, то решение о создании филиала должно быть оформлено протоколом общего собрания участников (ст. 33 Закона № 2275). Протокол подписывает председатель общего собрания участников или другое уполномоченное собранием лицо из числа участников общества или их представителей, если иное не предусмотрено уставом общества.

Положение о филиале разрабатывается в произвольной форме, утвержденной формы этого документа для общих случаев нет.

Однако в некоторых сферах деятельности есть утвержденные типовые положения для предприятий, работающих в этих сферах. Все остальные юрлица могут использовать такие типовые положения как образец или ориентир. Например, Типовое положение о филиале учебного заведения утверждено приказом Минобразования от 06.12.2017 № 1568.

Также при оформлении положения о филиале рекомендуем соблюдать требования ДСТУ 4163:2020 (Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), утвержденного приказом Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144.

Шаг 3. Государственная регистрация филиала

В ст. 95 ГКУ указано, что филиал юрлица считается созданным со дня его государственной регистрации. А согласно п. 20 ч. 2 ст. 9 Закона № 755 в ЕГР должны быть отражены такие сведения об обособленном подразделении юрлица, как:

• идентификационный код;
• наименование;
• местонахождение;
• виды деятельности;
• сведения о руководителе обособленного подразделения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, дата назначения и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять платежи по серии и номеру паспорта), информация для осуществления связей с руководителем обособленного подразделения (телефон и/или адрес электронной почты), наличие ограничений относительно представительства от имени юридического лица;
• сведения о членах руководящих органов: фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, контактный номер телефона и другие средства связи – для обособленного подразделения общественного формирования;
• информация для осуществления связи с обособленным подразделением: телефон и адрес электронной почты.

Для внесения этих сведений в ЕГР юрлицо подает субъекту госрегистрации (ч. 18 ст. 17 Закона № 755):

• заявление о государственной регистрации создания обособленного подразделения юрлица (форма 5, утвержденная приказом Минюста от 18.11.2016 № 3268/5);
• оригинал или нотариально удостоверенную копию решения уполномоченного органа юрлица о создании обособленного подразделения.

На практике часто возникает вопрос:

Нужно ли уплачивать административный сбор за это регистрационное действие?

Нет, не нужно.

Перечень случаев, когда уплачивается административный сбор, приведен в ст. 36 Закона № 755. В этом перечне нет такого случая, как регистрационные действия по созданию филиала/обособленного подразделения юрлица.

Заметим, что уплата административного сбора предусмотрена ст. 36 Закона № 755 в случае регистрации обособленного подразделения юридического лица, созданного в соответствии с законодательством иностранного государства. Следовательно, украинским предприятиям, которые создают филиалы, платить админсбор не нужно.

В течение какого времени сведения о филиале появятся в ЕГР?

Если поданные документы оформлены правильно, то сведения о филиале будут внесены в ЕГР в течение 24 часов с момента подачи документов (ст. 26 Закона № 755).

В подтверждение осуществления регистрации юрлицу будет предоставлена выписка из ЕГР (по желанию – в бумажной форме).

Кроме того, проверить наличие сведений о филиале в ЕГР можно с помощью бесплатного поискового сервиса на сайте Минюста.

Шаг 4. Подача документов в налоговый орган

Рассмотрим, какие действия нужно предпринять юрлицу для того, чтобы о созданном филиале узнали налоговые органы.

Постановка на учет

Следует понимать, что постановка на учет в налоговых органах юрлиц и обособленных подразделений юрлиц осуществляется независимо от наличия у них обязанности по уплате того или иного налога и сбора (п. 63.2 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).

Об открытии филиала налоговый орган узнает самостоятельно благодаря получению этих сведений из ЕГР в порядке информационного взаимодействия между ЕГР и информационными системами государственных органов (ч. 3 ст. 13 Закона № 755). Именно на основании этих сведений налоговый орган поставит филиал на учет (п. 63.4 НКУ; п. 3.1, 3.2 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588, далее – Порядок № 1588).

Но если филиал расположен в другой административно-территориальной единице, тогда юрлицу нужно будет встать на учет по неосновному местонахождению, то есть по месту расположения филиала (п. 7.1 Порядка № 1588). Для этого юрлицо может подать в налоговый орган:

• или Заявление о постановке на учет по неосновному месту учета (форма № 17-ОПП, приведенная в приложении 9 к Порядку № 1588);
• или Заявление об объектах налогообложения или объектах, которые связаны с налогообложением или через которые осуществляется деятельность (форма № 20-ОПП, приведенная в приложении 10 к Порядку № 1588).

Заметим, что форму № 20-ОПП при открытии филиала все равно необходимо подать, а в этой форме есть возможность сделать отметку о взятии на учет по неосновному месту учета. Поэтому дублировать это же действие в форме № 17-ОПП не нужно. Это прямо предусмотрено п. 7.1 Порядка № 1588, где указано, что в случае, если налогоплательщик определил контролирующий орган, в котором хочет стать на учет по неосновному месту учета, в заявлении по форме № 20-ОПП такой налогоплательщик освобождается от обязанности подачи в контролирующий орган заявления по форме № 17-ОПП.

Заявление для постановки на учет по неосновному месту учета следует подать в течение 10 рабочих дней (далее – р. д.) после создания обособленного подразделения (п. 7.2 Порядка № 1588).

В какой срок нужно подать форму № 20-ОПП при создании филиала?

Напомним, что форма № 20-ОПП подается прежде всего с целью уведомить налоговый орган о наличии у налогоплательщика объектов налогообложения и объектов, связанных с налогообложением (п. 63.3 НКУ). Правила подачи формы № 20-ОПП определены в разд. VIII (п. 8.1–8.8) Порядка № 1588.

Филиал соответствует определению понятия «объект налогообложения», поэтому форму № 20-ОПП необходимо подать в течение 10 р. д. после государственной регистрации филиала (п. 8.4 Порядка № 1588).

Как следует заполнить форму № 20-ОПП в случае создания филиала?

При заполнении формы № 20-ОПП следует пользоваться рекомендованным справочником типов объектов налогообложения, обнародованным на официальном сайте ГНС.

В этом справочнике нет такого объекта, как филиал, однако юрлицо может выбрать соответствующий код, исходя из функций, которые будет осуществлять филиал, например:

• оптовый склад – код 377;
• пункт услуг – код 437;
• сервисный центр – код 466 и т. д.

Кто именно должен проинформировать налоговый орган об открытии филиала по форме № 20-ОПП: головное предприятие юрлица или уже сам филиал?

Головное предприятие должно уведомить налоговый орган по своему основному месту учета об открытии филиала как объекта налогообложения путем подачи формы № 20-ОПП.

В дальнейшем, если объекты налогообложения будут появляться уже в филиале, то подавать форму № 20-ОПП с информацией об этих объектах должен уже сам филиал. Разъяснение ГНС по этому вопросу можно найти в ОИР, категория 116.11.

Регистрация РРО/ПРРО

В случае если филиал будет осуществлять расчетные операции, нужно будет зарегистрировать в налоговом органе РРО/ПРРО исходя из требований Закона от 06.07.1995 № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265).

Регистрация РРО осуществляется в соответствии с Порядком регистрации и применения регистраторов расчетных операций, которые применяются для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденным приказом Минфина от 14.06.2016 № 547 (далее – Порядок № 547). Так, для регистрации РРО в налоговый орган подается заявление о регистрации регистратора расчетных операций (форма № 1-РРО). Регистрацию РРО проводят в налоговом органе по основному месту учета субъекта хозяйствования как плательщика налога (п. 3 гл. 2 разд. II Порядка № 547). Однако юрлица, являющиеся плательщиками налога на прибыль, могут регистрировать РРО по местонахождению своих обособленных подразделений, которые расположены на территории другой территориальной общины. Также по месту расположения филиала могут регистрировать РРО национальные операторы.

Регистрация ПРРО осуществляется в соответствии с Порядком регистрации, ведения реестра и применения программных регистраторов расчетных операций, утвержденным приказом Минфина от 23.06.2020 № 317. Для регистрации ПРРО в налоговый орган подается Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций (форма № 1-ПРРО).

Делегирование филиалу полномочий относительно уплаты ЕСВ

Какие полномочия будут у филиала, решает юрлицо. При этом следует помнить, что филиал может быть самостоятельным плательщиком ЕСВ (абзац пятый п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование»), если:

• имеет отдельный баланс;
• самостоятельно осуществляет расчеты с застрахованными лицами (работниками этого филиала и другими физлицами).

Информация о таких полномочиях должна быть закреплена в положении о филиале. Кроме того, о решении самостоятельно производить расчеты с застрахованными лицами необходимо уведомить налоговый орган по месту нахождения филиала. Сделать это нужно в 10-дневный срок со дня принятия такого решения (п. 8 разд. II Порядка учета плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 № 1162, далее – Порядок № 1162). На основании этого уведомления обособленное подразделение юрлица будет состоять на учете как плательщик ЕСВ. А до получения такого уведомления от юрлица филиал будет на учете в налоговом органе с примечанием «Неплательщик».

По какой форме подается это уведомление юрлицом, в Порядке № 1162 не указано. Поэтому подать его можно в любой форме, например в виде письма с соответствующими реквизитами и содержанием.

Шаг 4. Получение лицензий на осуществление деятельности филиалом

Если филиал будет осуществлять деятельность, подлежащую лицензированию, то возникает вопрос о получении лицензии для филиала. Получение лицензий осуществляется в соответствии с Законом.

Согласно Закону от 02.03.2015 № 222-VIII «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» (далее – Закон № 222) лицензии выдаются субъекту хозяйствования. Лицензиат – это субъект хозяйствования, который имеет лицензию (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона № 222).

Если у юрлица уже есть необходимая лицензия, отдельно получать лицензию на этот вид деятельности для филиала – не нужно. Однако если деятельность, подлежащая лицензированию, будет осуществляться по новому месту (по месту расположения филиала), то нужно уведомить об этом орган лицензирования. Такой порядок предусмотрен нормами Закона № 222, в которых сказано:

• лицензиат должен проводить вид хозяйственной деятельности, подлежащий лицензированию, исключительно в границах мест ведения хозяйственной деятельности, указанных в сведениях о них, поданных в орган лицензирования согласно требованиям лицензионных условий (п. 3 ч. 9 ст. 9 Закона № 222);
• лицензиат обязан уведомлять орган лицензирования об изменениях данных, указанных в заявлении, документах и сведениях, которые прилагались к заявлению о получении лицензии, в течение срока, установленного лицензионными условиями (ч. 2 ст. 15 Закона № 222). В случае отсутствия лицензионных условий лицензиат обязан уведомить орган лицензирования об изменениях данных, указанных в заявлении, документах и сведениях, которые прилагались к заявлению о получении лицензии, в течение одного месяца со дня, следующего за днем наступления таких изменений.

Следовательно, в случае создания юрлицом нового места осуществления того вида хозяйственной деятельности, на который уже получена лицензия, лицензиат (юрлицо) подает в орган лицензирования уведомление об изменении данных, указанных в заявлении, документах и сведениях, которые прилагались к заявлению о получении лицензии, вместе с подтверждающими документами в соответствии с требованиями, установленными ст. 10, 11 Закона № 222.

Орган лицензирования рассматривает уведомление в течение 10 р. д. и в случае отсутствия оснований для отказа вносит обновленные сведения в лицензионный реестр (ч. 2 ст. 15 Закона № 222).

Например, согласно ст. 28 Закона от 18.06.2024 № 3817-IX «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, спиртовых дистиллятов, биоэтанола, алкогольных напитков, табачных изделий, табачного сырья, жидкостей, используемых в электронных сигаретах, и горючего» субъекты хозяйствования должны получать отдельную лицензию на право хранения горючего, на право хранения горючего исключительно для нужд собственного потребления и/или промышленной переработки на каждое место хранения горючего.

Шаг 5. Открытие счетов в банковских учреждениях

По желанию отдельный счет в банке может быть открыт для филиала. Открытие банковских счетов для обособленных подразделений юрлица осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке открытия и закрытия счетов пользователям предоставлятелями платежных услуг по обслуживанию счетов, утвержденной постановлением Правления НБУ от 29.07.2022 № 162 (далее – Инструкция № 162).

Для открытия счета обособленному подразделению юрлица в банк следует подать (п. 32 Инструкции № 162):

• ходатайство юрлица об открытии счета обособленного подразделения с указанием номера текущего счета юридического лица и наименования банка, в котором он открыт, а также информации о том, является ли обособленное подразделение плательщиком ЕСВ;
• копию надлежащим образом оформленного положения об обособленном подразделении.

Шаг 6. Оформление работников в филиал

Как указано в ч. 4 ст. 95 ГКУ, руководители филиалов назначаются юрлицом.

Наименование должности руководителя филиала должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010 (утвержден приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327, далее – ДК 003:2010).

В ДК 003:2010 есть должность: «Директор (начальник, заведующий, другой руководитель) филиала» с кодом КП 1210.1. В скобках указаны родственные (однотипные) профессиональные названия работы. То есть работодателю следует выбрать одно из этих названий и конкретизировать название должности, которое он будет использовать, например:

• директор филиала;
• начальник филиала;
• заведующий филиалом.

Если кроме руководителя в филиале будут также и другие работники, тогда нужно определиться, кто будет иметь полномочия по оформлению с ними трудовых отношений – головное предприятие или сам филиал (это обычно должно быть указано в положении о филиале).

Если такие полномочия будут у головного предприятия юрлица, то именно оно меняет свое штатное расписание и добавляет в него обособленное подразделение (филиал) с перечнем профессий и должностей для этого филиала.

Если же ответственным за оформление трудовых отношений будет руководитель филиала, тогда именно он будет утверждать штатное расписание для филиала.

Не забывайте оформить руководителю филиала доверенность, как того требует ст. 95 ГКУ.

Как должна быть оформлена такая доверенность?

Доверенность составляется в произвольной форме с соблюдением требований гл. 17 ГКУ. Нотариального удостоверения эта доверенность не требует, достаточно заверить ее подписью руководителя головного предприятия юрлица и печатью (при наличии).

В доверенности необходимо указать дату ее выдачи, а также привести перечень полномочий, которым наделяется руководитель филиала. Так, можно указать, что на основании этой доверенности руководитель филиала уполномочен, в частности:

• заключать хозяйственные договоры от имени филиала;
• оформлять трудовые отношения с работниками;
• представлять интересы филиала перед контролирующими органами и другими государственными органами.

Может ли руководитель головного предприятия выполнять обязанности руководителя филиала?

Да, может, законодательством это не запрещено.

Но поскольку это две разные должности, оформить это можно двумя способами:

• или как совместительство – тогда руководитель головного предприятия будет выполнять свои обязанности по основному месту работы в рабочее время, а обязанности по руководству филиалом – в свободное от основной работы время. Плата за совместительство осуществляется пропорционально отработанному времени (ст. 102¹ КЗоТ);
• или как совмещение – по этому варианту руководитель головного предприятия будет одновременно выполнять как свои основные обязанности, так и обязанности руководства филиалом. За выполнение дополнительных обязанностей ему причитается доплата за совмещение должностей в размере, установленном коллективным договором или положением об оплате труда.

Шаг 7. Передача имущества головным предприятием – филиалу

Передача имущества филиалу осуществляется по правилам, установленным Законом от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». То есть такую передачу необходимо оформить первичным документом, например актом приемки-передачи имущества.

Выводы

1. Процедура создания филиала урегулирована законодательством: юрлицу нужно выполнить ряд действий и оформить необходимые документы. Однако сначала нужно все подробно спланировать и продумать, в частности решить, какими именно полномочиями будет наделен филиал, какие функции и хозяйственные операции будет выполнять филиал.
2. Обязательными шагами на пути создания филиала являются утверждение положения о филиале, его государственная регистрация, а также назначение руководителя филиала. Определенные документы следует подать в налоговый орган по месту основного учета юрлица. Все остальные шаги будут зависеть от конкретной ситуации (например, получение лицензии, заключение трудовых договоров с работниками и т. п.).