Списання ПММ: правила та облік

Автомобіль на підприємстві: придбання, оформлення, облік, страхування, списання

Мабуть, немає такого підприємства, яке не використовувало б у своїй господарській діяльності транспортні засоби. От чому затрати на пально-мастильні матеріали (далі – ПММ) треба правильно розраховувати та відображати в обліку. Про те, як це робити, читайте в даній консультації.

Як визначити витрату ПММ

Витрата ПММ визначається виходячи з установлених норм. Це забезпечує контроль над використанням ПММ, розумну економію палива та обмежує необґрунтовані затрати підприємства.

На практиці застосовуються базові лінійні норми (H_s), розраховані залежно від моделі (модифікації) автомобіля, а також системи нормативів і коригувальних коефіцієнтів, які дозволяють ураховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації (Норми № 43). Дія Норм № 43 поширюється на підприємства, що знаходяться на загальній системі оподаткування, та на бюджетні організації.

Нормативна витрата палива (Q_н) визначається для кожного конкретного автомобіля залежно від його типу (легковий, автобус, вантажний, бортовий, спеціальний і т. п.) з урахуванням базових лінійних норм за спеціальними формулами, наведеними в розд. 4 Норм № 43.

Підприємство має право коригувати нормативні витрати палива (п. 3 Норм № 43) у встановлених межах, залежно від умов експлуатації автомобіля. Для цього застосовуються поправочні (підвищувальні та понижувальні) коефіцієнти. Зокрема, витрата палива підвищується при роботі в холодний час залежно від фактичної температури повітря (пп. 3.1.1), у випадку, якщо робота автотранспорту потребує частих зупинок (пп. 3.1.5) і т. д.

Крім нормативних витрат допускається додаткове споживання палива в таких обсягах (п. 3.4 Норм № 43):

• на внутрішньогаражні роз'їзди та технічні потреби (техогляди, регулювальні роботи, прироблення деталей двигунів та автомобілів після ремонту і т. п.) – не більше 0,5 % загальної кількості палива, використаного підприємством (пп. 3.4.1);
• при тривалих простоях автомобілів: під завантаженням і розвантаженням у пунктах, де за умовами пожежної безпеки заборонено вимикати двигун (нафтобази, спеціальні склади і т. п.), у транспортних заторах, під час перевезення спецвантажів або пасажирів, які потребують постійного обігріву салону (кузова) автомобіля, – до 5 % базової лінійної норми на 1 год. простою з можливим коригуванням надбавками (пп. 3.4.2–3.4.4);
• на запуск автомобілів, які працюють на стисненому природному газі або зрідженому нафтовому газі, – у відсотках від лінійної норми, передбаченої пп. 3.4.5 Норм № 43, у випадку роботи на рідкому паливі залежно від температури навколишнього середовища. При запуску автомобілів на рідкому паливі ця надбавка не застосовується.

Якщо базова лінійна норма для конкретної моделі автомобіля не визначена (Норми № 43 не актуалізовано, а на ринку щорічно з'являються нові моделі авто), то підприємству необхідно розробити й затвердити тимчасові лінійні норми витрати палива. Якщо моделі та модифікації автомобілів не мають суттєвих конструктивних відмінностей (у моделі двигуна та конструкції трансмісії) від базової моделі, тимчасова лінійна норма визначається в тому ж розмірі, що й для базової моделі, а при наявності деяких відмінностей – за формулою, наведеною в пп. 2.1.2 Норм № 43.

При цьому лінійна норма витрати газового палива визначається шляхом коригування розрахованої лінійної норми витрати рідкого палива за допомогою перевідних коефіцієнтів, наведених у пп. 2.1.4 Норм № 43.

Для нових моделей (модифікацій) автомобілів та автомобілів оригінальної конструкції, які не потрапили до Норм № 43, уводяться тимчасові індивідуальні базові лінійні норми витрати палива. Вони розробляються головним інститутом Міністерства інфраструктури України – ДержавтотрансНДІпроектом – за заявками власників автомобілів на договірних засадах (форму заявки наведено в додатку Д до Норм № 43).

Як оформити списання ПММ

ПММ списуються, як правило, на підставі подорожніх листів, за якими визначають:

• кількість палива в баку (у балоні) автомобіля на початок зміни (рейсу) за даними вимірювальних приладів;
• кількість заправленого палива протягом зміни (рейсу);
• залишок палива на кінець зміни (рейсу).

Якщо фактична витрата ПММ перевищує нормативну, то до складу витрат звітного періоду слід включати вартість фактично витрачених ПММ у межах установлених норм (Норми № 43).

Для обліку додаткового споживання палива, передбаченого в п. 3.4 Норм № 43, у кожному окремому випадку потрібно оформляти внутрішні документи:

• акти про проведення техоглядів, регулювальних робіт, приладження деталей двигунів і автомобілів після ремонту і т. п.;
• матеріальні звіти щодо використання запчастин, матеріалів і ПММ при виконанні ремонтних і регулювальних робіт.

Документи повинні бути затверджені керівником підприємства.

Як відобразити списання ПММ у бухобліку

ПММ списуються за фактичною вартістю палива, витраченого при експлуатації автомобіля, але з урахуванням норм витрат. Тобто при списанні ПММ у бухгалтерському обліку порівнюють нормативну і фактичну витрату палива.

Якщо фактична витрата перевищує норму, то підприємству слід з'ясувати, чому це сталося, адже така перевитрата може свідчити про несправність відповідних систем транспортного засобу або нецільове використання палива. Рішення про причини та компенсації перевитрати палива (за рахунок водіїв, інших працівників або третьої сторони, з вини якої виникла перевитрата) приймає керівник підприємства.

Залежно від напряму використання списання ПММ у межах установлених норм здійснюється із кредиту субрахунка 203 у дебет рахунків:

• 15 «Капітальні інвестиції» – у випадку використання автомобілів при будівництві об'єктів основних засобів або придбанні основних засобів;
• 20 «Виробничі запаси» – при доставці виробничих запасів із включенням витрат до їх вартості;
• 23 «Виробництво» – при використанні автомобілів у виробництві продукції з віднесенням витрат на конкретний вид продукції;
• 28 «Товари» – при доставці товарів із включенням витрат до їх вартості;
• 91 «Загальновиробничі витрати» – при списанні ПММ за автомобілями, які використовуються в загальновиробничих цілях;
• 92 «Адміністративні витрати» – при списанні ПММ за автомобілями, які використовуються в загальногосподарських цілях;
• 93 «Витрати на збут» – при використанні автомобілів для збуту продукції та товарів;
• 94 «Інші витрати операційної діяльності» – при списанні ПММ у сумі перевитрати на іншу операційну діяльність з об'єктивних причин та ін.

Суми перевитрати ПММ відображаються за дебетом субрахунка 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей». При цьому вартість перевитраченого палива стягується з винної особи. Прийняття рішення зазвичай стосується компетенції керівника підприємства.

Списання ПММ може здійснюватися за допомогою одного з методів обліку вибуття запасів, передбачених у п. 16 П(С)БО 9. Найчастіше на практиці застосовують метод середньозваженої собівартості або ФІФО.

Податковий облік

ПДВ. Придбаваючи ПММ, підприємство отримує право включити до податкового кредиту звітного періоду суми ПДВ, сплачені (нараховані) за результатами таких операцій (п. 198.1 ПК). При виявленні наднормативних витрат палива платники податків повинні зменшити відображений при придбанні ПММ податковий кредит шляхом нарахування податкових зобов'язань на суму наднормативних витрат ПММ. База оподаткування визначається виходячи з вартості придбання ПММ (п. 189.1, 198.5 ПК).

Податок на прибуток. Коригування фінансового результату до оподаткування за операціями списання ПММ ПК не передбачені.

ПДФО. Чи включають вартість перевитрати палива до оподатковуваного доходу водія та чи утримувати ПДФО, нарахований на суму перевитрати?

Якщо перевитрата палива виникла не з вини працівника, то підстав для утримання ПДФО немає. При цьому перевитрата, що виникла з об'єктивних причин (складні погодні умови, технічний стан авто та ін.), має бути підтверджена документально, наприклад, актом про технічний стан автомобіля з висновками комісії, у якому зазначена причина перевитрати та фактична витрата палива.

Якщо буде доведено, що перевитрата палива сталася з вини працівника, тоді підприємство може стягнути з нього вартість такого палива, наприклад утримати вартість бензину з його зарплати. При цьому рекомендуємо оформити документи, що підтверджують провину працівника: потрібна пояснювальна записка працівника та його заява на утримання цієї суми, а також наказ про дисциплінарне стягнення.

А якщо вину працівника доведено, однак підприємство не має наміру стягувати з нього вартість перевитрати палива, тоді доведеться утримати із працівника ПДФО, нарахований на вартість перевитраченого палива. Адже в цьому випадку вартість бензину буде вважатися додатковим благом, отриманим від роботодавця (пп. 164.2.17 ПК). При цьому база оподаткування визначається з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПК).

Згідно з п. 4.1 Норм № 43 нормативна витрата палива розраховується за формулою

Q_н= 0,01 х Н_s х S х (1 + 0,01 х K_∑),

де        Q_н – нормативна витрата палива, л;
            Н_s – базова лінійна норма витрати палива, л/100 км;
            S – пробіг автомобіля, км;
            K_∑ – сумарний коригуючий коефіцієнт, %.

Приклад

Згідно з даними подорожніх листів витрата палива становить 100 л. Із них 20 л – перевитрата, пов’язана з технічним станом автомобіля.

Облік операцій зі списання ПММ ведеться так:

(грн)

Висновки

Використання ПММ у господарській діяльності підприємства досить строго нормоване. Деяку волю дає застосування поправочних коефіцієнтів і встановлення тимчасових індивідуальних лінійних норм. Для списання ПММ до бухгалтерії подаються внутрішні документи підприємства – як правило, подорожні листи водіїв. У бухобліку витрати на ПММ відображаються на рахунках відповідних витрат, залежно від напряму використання ПММ. Перевитрату палива необхідно обґрунтувати, з'ясувати її причини і в разі необхідності стягнути з винних осіб збитки.