Подводим итоги договорной работы на предприятии
Год подходит к концу, а это значит, что пора провести ревизию договоров, то есть определить, какие из заключенных договоров требуют актуализации (например, изменились реквизиты либо цена договора и т. д.), продления срока действия либо перезаключения. В консультации расскажем, кто должен проводить такую ревизию и как это правильно сделать.
Организация договорной работы
Правильная организация договорной работы на предприятии – залог продуктивной работы. Довольно часто на предприятии отсутствует контроль за исполнением договоров, нет порядка подготовки проектов договоров и ответственных за ведение данной работы, договорной работой занимаются все подряд и т. д. Все это может привести к негативным последствиям (например, долго подписывается договор и, разумеется, контрагент недоволен).
Чтобы такого не было, рекомендуем разработать и утвердить на предприятии документ, который будет регламентировать договорную работу, например, положение о договорной работе, либо издать приказ, который будет регулировать данные вопросы (см. образец 1). Такие документы создаются исключительно для оптимизации работы предприятия, поскольку на законодательном уровне их наличие на предприятии не предусмотрено.
Если на вашем предприятии уже есть документ, регулирующий договорную работу, советуем в конце года пересмотреть его положения (например, за год могло поменяться штатное расписание и были введены/сокращены определенные должности/отделы).
Документ об организации договорной работы должен содержать:
- Перечень лиц, ответственных за подготовку проектов договоров.
- Порядок подготовки, прохождения и визирования проекта договора различными службами предприятия (бухгалтерией, юридическим отделом и т. д.), а также порядок рассмотрения разногласий по проекту и их согласования.
- Порядок подписания договоров с перечнем лиц, наделенных правом подписи договоров.
- Порядок оформления полномочий на право подписи (доверенностей).
- Образцы типовых договоров (шаблоны договоров), а также порядок внесения изменений в эти образцы.
|
ОБРАЗЕЦ 1 ТОВ «Південь» код ЄДРПОУ 12345678 Наказ № 57-Л 21.12.18 р. м. Львів Про організацію договірної роботи З метою упорядкування договірної роботи на ТОВ «Південь» НАКАЗУЮ: 1. Затвердити перелік осіб, які мають право підпису договорів, що укладаються ТОВ «Південь» із контрагентами:
2. Затвердити такий порядок складання проектів та погодження договорів: 2.1 Керівник структурного підрозділу, який ініціював укладення відповідного договору, призначає відповідального за договір працівника. 2.2 Відповідальний працівник складає проект договору або перевіряє умови наданого контрагентом договору, витребує у контрагента необхідні для укладення договору документи. 2.3. Відповідальний працівник передає проект підготовленого договору з усіма необхідними документами в юридичну службу (для проведення правової експертизи). Якщо у юридичної служби виникають зауваження, відповідальний працівник усуває всі недоліки проекту. Працівник юридичної служби візує договір. 2.4 Відповідальний працівник погоджує проект договору з головним бухгалтером, який за відсутності зауважень ставить свої візи на договорі (за наявності зауважень усуває їх). 2.5 Відповідальний працівник реєструє підписаний договір у журналі реєстрації договорів. 2.6 Відповідальний за договір працівник передає погоджений проект договору на підпис уповноваженій особі (п. 1 цього наказу). 3. У разі укладення договорів на поставку товарів від імені ТОВ «Південь» застосовувати затверджений зразок (шаблон) договору поставки (додаток 1 до цього наказу*). 4. Оригінали договорів зберігати в юридичній службі. 5. Обов’язок проводити щорічну ревізію договорів покласти на юридичну службу. 6. Контроль за виконанням працівниками ТОВ «Південь» порядку ведення договірної роботи на підприємстві покласти на юридичну службу. Директор ТОВ «Південь» (підпис) Д. А. Договірний |
_____________________________
*приложение 1 не наводится
Проверка срока действия договоров
Итак, мы выяснили, какой отдел/работник будет заниматься ревизией договоров. Приступим к самой ревизии.
В первую очередь рекомендуем обратить внимание на сроки действия договоров. Договоры, срок действия которых закончился, а необходимость работы с данным контрагентом актуальна, можно продлить либо перезаключить.
Порядок продления срока действия договора либо его расторжения зависит от условий конкретного договора, поэтому их необходимо тщательно изучить. Рассмотрим возможные варианты.
Вариант 1. В договоре содержится условие об автоматическом продлении (см. образец 2).
В этом случае заключать допсоглашение о продлении срока действия договора не нужно.
|
ОБРАЗЕЦ 2 Договір поставки від 03.01.17 р. № 0301 <...> 8.1Договір набуває чинності з моменту підписання сторонами та діє протягом 12 (дванадцяти місяців). За відсутності заяви однієї зі сторін про припинення строку дії договору чи зміну його умов договір вважається продовженим на аналогічний строк на тих самих умовах. <...> |
|
Но обращаем внимание! Автоматическое продление происходит на тех же условиях и на тот же срок, поэтому, если в договор надо внести коррективы (например, относительно цены), без допсоглашения не обойтись. |
При необходимости расторгнуть договор рекомендуем направить контрагенту заявление о его расторжении (см. образец 3). Причем сделать это нужно до окончания срока действия договора, в противном случае договор будет считаться продленным. Такое заявление следует направить контрагенту заказным письмом с уведомлением, чтобы иметь доказательство его получения контрагентом.
В некоторых случаях автоматическое продление срока действия договора прямо предусмотрено законодательством. Так, согласно ч. 2 ст. 17 Закона № 2269 при отсутствии заявления одной из сторон договора аренды государственного или коммунального имущества о прекращении либо изменении условий договора в течение месяца после окончания срока действия договора он считается продленным на тот же срок и на тех же условиях.
|
ОБРАЗЕЦ 3 ТОВ «Південь» Директору ТОВ «Яблуня» Лист Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Південь» і Товариством з обмеженою відповідальністю «Яблуня» укладено договір на виконання робіт від 15.05.18 р. № 34-П (далі – Договір). Станом на 03.12.18 р. господарська діяльність за Договором не провадиться. Відповідно до п. 4.6 Договору строк його дії спливає 31.12.18 р. У зв’язку з відсутністю необхідності та згідно з п. 4.7 Договору строк його дії продовжуватися не буде. Директор ТОВ «Південь» (подпись) Д. А. Договірний |
Вариант 2. В договоре определен срок действия, но не прописана процедура его пролонгации либо указано, что стороны вправе продлить его на новый срок.
В данном случае продлить срок договора стороны могут двумя способами:
- способ 1. Заключить допсоглашение к договору (см. образец 4). Обратите внимание: допсоглашение должно быть заключено в той же форме, что и основной договор (например, если основной договор нотариально удостоверен, то и допсоглашение надо заверить нотариусом);
- способ 2. Обменяться соответствующими письмами о продлении действия договора на новый срок.
|
ОБРАЗЕЦ 4 Додаткова угода № 1 до Договору від 03.01.17 р. № 0301 м. Дніпро 28.12.18 р. Товариство з обмеженою відповідальністю «Ламінат» в особі генерального директора Терешкова Івана Сергійовича, який діє на підставі Статуту товариства (надалі іменується Виконавець), з однієї сторони, і Товариство з обмеженою відповідальністю «Південь» в особі директора Договірного Дмитра Анатолійовича, який діє на підставі Статуту товариства (надалі іменується Замовник), з іншої сторони (далі разом іменуються Сторони), уклали цю додаткову угоду до договору від 03.01.17 р. № 0301 (далі – Угода, Договір) про таке: 1. Сторони погодились внести зміни в п. 8.1 Договору, виклавши його в такій редакції: «8.1. Договір набуває чинності з моменту його підписання і діє до 31 грудня 2019 року». 2. Решта умов Договору, які не згадуються в Угоді, залишаються без змін. 3. Угода складена у двох примірниках, по одному для кожної із сторін, та є невід'ємною частиною Договору. 4. Угода набуває чинності з моменту підписання Сторонами та діє протягом строку дії Договору. 5. Реквізити та підписи Сторін: <...> |
Вариант 3. В договоре отсутствует положение о сроке его действия.
Отсутствие срока действия договора является прямым нарушением законодательства, поскольку согласно ч. 3 ст. 180 ХК срок действия договора является существенным условием договора и при его отсутствии договор может быть признан в судебном порядке незаключенным.
Если все-таки возникла подобная ситуация, рекомендуем заключить с контрагентом допсоглашение, указав в нем срок действия договора.
Если нужно расторгнуть договор, в котором не указан срок действия, контрагенту можно направить письмо с указанием желаемой даты его расторжения. Ответ на такое письмо необходимо дать в течение 20 дней с момента его получения (ч. 2, 3 ст. 188 ХК). Если стороны не пришли к согласию о дате расторжения договора либо ответ на письмо с предложением расторгнуть договор не был получен (в данном случае следует также учесть время на почтовую пересылку), заинтересованная сторона имеет право обратиться в суд для рассмотрения вопроса о расторжении договора.
Досрочное расторжение договора
На практике часто возникает необходимость досрочного расторжения договорных отношений. Как правило, это происходит по соглашению сторон. Для этого стороны заключают дополнительное соглашение к договору либо обмениваются соответствующими письмами.
Договор можно расторгнуть и в одностороннем порядке (например, при систематическом нарушении его условий одной из сторон и т. д.). Такое условие может быть предусмотрено самим договором (см. образец 5) или законом.
При отсутствии договоренности сторон вопрос о досрочном расторжении договора решается в судебном порядке.
|
ОБРАЗЕЦ 5 <...> 9.4. Сторони мають право достроково розірвати договір в односторонньому порядку зі стягненням усіх понесених збитків у разі систематичного порушення умов цього договору однією із сторін. Систематичним є таке порушення, коли виконання однією із сторін зобов’язання за цим договором затримується на строк більше ніж три місяці, що унеможливлює виконання подальших договірних зобов’язань іншою стороною договору. <...> |
Внесение изменений в договор
Если на предприятии имеются заключенные долгосрочные договоры, рекомендуем в конце года пересмотреть условия таких договоров. Некоторые их положения могли утратить свою актуальность (например, в договоре аренды прописана обязанность арендодателя по уборке арендуемого помещения, а по факту это делает арендатор). Либо вообще при заключении договора стороны упустили важные пункты (например, порядок и сроки внесения оплаты и т. д.). При выявлении таких условий в договор необходимо внести соответствующие изменения.
|
Следует знать! Изменения в договор могут быть внесены только по соглашению сторон, если иное не предусмотрено условиями договора либо законом (ч. 1 ст. 651 ГК). |
К сожалению, на практике не всегда условия договора содержат порядок внесения в него изменений. В таком случае, как и при расторжении договора, предложение о внесении изменений в действующий договор можно направить контрагенту письмом. Контрагент должен дать ответ на такое письмо в течение 20 дней с момента получения (ч. 2, 3 ст. 188 ХК).
Если контрагент согласен с изменениями, между сторонами заключается допсоглашение (см. образец 4, как и для расторжения). В противном случае, когда контрагент отказывается вносить изменения в договор и не соглашается заключать допсоглашение, для разрешения спора нужно обратиться в суд.
Если по условиям договора сторона имеет право вносить в него изменения в одностороннем порядке, об их внесении надо обязательно письменно уведомить контрагента. Для этого ему следует направить письмо, лучше заказное с уведомлением, чтобы иметь доказательства получения письма контрагентом (см. образец 6).
|
ОБРАЗЕЦ 6 ТОВ «Південь» Директору ТОВ «Сокіл» Лист Між Товариством з обмеженою відповідальністю «Південь» (далі – Орендодавець) і Товариством з обмеженою відповідальністю «Сокіл» (далі – Орендар) укладено договір оренди нежитлового приміщення від 01.09.17 р. № 15-О (далі – Договір). Відповідно до п. 2.7 Договору в разі несвоєчасного внесення Орендарем орендної плати Орендодавець має право на односторонню зміну умов Договору. Згідно з п. 2.6 Договору орендна плата вноситься Орендарем щомісячно до 10-го числа поточного місяця. ТОВ «Сокіл» неодноразово порушувало умови Договору про внесення орендної плати, а саме:
У зв’язку із цим повідомляємо, що з 1 січня 2019 року умови внесення орендної плати за Договором змінено. Із вказаної дати п. 3.1 Договору діє в такій редакції: «2.6Орендар зобов'язаний вносити плату за орендоване за Договором майно не пізніше п'ятого числа кожного місяця. У разі затримки оплати більш ніж на п'ять днів Орендар зобов'язаний звільнити орендоване приміщення, а договір оренди автоматично припиняє свою дію». Директор ТОВ «Південь» (підпис) Д. А. Договірний |
|
Обращаем внимание: изменения в договор вносятся в той же форме, в которой заключен основной договор, если иное не предусмотрено договором или законом (ч. 1 ст. 654 ГК). Так, если договор аренды был удостоверен нотариально, то и допсоглашение об изменении условий договора должно быть заверено нотариусом. |
Выводы
Для подведения итогов годовой договорной работы на предприятии сначала необходимо определить, какой отдел/работник будет заниматься ревизией договоров. После этого следует проверить сроки действия договоров (продлить или расторгнуть при необходимости) и внести актуальные изменения в договоры.
Комментарии к материалу