Списання ПММ: оформлення та облік

Автомобіль на підприємстві

Із цієї статті ви дізнаєтеся:

• якими документами оформити фактичну витрату ПММ;
• що слід зазначити в акті списання ПММ;
• як відобразити в бухгалтерському обліку списання ПММ у межах установлених норм і в разі наднормативної витрати;
• які ПДВ-наслідки чекають підприємство, що допустило перевитрату ПММ.

Щоб списати ПММ, бухгалтерові треба знати, скільки їх фактично було витрачено за звітний період. І для фіксації фактичної витрати ПММ, і для обліку списаних ПММ однозначно будуть потрібні первинні документи, оформлені згідно з вимогами ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996). Типові форми таких документів законодавчо не затверджені, але ці форми можна розробити самостійно. Про те, на що при цьому слід зважити і як відобразити в обліку операції зі списання ПММ у межах установлених норм і в разі відхилення від них у більший або менший бік, розповімо в цій статті.

Як оформити фактичну витрату ПММ

Для щоденного обліку фактичної витрати ПММ потрібний первинний документ. Раніше для цієї мети застосовувалися дорожні листи типових форм, затверджених:

• для легкових автомобілів – наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (форма № 3);
• для вантажних автомобілів – наказом Мінтранспорту та Мінстату від 29.12.95 р. № 488/346 (форма № 2-ТН).

У 2013 році типові форми дорожніх листів були скасовані. Але це не означає, що без первинки такого роду взагалі можна обійтися. Ці документи, що називається, прижилися на практиці, вони, як і раніше, зручні для обліку роботи водія і витрати пального. Плюс скасування типових форм у тому, що тепер форму дорожнього листа підприємство може розробити самостійно, у тому числі на базі скасованих типових форм, зробивши її максимально інформативною і позбувшись непотрібних реквізитів.

На додаток до дорожнього листа дані про фактичну витрату ПММ можна отримати із системи контролю за роботою автомобіля, наприклад за датчиками палива в баку (докладніше про сучасні технологічні рішення в цій сфері див. «За якими нормами списувати ПММ»).

Які реквізити підприємству варто включити до форми дорожнього листа?

Ось примірний перелік реквізитів дорожнього листа:

• назва документа (форми);
• найменування підприємства, від імені якого складений документ;
• дата складання;
• марка і держномер автомобіля;
• П. І. Б. водія;
• маршрут поїздки (адреси призначення). До речі, маршрути можна затвердити окремим документом, а в реквізитах дорожнього листа зазначати тільки номер маршруту;
• мета поїздки. Якщо передбачається перевезення вантажів, то можна в окремій графі зазначати номер ТТН і видаткової накладної;
• дані про початок і закінчення роботи автомобіля (час виїзду з гаража і повернення до гаража, відповідні показання одометра і загальний кілометраж маршруту);
• дані про рух пального в баку (у літрах): марка пального, залишок на початок робочої зміни водія, що відповідає залишку на кінець попередньої робочої зміни за даними попереднього дорожнього листа, дані про заправку, витрата пального за фактом і за нормами. Для зимового періоду додатково можна зазначити температуру повітря для обґрунтування застосування поправних коефіцієнтів (за даними Українського гідрометеорологічного центру Державної гідрометеорологічної служби, даними з інших достовірних офіційних джерел або за результатами належним чином задокументованих власних вимірювань (абзац перший пп. 1 пп. 3.1.1 Норм витрати палива і мастильних матеріалів для автотранспорту, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43);
• деталізація особливостей поїздки – можна передбачити окрему графу для позначок про швидкісний режим, наявність ділянок дороги із щебенем, з горбистою місцевістю, що також допоможе правильно застосувати поправні коефіцієнти;
• позначки механіка про огляд технічного стану транспортного засобу (далі – ТЗ) і медичного працівника про проходження водієм передрейсового медогляду (докладніше читайте «Як організувати передрейсові медогляди водіїв»);
• підписи бухгалтера і водія.

Як оформити списання ПММ

Фактичну витрату ПММ розраховують виходячи з пробігу автомобіля і даних про витрату палива, зафіксованих у дорожніх листах. Для визначення фактичної кількості ПММ, витраченої протягом зміни (рейсу) за даними вимірювальних приладів автомобіля на момент закінчення зміни (рейсу), можна використовувати таку формулу:

Витрата = Залишок у баку (газовому балоні) на початок зміни (рейсу) + Заправка протягом зміни (рейсу) – Залишок у баку (газовому балоні) на кінець зміни (рейсу).

Нормативну витрату ПММ визначають на підставі даних дорожніх листів про фактичний пробіг ТЗ за зміну з огляду на установлені норми витрати ПММ. Потім складають акти списання ПММ, наприклад, за місяць. Зручно складати такі акти в розрізі транспортних засобів.

В акті зазначаються, наприклад:

• назва документа (форми);
• найменування підприємства, від імені якого складений документ;
• дата складання;
• зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції – марка пального, масла, гальмівної рідини тощо, пробіг ТЗ за звітний період, норма витрати (літри), фактична витрата, у тому числі перевитрата (літри), вартість витрачених ПММ, у тому числі перевитрата;
• рішення про причини і компенсацію перевитрати ПММ;
• підписи матеріально відповідальної особи (водія), бухгалтера і керівника підприємства.

До актів списання ПММ додаються дорожні листи.

Що може бути причиною перевитрати ПММ?

До найбільш частих причин перевитрати ПММ належать:

• помилки, допущені при розрахунку норми витрати ПММ та/або поправних коефіцієнтів;
• низький тиск повітря в шинах автомобіля;
• технічна несправність ТЗ;
• агресивний стиль водіння;
• вибір нераціональних маршрутів руху та/або часу роботи, що призводить до тривалих простоїв у пробках;
• нецільове використання палива.

Припустимо, перевитрата палива відбулася з вини працівника і підприємство вирішило стягнути з нього вартість перевитрати (наприклад, утримавши її із зарплати). У такому разі рекомендуємо оформити документи, що підтверджують провину працівника: його пояснювальну записку, заяву про утримання цієї суми з його зарплати і наказ керівника про накладення дисциплінарного стягнення.

Як відображати списання ПММ в обліку

Бухгалтерський облік

За загальним правилом собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг) формується з трьох складових:

• виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), яка була реалізована протягом звітного періоду;
• нерозподілених постійних загальновиробничих витрат;
• наднормативних виробничих витрат (п. 11 П(С)БО 16 «Витрати»).

Залежно від напряму використання автомобіля вартість ПММ, витрачених у межах установлених норм, списується з кредиту субрахунка 203 «Паливо» в дебет рахунків 15 «Капітальні інвестиції», 20 «Виробничі запаси», 23 «Виробництво», 28 «Товари», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» тощо.

Вартість ПММ, витрачених понад установлені норми, також включаються до собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг), якщо наднормативна витрата палива не пов’язана з недоліками, псуванням, нетехнологічним використанням і порушенням правил зберігання, за рішенням уповноваженої особи (керівника) підприємства (лист Мінфіну від 05.04.05 р. № 31-04220-20-17/6687).

На замітку! Як бачите, відображення в бухобліку наднормативної витрати ПММ залежить від того, була ця перевитрата обґрунтованою чи ні. Якщо запаси (ПММ) були використані в такій кількості обґрунтовано, то застосовуються ті самі рахунки обліку, що й для списання витрат ПММ у межах установлених норм. Інакше вартість виявленої перевитрати ПММ відображається за дебетом субрахунка 947 «Недостачі і втрати від псування цінностей».

Податок на прибуток

Нагадаємо, що об’єкт обкладення податком на прибуток визначається шляхом коригування бухгалтерського фінрезультату до оподаткування на різниці, передбачені Податковим кодексом (далі – ПК). При цьому малодохідні підприємства – платники податку на прибуток, що мають бухгалтерський дохід від будь-якої діяльності за останній звітний рік не більше 20 млн грн (а починаючи зі звітного 2020 року – не більше 40 млн грн), можуть відмовитися від застосування різниць з розд. ІІІ ПК (крім різниці у вигляді від’ємного значення об’єкта оподаткування минулих податкових (звітних) років) (пп. 134.1.1 ПК).

Проте ПК не передбачає коригувань фінрезультату в разі списання ПММ (у т. ч. списання їх наднормативної витрати, що виникла з технічних причин). Отже, вартість списаних ПММ для цілей обкладення податком на прибуток визначається виключно за правилами бухобліку. На це звертають увагу і податківці (ІПК ДПС від 22.07.20 р. № 2993/ІПК/99-00-05-05-02-06).

ПДВ

За загальним правилом у разі придбання ПММ підприємство – платник ПДВ отримує право на податковий кредит за наявності належним чином складеної та зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної (п. 198.1, 198.6, 201.10 ПК). При цьому формування податкового кредиту не ставиться в залежність від використання придбаних товарів і послуг в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності протягом звітного податкового періоду (п. 198.3 ПК).

Але якщо потім ПММ використовуються в неоподатковуваних операціях або в негосподарській діяльності, то податковий кредит, відображений при їх придбанні, слід відкоригувати. Для цього потрібно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ та оформити зведену податкову накладну (п. 198.5 ПК). Зробити це треба не пізніше останнього день звітного періоду, у якому паливо почало використовуватися в неоподатковуваних операціях або негосподарській діяльності. Базою оподаткування є ціна придбання палива (п. 189.1 ПК). У бухобліку нарахування компенсуючих податкових зобов’язань відноситься на витрати від недостач: Дт 947 – Кт 641/ПДВ.

Разом з тим у разі систематичного виявлення таких «виправданих» наднормативних витрат ПММ рекомендуємо переглянути встановлені на підприємстві норми їх списання у бік збільшення. Як це зробити – див. «За якими нормами списувати ПММ».

Якщо перевитрата ПММ сталася з вини працівника, то в разі компенсації працівником таких «негосподарських» витрат» додатковий об’єкт обкладення ПДВ у підприємства не виникає (ЗІР, категорія 104.01).

ПДФО. Якщо провина працівника у перевитраті ПММ доведена, але підприємство не стягує з нього суму перевитрати, то вартість ПММ уважатиметься додатковим благом, отриманим від роботодавця (пп. 164.2.17 ПК). Це означає, що виходячи з вартості перевитраченого палива доведеться утримати з працівника ПДФО і військовий збір. При цьому база оподаткування визначається з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПК).

Висновки

Для контролю фактичного руху ПММ і відображення відповідних операцій у бухгалтерському і податковому обліку підприємство розробляє відповідні первинні документи з наявністю обов’язкових реквізитів, передбачених Законом № 996. Для цього можна взяти за основу скасовані типові форми дорожніх листів. Відображення операцій зі списання ПММ в обліку залежить від того, було витрачене паливо в господарській діяльності чи ні. На користь підприємства встановити норми витрати ПММ, максимально наближені до реальності, а також не допускати необґрунтованої (наднормативної) витрати палива. Тоді у підприємства не буде негативних податкових наслідків з ПДВ при списанні ПММ.