Зміна назви підприємства: 9 актуальних запитань

Підприємство вирішило змінити свою назву. Замість ТОВ «Солнечный горизонт» тепер буде ТОВ «Сонячний небокрай». У зв’язку із цим виник ряд практичних запитань.

Запитання – відповіді

1. Які документи потрібно оформити для зміни назви підприємства?

Вам потрібно оформити рішення про перейменування підприємства, затвердити нову редакцію статуту та зареєструвати зміни у держреєстратора. Також у ряді випадків доведеться оформити й інші документи (див. запитання 2–9).

Рішення про перейменування підприємства, як правило, приймають його власники. Наприклад, у ТОВ таке рішення належить до компетенції загальних зборів учасників (п. 2 ч. 2 ст. 30 Закону від 06.02.3018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю»). У цьому випадку в нормі зазначено, що до компетенції загальних зборів учасників належить унесення змін до статуту підприємства. А, як ви розумієте, у разі зміни назви підприємства неминуче виникає необхідність унести зміни до статуту. Тому і змінити назву ТОВ мають право тільки загальні збори. Рішення загальних зборів учасників ТОВ оформляється протоколом.

Одночасно треба затвердити нову редакцію статуту підприємства: адже найменування підприємства фігурує в його установчих документах.

Крім того, «актуальне» найменування юрособи має бути зазначене в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) (ч. 3 ст. 90 Цивільного кодексу). Тому зміну назви підприємства і нову редакцію статуту необхідно зареєструвати у держреєстратора. Для цього потрібно подати суб’єкту держреєстрації пакет документів, а саме (ч. 4 ст. 17 Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», далі – Закон № 755):

• заяву про держреєстрацію змін до відомостей про юрособу, які містяться в ЄДР (форма 2, затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5);
• примірник оригіналу (або нотаріально посвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміни, які вносяться до ЄДР (наприклад, протокол загальних зборів учасників ТОВ з нотаріально посвідченими підписами);
• статут підприємства в новій редакції;
• документ про сплату адміністративного збору.

2. Чи потрібно повідомляти податковий орган про зміну назви підприємства?

За загальним правилом повідомляти податковий орган про такі зміни не потрібно. Але в окремих випадках це зробити все ж таки доведеться (див. нижче).

Пояснимо докладніше. Згідно з п. 66.5 Податкового кодексу (далі – ПК), податковий орган потрібно інформувати тільки про ті зміни, які не відображені в ЄДР. У нашому ж випадку зміна назви підприємства буде зареєстрована держреєстратором, відомості про це будуть унесені до ЄДР, а податковий орган дізнається про ці зміни в порядку інформаційної взаємодії ЄДР з інформаційними системами держорганів (ст. 13 Закону № 755).

А ось якщо ваше підприємство є єдинником та/або має зареєстровані РРО, тоді ви повинні самостійно повідомити податковий орган про зміну назви.

Єдинники. Виходячи з п. 298.4 ПК про зміну назви підприємства податковий орган потрібно повідомити протягом місяця з дати реєстрації зміни назви в ЄДР. У цьому випадку до податкового органу подається реєстраційна заява за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 16.07.2019 № 308 (з позначкою «Зміни»). На підставі цієї заяви орган ДПС внесе зміни до реєстру платників єдиного податку.

РРО. У разі зміни своєї назви підприємство повинне перереєструвати РРО. Такий висновок випливає з п. 2 гл. 3 розд. ІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547 (далі – Порядок № 547).

Для цього протягом 5 робочих днів (далі – р. д.) з моменту виникнення змін потрібно подати до податкового органу за місцем реєстрації РРО:

• реєстраційну заяву за формою № 1-РРО (додаток 1 до Порядку № 547) з позначкою «Перереєстрація»;
• реєстраційне посвідчення.

Якщо немає підстав для відмови в перереєстрації РРО, така процедура забере не більше 2 р. д. з дня подання заяви. Зміни будуть унесені до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС, а вам (вашому РРО) видадуть нове реєстраційне посвідчення.

3. Чи потрібно підприємству перереєстровуватися платникам ПДВ у разі зміни назви?

У разі змін у найменуванні суб’єкта господарювання відбувається його перереєстрація як платника ПДВ (абзац п’ятий п. 183.15 ПК).

Якщо платник податків включений до ЄДР, така перереєстрація здійснюється контролюючим органом без подання заяви платником податків – на підставі відомостей з ЄДР. Аналогічна норма є в п. 4.1 Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130 (далі – Положення № 1130).

Тобто для перереєстрації платником ПДВ у зв’язку зі зміною назви підприємству не потрібно подавати спеціально до податкового органу заяву або будь-які документи, ПДВ-перереєстрацію податковий орган має здійснити сам.

4. Чи потрібно повідомляти про зміну назви підприємства Фонд соцзахисту осіб з інвалідністю?

Так, потрібно. У цьому випадку слід керуватися Порядком реєстрації підприємств, установ, організацій та фізичних осіб, що використовують найману працю, затвердженим постановою КМУ від 31.01.2007 № 70 (далі – Порядок № 70).

У п. 3 Порядку № 70 зазначено, що роботодавець, у якого змінилося найменування, зобов’язаний подати заяву до Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю (далі – Фонд) протягом 10 р. д. після держреєстрації таких змін. Заява подається за формою, затвердженою наказом Мінпраці від 14.03.2007 № 98.

Про зміни, що стосуються подання звітності до Фонду, ми вже писали (див. «Скасували подання звіту до фонду соцзахисту осіб з інвалідністю»). Так, Законом від 18.10.2022 № 2682-IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо захисту соціальних, трудових та інших прав фізичних осіб, у тому числі під час воєнного стану, та спрощення обліку робочих місць для осіб з інвалідністю» (далі – Закон № 2682, набув чинності з 06.11.2022) скасовано обов’язок подання роботодавцями звіту до Фонду.

Крім того, очікується прийняття підзаконних актів для приведення нормативної бази у відповідність із Законом № 2682 (на це відводиться місячний строк з дати набуття чинності Законом № 2682). Уважаємо, що і Порядок № 70 буде підкоригований.

Тому цілком можливо, що незабаром роботодавцям уже не потрібно буде самим інформувати Фонд про зміни в назві, ця інформація надходитиме з ЄДР до Фонду, як і до інших держорганів. Про всі зміни ми обов’язково вас проінформуємо, стежте за нашими публікаціями.

5. На підприємстві працюють іноземці, для працевлаштування яких були отримані дозволи в центрі зайнятості. Чи потрібно повідомляти про зміну назви центр зайнятості, у якому ми отримували ці дозволи?

Так, потрібно.

У цих питаннях слід керуватися Законом від 05.07.2012 № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон № 5067). Обов’язок роботодавців отримувати дозвіл на працевлаштування іноземця (далі – дозвіл) передбачений ст. 42 Закону № 5067. А в ст. 42⁵ цього Закону сказано, що роботодавець зобов’язаний повідомити територіальний центр зайнятості про зміну найменування юрособи (п. 1 ч. 1) – у цьому випадку будуть унесені зміни до отриманого роботодавцем дозволу.

Тому потрібно подати до центру зайнятості заяву (за формою додатка 3 до постанови КМУ від 15.11.2017 № 858) протягом 30 днів з моменту реєстрації змін у найменуванні підприємства (ч. 3 ст. 42⁵ Закону № 5067). Ніяких документів додавати до заяви не потрібно – відомості про зміну найменування центр зайнятості отримає з ЄДР (ч. 2 ст. 42⁵ Закону № 5067).

Подати заяву можна декількома способами (ч. 4 ст. 42² Закону № 5067):

• особисто під час прийому в центрі зайнятості;
• поштою з описом вкладення;
• через електронний кабінет роботодавця на офіційному веб-сайті територіального центру зайнятості або через інші державні електронні системи онлайн-послуг (з використанням електронного підпису і з проходженням процедури верифікації!);
• через центр надання адміністративних послуг;
• через Єдиний державний веб-портал електронних послуг, включаючи інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування (за наявності технічної можливості).

6. Чи потрібно повідомляти про зміну найменування підприємства органи ліцензування та інші дозвільні державні органи?

Так, про зміну назви підприємства потрібно повідомити органи ліцензування, що видали вашому підприємству ліцензії. Такий обов’язок передбачений ст. 15 Закону від 02.03.2015 № 222-VIII «Про ліцензування видів господарської діяльності» (далі – Закон № 222). Повідомити ці органи потрібно у строки, установлені ліцензійними умовами, але не пізніше місяця з того моменту, коли відбулися зміни.

Тобто тут потрібно керуватися конкретними ліцензійними умовами. Якщо їх немає для вашого виду діяльності – тоді орієнтуйтеся на місячний строк, установлений Законом № 222.

Наприклад, у Ліцензійних умовах провадження освітньої діяльності, затверджених постановою КМУ від 30.12.2015 № 1187, установлено, що про зміну даних, зазначених у документах, які додавалися до заяви на отримання ліцензії, ліцензіат зобов’язаний повідомити протягом 30 календарних днів (далі – к. д.). Проте якщо зміни стосуються місця провадження освітньої діяльності, тоді про ці зміни ліцензіат зобов’язаний повідомити протягом 7 р. д. Але в нашому випадку зміни стосуються найменування, тому строк для повідомлення – 30 к. д.

Що стосується повідомлення інших дозвільних органів, то тут правила встановлені Законом від 06.09.2005 № 2806-IV «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» (далі – Закон № 2806).

Так, у ч. 8 ст. 4¹ Закону № 2806 зазначено, що зміна найменування юрособи не є підставою для переоформлення документа дозвільного характеру. Проте ця норма зовсім не означає, що немає необхідності повідомляти дозвільні органи про зміну своєї назви. У цьому питанні потрібно орієнтуватися на спеціальні закони, що регламентують отримання дозволів у тій або іншій сфері госпдіяльності.

Крім того, у самому Законі № 2806 зазначено, що коли суб’єкт господарювання провадить певну діяльність без отримання документа дозвільного характеру (на підставі подання декларації), то про зміну інформації, яка була зазначена в такій декларації, він зобов’язаний повідомити дозвільний орган протягом 7 р. д. після таких змін (ч. 6 ст. 4 Закону № 2806).

7. Чи потрібно міняти кваліфікований електронний підпис (КЕП) директора і головного бухгалтера у разі змін у найменуванні юрособи?

Так, потрібно.

Згідно з п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», отримання суб’єктом, який видав кваліфікований сертифікат відкритого ключа, інформації про зміну ідентифікаційних даних користувача електронних довірчих послуг (далі – ЕДП) є підставою для скасування цього ключа.

Тобто, простіше кажучи, отримавши з ЄДР інформацію про те, що підприємство змінило найменування, надавач ЕДП скасує дію сертифікатів для КЕП, виданих директору та головному бухгалтеру цього підприємства.

Крім того, згідно з п. 70 Вимог у сфері електронних довірчих послуг, затверджених постановою КМУ від 07.11.2018 № 992, у разі зміни відомостей, що містяться в договорі про надання кваліфікованої ЕДП, заявник повинен у 3-денний строк повідомити про це надавача ЕДП і подати документи, що підтверджують ці зміни.

Тому в нашому випадку підприємству необхідно звернутися із заявою до надавача ЕДП (додавши до заяви виписку з ЄДР) та оформити нові сертифікати відкритих ключів для директора і головного бухгалтера.

8. Чи потрібно вносити зміни до трудових книжок працівників?

Так, потрібно. І хоча зараз облік трудової діяльності працівників переводиться в електронну сферу, проте на багатьох підприємствах продовжують вести паперові трудові книжки та як і раніше діє Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Так, виходячи з вимог п. 2.15 Інструкції № 58 у разі зміни назви підприємства потрібно внести про це запис до трудових книжок працівників. Запис робиться окремим рядком у графі 3 із зазначенням дати перейменування, а у графі 4 трудової книжки зазначається підстава для перейменування – наказ або розпорядження, його дата і номер.

Таким чином, підприємству спочатку потрібно видати наказ про внесення запису до трудових книжок працівників, а потім уже на підставі цього наказу внести записи до трудових книжок (див. зразки 1 та 2).

Зразок 1

Зразок 2

9. Чи потрібно повідомляти про зміну назви підприємства наших контрагентів та обслуговуючі банки? Якщо так, то як це правильно зробити (чи є встановлена форма)?

У законодавстві із цього приводу нічого не сказано. Проте цей момент може бути узгоджений сторонами в умовах договору. Тому зверніть увагу на зміст ваших договорів – там може бути наведений порядок і строк такого повідомлення.

Якщо ж у договорі нічого із цього приводу не зазначено, то повідомити контрагентів усе одно варто, оскільки це у ваших інтересах. Адже тепер у вашого підприємства інша назва, а значить, під час розрахунків з контрагентами можливі непорозуміння, також можуть виникнути запитання і в контролюючих органів.

Що стосується повідомлення обслуговуючих банків, то раніше ці моменти були описані в п. 22 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 № 492. Там було зазначено, що повідомити банк про зміну відомостей, які містяться в ЄДР, слід у порядку, передбаченому договором із цим банком.

Наразі ця інструкція втратила свою чинність на підставі постанови Правління НБУ від 13.06.2022 № 118, а замість неї новий документ не прийнятий.

Тому тут виходьте з умов договору з обслуговуючим банком. А якщо цей момент у договорі не передбачений, тоді відправте банку лист-повідомлення у довільній формі, так само як і іншим контрагентам.