Підбиваємо підсумки договірної роботи на підприємстві
Рік добігає кінця, а це означає, що настав час провести ревізію договорів, тобто визначити, які з укладених договорів потребують актуалізації (наприклад, змінилися реквізити або ціна договору і т. д.), продовження строку дії або переукладення. У консультації розповімо, хто повинен проводити таку ревізію та як це правильно зробити.
Організація договірної роботи
Правильна організація договірної роботи на підприємстві – запорука продуктивної роботи. Досить часто на підприємстві відсутній контроль за виконанням договорів, немає порядку підготовки проектів договорів і відповідальних за ведення даної роботи, договірною роботою займаються всі підряд і т. д. Усе це може призвести до негативних наслідків (наприклад, довго підписується договір і, зрозуміло, контрагент незадоволений).
Щоб такого не було, рекомендуємо розробити та затвердити на підприємстві документ, який буде регламентувати договірну роботу, наприклад, положення про договірну роботу, або видати наказ, який буде регулювати дані питання (див. зразок 1). Такі документи створюються виключно для оптимізації роботи підприємства, оскільки на законодавчому рівні їх наявність на підприємстві не передбачена.
Якщо на вашому підприємстві уже є документ, що регулює договірну роботу, радимо в кінці року переглянути його положення (наприклад, за рік міг змінитися штатний розпис і були введені/скорочені певні посади/відділи).
Документ про організацію договірної роботи повинен містити:
- Перелік осіб, відповідальних за підготовку проектів договорів.
- Порядок підготовки, проходження та візування проекту договору різними службами підприємства (бухгалтерією, юридичним відділом і т. д.), а також порядок розгляду розбіжностей за проектом та їх узгодження.
- Порядок підписання договорів із переліком осіб, наділених правом підпису договорів.
- Порядок оформлення повноважень на право підпису (довіреностей).
- Зразки типових договорів (шаблони договорів), а також порядок унесення змін до цих зразків.
|
ЗРАЗОК 1 ТОВ «Південь» код ЄДРПОУ 12345678 Наказ № 57-Л 21.12.18 р. м. Львів Про організацію договірної роботи З метою упорядкування договірної роботи на ТОВ «Південь» НАКАЗУЮ: 1. Затвердити перелік осіб, які мають право підпису договорів, що укладаються ТОВ «Південь» із контрагентами:
2. Затвердити такий порядок складання проектів та погодження договорів: 2.1 Керівник структурного підрозділу, який ініціював укладення відповідного договору, призначає відповідального за договір працівника. 2.2 Відповідальний працівник складає проект договору або перевіряє умови наданого контрагентом договору, витребує у контрагента необхідні для укладення договору документи. 2.3. Відповідальний працівник передає проект підготовленого договору з усіма необхідними документами в юридичну службу (для проведення правової експертизи). Якщо у юридичної служби виникають зауваження, відповідальний працівник усуває всі недоліки проекту. Працівник юридичної служби візує договір. 2.4 Відповідальний працівник погоджує проект договору з головним бухгалтером, який за відсутності зауважень ставить свої візи на договорі (за наявності зауважень усуває їх). 2.5 Відповідальний працівник реєструє підписаний договір у журналі реєстрації договорів. 2.6 Відповідальний за договір працівник передає погоджений проект договору на підпис уповноваженій особі (п. 1 цього наказу). 3. У разі укладення договорів на поставку товарів від імені ТОВ «Південь» застосовувати затверджений зразок (шаблон) договору поставки (додаток 1 до цього наказу*). 4. Оригінали договорів зберігати в юридичній службі. 5. Обов’язок проводити щорічну ревізію договорів покласти на юридичну службу. 6. Контроль за виконанням працівниками ТОВ «Південь» порядку ведення договірної роботи на підприємстві покласти на юридичну службу. Директор ТОВ «Південь» (підпис) Д. А. Договірний |
_____________________________
* додаток 1 не наводиться
Перевірка строку дії договорів
Отже, ми з'ясували, який відділ/працівник буде займатися ревізією договорів. Приступимо до самої ревізії.
У першу чергу рекомендуємо звернути увагу на строки дії договорів. Договори, строк дії яких закінчився, а необхідність роботи з даним контрагентом актуальна, можна продовжити або переукласти.
Порядок продовження строку дії договору або його розірвання залежить від умов конкретного договору, тому їх необхідно ретельно вивчити. Розглянемо можливі варіанти.
Варіант 1. У договорі міститься умова про автоматичне продовження (див. зразок 2).
У цьому випадку укладати додугоду про продовження строку дії договору не потрібно.
|
ЗРАЗОК 2 Договір поставки від 03.01.17 р. № 0301 <...> 8.1Договір набуває чинності з моменту підписання сторонами та діє протягом 12 (дванадцяти місяців). За відсутності заяви однієї зі сторін про припинення строку дії договору чи зміну його умов договір вважається продовженим на аналогічний строк на тих самих умовах. <...> |
|
Але звертаємо увагу! Автоматичне продовження відбувається на тих самих умовах і на той самий строк, тому якщо до договору треба внести корективи (наприклад, щодо ціни), без додугоди не обійтися. |
При необхідності розірвати договір рекомендуємо направити контрагенту заяву про його розірвання (див. зразок 3). Причому зробити це потрібно до закінчення стоку дії договору, у противному разі договір буде вважатися продовженим. Таку заяву слід направити контрагенту рекомендованим листом із повідомленням, щоб мати доказ його отримання контрагентом.
У деяких випадках автоматичне продовження строку дії договору прямо передбачене законодавством. Так, згідно із ч. 2 ст. 17 Закону № 2269 при відсутності заяви однієї зі сторін договору оренди державного або комунального майна про припинення або зміну умов договору протягом місяця після закінчення строку дії договору він уважається продовженим на той самий строк і на тих самих умовах.
|
ЗРАЗОК 3 ТОВ «Південь» Директору ТОВ «Яблуня» Лист Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Південь» і Товариством з обмеженою відповідальністю «Яблуня» укладено договір на виконання робіт від 15.05.18 р. № 34-П (далі – Договір). Станом на 03.12.18 р. господарська діяльність за Договором не провадиться. Відповідно до п. 4.6 Договору строк його дії спливає 31.12.18 р. У зв’язку з відсутністю необхідності та згідно з п. 4.7 Договору строк його дії продовжуватися не буде. Директор ТОВ «Південь» (подпись) Д. А. Договірний |
Варіант 2. У договорі визначено строк дії, але не прописано процедуру його пролонгації або зазначено, що сторони мають право продовжити його на новий строк.
У даному випадку продовжити строк договору сторони можуть двома способами:
- спосіб 1. Укласти додугоду до договору (див. зразок 4). Зверніть увагу: додугода повинна бути укладена в тій самій формі, що й основний договір (наприклад, якщо основний договір нотаріально засвідчений, то й додугоду треба засвідчити в нотаріуса);
- спосіб 2. Обмінятися відповідними листами про продовження дії договору на новий строк.
|
ЗРАЗОК 4 Додаткова угода № 1 до Договору від 03.01.17 р. № 0301 м. Дніпро 28.12.18 р. Товариство з обмеженою відповідальністю «Ламінат» в особі генерального директора Терешкова Івана Сергійовича, який діє на підставі Статуту товариства (надалі іменується Виконавець), з однієї сторони, і Товариство з обмеженою відповідальністю «Південь» в особі директора Договірного Дмитра Анатолійовича, який діє на підставі Статуту товариства (надалі іменується Замовник), з іншої сторони (далі разом іменуються Сторони), уклали цю додаткову угоду до договору від 03.01.17 р. № 0301 (далі – Угода, Договір) про таке: 1. Сторони погодились внести зміни в п. 8.1 Договору, виклавши його в такій редакції: «8.1. Договір набуває чинності з моменту його підписання і діє до 31 грудня 2019 року». 2. Решта умов Договору, які не згадуються в Угоді, залишаються без змін. 3. Угода складена у двох примірниках, по одному для кожної із сторін, та є невід'ємною частиною Договору. 4. Угода набуває чинності з моменту підписання Сторонами та діє протягом строку дії Договору. 5. Реквізити та підписи Сторін: <...> |
Варіант 3. У договорі відсутнє положення про строк його дії.
Відсутність строку дії договору є прямим порушенням законодавства, оскільки згідно із ч. 3 ст. 180 ГК строк дії договору є істотною умовою договору і при його відсутності договір може бути визнаний у судовому порядку неукладеним.
Якщо все-таки виникла подібна ситуація, рекомендуємо укласти з контрагентом додугоду, указавши в ній строк дії договору.
Якщо потрібно розірвати договір, у якому не зазначено строк дії, контрагенту можна направити лист із зазначенням бажаної дати його розірвання. Відповідь на такий лист необхідно надати протягом 20 днів із моменту його отримання (ч. 2, 3 ст. 188 ГК). Якщо сторони не дійшли згоди про дату розірвання договору або відповідь на лист із пропозицією розірвати договір не був отриманий (у даному випадку слід також урахувати час на поштове пересилання), заінтересована сторона має право звернутися до суду для розгляду питання про розірвання договору.
Дострокове розірвання договору
На практиці часто виникає необхідність дострокового розірвання договірних відносин. Як правило, це відбувається за угодою сторін. Для цього сторони укладають додаткову угоду до договору або обмінюються відповідними листами.
Договір можна розірвати і в односторонньому порядку (наприклад, при систематичному порушенні його умов однією зі сторін і т. д.). Така умова може бути передбачена самим договором (див. зразок 5) або законом.
При відсутності домовленості сторін питання про дострокове розірвання договору вирішується в судовому порядку.
|
ЗРАЗОК 5 <...> 9.4. Сторони мають право достроково розірвати договір в односторонньому порядку зі стягненням усіх понесених збитків у разі систематичного порушення умов цього договору однією із сторін. Систематичним є таке порушення, коли виконання однією із сторін зобов’язання за цим договором затримується на строк більше ніж три місяці, що унеможливлює виконання подальших договірних зобов’язань іншою стороною договору. <...> |
Унесення змін до договору
Якщо на підприємстві є укладені довгострокові договори, рекомендуємо в кінці року переглянути умови таких договорів. Деякі їх положення могли втратити свою актуальність (наприклад, у договорі оренди прописано обов'язок орендодавця із прибирання орендованого приміщення, а за фактом це робить орендар). Або взагалі при укладенні договору сторони упустили важливі пункти (наприклад, порядок і строки внесення оплати і т. д.). При виявленні таких умов до договору необхідно внести відповідні зміни.
|
Слід знати! Зміни до договору можуть бути внесені тільки за угодою сторін, якщо інше не передбачено умовами договору або законом (ч. 1 ст. 651 ЦК). |
На жаль, на практиці не завжди умови договору містять порядок унесення до нього змін. У такому випадку, як і при розірванні договору, пропозицію про внесення змін до діючого договору можна направити контрагенту листом. Контрагент повинен надати відповідь на такий лист протягом 20 днів із моменту отримання (ч. 2, 3 ст. 188 ГК).
Якщо контрагент згодний зі змінами, між сторонами укладається додугода (див. зразок 4, як і для розірвання). У противному разі, коли контрагент відмовляється вносити зміни до договору і не погоджується укладати додугоду, для вирішення спору потрібно звернутися до суду.
Якщо за умовами договору сторона має право вносити до нього зміни в односторонньому порядку, про їх внесення треба обов'язково письмово повідомити контрагента. Для цього йому слід направити лист, краще рекомендований із повідомленням, щоб мати докази отримання листа контрагентом (див. зразок 6).
|
ЗРАЗОК 6 ТОВ «Південь» Директору ТОВ «Сокіл» Лист Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Південь» (далі – Орендодавець) і Товариством з обмеженою відповідальністю «Сокіл» (далі – Орендар) укладено договір оренди нежитлового приміщення від 01.09.17 р. № 15-О (далі – Договір). Відповідно до п. 2.7 Договору в разі несвоєчасного внесення Орендарем орендної плати Орендодавець має право на односторонню зміну умов Договору. Згідно з п. 2.6 Договору орендна плата вноситься Орендарем щомісячно до 10-го числа поточного місяця. ТОВ «Сокіл» неодноразово порушувало умови Договору про внесення орендної плати, а саме:
У зв’язку із цим повідомляємо, що з 1 січня 2019 року умови внесення орендної плати за Договором змінено. Із вказаної дати п. 3.1 Договору діє в такій редакції: «2.6Орендар зобов'язаний вносити плату за орендоване за Договором майно не пізніше п'ятого числа кожного місяця. У разі затримки оплати більш ніж на п'ять днів Орендар зобов'язаний звільнити орендоване приміщення, а договір оренди автоматично припиняє свою дію». Директор ТОВ «Південь» (підпис) Д. А. Договірний |
|
Звертаємо увагу: зміни до договору вносяться в тій самій формі, у якій укладено основний договір, якщо інше не передбачено договором або законом (ч. 1 ст. 654 ЦК). Так, якщо договір оренди був засвідчений нотаріально, то й додугода про зміну умов договору повинна бути засвідчена нотаріусом. |
Висновки
Для підбиття підсумків річної договірної роботи на підприємстві спочатку необхідно визначити, який відділ/працівник буде займатися ревізією договорів. Після цього слід перевірити строки дії договорів (продовжити або розірвати при необхідності) і внести актуальні зміни до договорів.
Коментарі до матеріалу