Новорічний корпоратив за кордоном: способи оформлення

Мети статті:

• розповісти, як можна вивезти колектив (частину колективу) підприємства за кордон для святкування там Нового року;
• описати способи документального оформлення операцій, пов'язаних із такою поїздкою.

Новий рік уже стукається у двері, і багато роботодавців давно прийняли рішення, як саме будуть відзначати це чудове свято. Якщо ви ще не визначилися, то зараз саме час це зробити. Безумовно, спільне святкування допомагає згуртувати трудовий колектив, що, у свою чергу, позитивно позначається і на результатах роботи. Тому роботодавець не прогадає, якщо витратиться на організацію свята. І, звичайно, особливу подяку від працівників він заслужить, якщо організує новорічний корпоратив за кордоном.

Однак, приймаючи таке рішення, потрібно врахувати багато нюансів, у тому числі пов'язаних із оподаткуванням. У даній статті ми вирішили надати вам посильну допомогу й розповісти, як правильно документально оформити таку закордонну поїздку.

Способи оформлення новорічного корпоративу

Зрозуміло, що найбільш прозорий варіант – це «чесно» указати в документах, що колектив виїжджає за кордон для святкування Нового року. Але його головний мінус пов'язаний із оподаткуванням доходів працівників. Тому на практиці роботодавці зазвичай проявляють фантазію і подають корпоратив під іншим соусом.

Найпоширеніші варіанти такого оформлення подано на рисунку. Ми розглянемо докладно кожний варіант, щоб ви могли порівняти й вибрати те, що підходить саме вам.

«Соціальна» поїздка

Загальні правила

До «соціальної» поїздки можна віднести заходи щодо незавуальованого проведення новорічного корпоративу та тімбілдинг. Із першим святкуванням усе зрозуміло – колектив вирушає за кордон відзначати Новий рік за рахунок роботодавця.

А от тімбілдинг у нас тільки починає набирати обертів.

Сьогодні тімбілдинг являє собою одну з перспективних моделей корпоративного менеджменту, що забезпечує повноцінний розвиток компанії, і є одним із найбільш ефективних інструментів управління персоналом. У сфері управління персоналом під цим терміном розуміють короткий (від 2 годин до 3 днів) захід щодо поліпшення роботи в команді: корпоративні програми, «мотузковий» курс, корпоративні свята, корпоративне волонтерство та корпоративну благодійність. Побічно під категорію заходів, які приводять до ефекту командоутворення, відносяться також святкування днів народження співробітників, дня народження компанії, Нового року. Одним з ефектів таких заходів стає загальна згуртованість колективу, що є складовою роботи з командним духом.

Припустимо, ви вибираєте цей варіант. І відразу виникає запитання:

Чи можна оформити «соціальну» поїздку як відрядження?

Ми не радимо це робити. Пояснимо чому. Існує Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Звичайно, Інструкція № 59 обов'язкова до застосування тільки для бюджетників, а для інших осіб цей документ має довідковий характер. Однак при вирішенні спірних питань і в небюджетників на неї орієнтуються всі офіційні органи, у тому числі суди. Тому й ми далі будемо спиратися на її положення.

Із п. 1 розд. І Інструкції № 59 випливає, що поїздку можна назвати відрядженням, якщо їй властиві такі ознаки:

• працівник підприємства направляється до іншого населеного пункту;
• працівник виконує службове доручення.

Перша ознака дотримується і в «соціальних» поїздках, а от із другим не все так просто. У нормативних документах не сказано, що саме є службовим дорученням. Тому в разі широкого трактування до нього можна віднести й участь у тімбілдінгу. Адже такі заходи проводять для згуртування колективу, і відмовитися від участі в них працівнику досить складно.

Водночас прийнято вважати сталою точку зору, що службове доручення повинне бути безпосередньо пов'язане з госпдіяльністю підприємства. Знайти аргументи, щоб обґрунтувати, як впливають рольові ігри працівників у процесі тімбілдингу або спільне застілля на госпдіяльність підприємства – завдання не з легких. Тому ми й не радимо оформляти «соціальну» поїздку як відрядження.

Документальне оформлення

Насамперед варто передбачити можливість проведення таких святкувань у колективному або трудовому договорі. Справа в тому, що витрати на ці заходи можна розцінити як інші заохочувальні та компенсаційні виплати працівникам.

Зокрема, у п. 2.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), до інших заохочувальних і компенсаційних виплат, які входять до фонду оплати праці (далі – ФОП), віднесено:

• разові заохочення, не пов'язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних і пам'ятних дат, як у грошовій, так і в натуральній формі) (пп. 2.3.2);
• вартість путівок працівникам і членам їх сімей на лікування та відпочинок, екскурсії або суми компенсацій, видані замість путівок за рахунок коштів підприємства (пп. 2.3.4).

А от витрати на проведення культурно-просвітніх і оздоровчих заходів у п. 3.27 Інструкції № 5 зараховано до інших виплат, які не входять до ФОП. Конкретний склад цих виплат у нормативних документах не зазначено, і на практиці при їх класифікації зазвичай орієнтуються на відповідні положення колдоговору.

Для організації подібних свят на підприємстві:

• видають наказ, у якому повідомляють про проведення відповідного заходу й дають розпорядження щодо його організації (список осіб, відповідальних за організацію корпоративу, список учасників заходу (за необхідності), дату та місце проведення заходу);
• розробляють програму заходу;
• складають кошторис;
• забезпечують наявність первинних документів (розрахункових, платіжних та інших);
• складають звіт про проведений захід.

Оскільки «соціальна» поїздка не вважається відрядженням, авансовий звіт працівники не складають.

Зазвичай такий захід оплачує роботодавець, перераховуючи гроші туроператору (турагентству), який видає відповідні документи – туристичні ваучери. На підставі цих документів роботодавець і відображає витрати.

Якщо ж персоніфікації не буде, тоді в «незарплатному» випадку можна буде «поборотися» за відсутність оподаткування, хоча й тут не все гладко.

«Зарплатні» виплати в будь-якому разі доведеться обкласти ПДФО і ВЗ, але для визначення бази оподаткування потрібно буде розподілити виплати між працівниками. Ну і, звичайно, не обійдеться без ЄСВ.

Службове відрядження

Загальні правила

Поїздки, які можна назвати службовим відрядженням, оформляють за стандартною процедурою: видання наказу, видача авансу. Аванс на закордонне відрядження видають у національній валюті держави, куди відправляється працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 розд. III Інструкції № 59). Для цілей оплати витрат, понесених на території України (наприклад, для оплати проїзду), аванс може бути частково виплачений у гривнях, що підтвердив Мінфін у листі від 04.06.07 р. № 31-26030-12/23-3982/4279.

Чіткий строк видачі авансу законодавством не встановлено, що раніше підкреслювали й офіційні органи (див. лист Мінфіну від 18.10.06 р. № 31-18030-07-25/21780). Основне правило полягає в тому, що працівник повинен бути забезпечений авансом до початку відрядження в будь-який час після видання наказу про відрядження.

Суму авансу визначають з урахуванням добових витрат, витрат на оплату проїзду і проживання та вказують або в довідці-розрахунку, або в кошторисі витрат. Утім згадані документи можна не складати, достатньо вказати суму видаваного авансу в наказі на відрядження.

Якщо авансу не вистачило і працівник за кордоном витратив свої особисті кошти, то після повернення з відрядження і здачі авансового звіту компенсацію йому виплачують у гривнях. При цьому розрахунок суми компенсації роблять виходячи з курсу НБУ до іноземної валюти, установленого на день погашення заборгованості перед працівником (п. 19 розд. III Інструкції № 59; п. 2.5 гл. 2 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200, далі – Правила № 200).

Компенсацію виплачують працівнику до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, який оформляють за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Наказ № 841, авансовий звіт). До звіту додають усі первинні документи, що підтверджують факт витрачання готівки та їх цільове використання.

Що робити, якщо в працівника відсутні підтвердні документи про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави, куди він відряджений?

У такому випадку витрати на відрядження перераховують виходячи із крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту (п. 19 розд. III Інструкції № 59). Виходячи із цього, має сенс компенсувати працівнику понесені витрати в день затвердження авансового звіту, тоді можна буде дотриматися всіх вищенаведених вимог.

Чи можна виплачувати добові, якщо працівники отримують туристичні ваучери «all inclusive» («усе включено»)?

Згідно зі ст. 121 КЗпП підприємство зобов'язане виплатити відрядженим працівникам добові. Граничний розмір добових, що не обкладається ПДФО, зазначено в пп. 170.9.1 Податкового кодексу. Водночас найчастіше працівники отримують туристичні ваучери «all inclusive», і тоді постає питання із приводу обґрунтованості виплати добових. За законодавством добові належать і в цьому випадку (заборони немає), однак підприємство в положенні про відрядження може зменшити їх розмір аж до мінімального. Це можна обґрунтувати тим, що харчування включене у вартість проживання.

«Корпоративні» відрядження мають й інші нюанси документального оформлення, які має сенс розглянути докладніше.

Річні збори трудового колективу

Якщо ціль поїздки за кордон – проведення річних зборів, таку поїздку оформляють як відрядження. Тому видають відповідний наказ, затверджують програму заходу і складають кошторис, а працівникам видають аванс. Після повернення із «плідної» поїздки вони повинні подати звіт за формою, затвердженою Наказом № 841. До звіту додаються всі первинні документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів і їх цільове використання.

Крім того, не забудьте оформити серед іншого протокол річних зборів, заради якого працівники і їздили за кордон. У ньому можна вказати місце проведення зборів.

Пояснення, наприклад, може бути таким: у підприємства є відокремлені підрозділи, розташовані як в Україні, так і за кордоном, але зібрати всіх працівників (або деяких із них, які представляють колектив) для річних зборів потрібно в одному місці. Після розгляду різних варіантів був обраний найбільш оптимальний.

Семінари/тренінги

Не перший рік серед фахівців ведеться дискусія із приводу того, відносяться семінари і тренінги до відряджень чи ні. Виною тому став уже «давній» лист Мінфіну від 20.05.13 р. № 31-07230-16-27/15177. У ньому був зроблений висновок, що направлення працівника на навчання, зокрема на семінар, не є службовим відрядженням.

Тим часом, як правило, за підсумками «закордонного» семінару підприємство отримує інформаційно-консультаційну послугу. Причому, як зазначають податківці (ЗІР, категорія 103.04), згідно з умовами договору отримувачем таких інформаційно-консультаційних послуг може виступати як юридична особа (роботодавець), інтереси якого представляє працівник, так і сам працівник.

Інформаційно-консультаційні послуги не відносяться до навчання, тому в цьому випадку більш доречно закордонну поїздку оформити саме як відрядження. Причому для цілей необкладення ПДФО і ВЗ бажано, щоб отримувачем такої послуги виступав безпосередньо роботодавець, а не окремі працівники. В авансовому звіті в будь-якому разі слід указати, що працівник направлявся на відрядження «для отримання інформаційно-консультаційних послуг на тему…».

Якщо ж із документів буде випливати, що працівник саме пройшов навчання (підвищив свою кваліфікацію), а не отримав інформаційно-консультаційні послуги, таку поїздку, дійсно, не потрібно оформляти як відрядження. Тут діють норми іншого документа – постанови КМУ від 28.06.97 р. № 695 «Про гарантії та компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій із відривом від проведення» (далі – Постанова № 695).

На які гарантії працівник має право у випадку навчання (підвищення кваліфікації)?

Постанова № 695 передбачає необхідність:

• зберегти за працівником середню зарплату за основним місцем роботи на час навчання;
• оплатити вартість проїзду працівника до місця навчання і назад;
• виплатити добові за кожний день перебування в дорозі в розмірі, установленому законодавством для службових відряджень.

До слова, податківці не ризикують самостійно класифікувати послуги як інформаційно-консультаційні або навчальні. Наприклад, в Індивідуальній податковій консультації ДФС від 30.01.18 р. № 353/6/99-99-13-02-03-15/ІПК було зазначено, що з питання віднесення семінарів, конференцій, навчання та інших тематичних заходів (майстер-класів, курсів, тренінгів і т. п.) до підвищення кваліфікації працівників можна звернутися до Міносвіти.

А в цілому, щоб уникнути непорозумінь, роботодавцю необхідно мати в наявності договір, з якого буде чітко випливати, які саме послуги отримали працівники за кордоном. Крім цього потрібно мати в наявності «стандартний» пакет документів на відрядження: наказ про направлення у відрядження, програму проведення заходу, кошторис. Не забудьте також видати працівнику аванс, а після повернення з відрядження отримати від нього авансовий звіт.

Представницький захід

Для комерційних підприємств немає нормативного документа, яким регламентується порядок проведення заходів, що мають представницький характер. Такий документ розроблено тільки для бюджетників. Ідеться про Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ і порядку їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.10 р. № 1026 (далі – Норми № 1026).

Для комерційних підприємств зазначені норми мають довідковий характер, що підтверджують і податківці (див. лист ДФС від 22.11.12 р. № 5743/0/61-12/15-1415). Тому такі підприємства можуть самостійно розробити Положення про представницькі витрати, у якому слід указати, які саме витрати відносяться до представницьких. Причому в цьому документі цілком можна передбачити, що до представницьких відносяться й заходи щодо приймання та обслуговування іноземних і вітчизняних контрагентів за кордоном. Можливість проведення подібних заходів і за кордоном побічно підтверджують норми п. 2.1 Правил № 200, у яких зазначено, що резиденти-юрособи мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордоном, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).

Для підтвердження зв'язку представницьких витрат із госпдіяльністю податківці вимагають, щоб у наявності були такі документи (див. листи ДФС від 22.11.12 р. № 5743/0/61-12/15-1415, Міндоходів від 25.10.13 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15):

• наказ про проведення офіційного прийому;
• запрошення представників (делегацій) та їх відповідь;
• кошторис витрат;
• акти виконаних робіт;
• звіт про проведений захід;
• накладні на відпуск продукції, товарів зі складу і т. п.;
  • інші належним чином оформлені первинні документи, які підтверджують зв'язок таких витрат із господарською діяльністю платника (зокрема, витрати на транспорт, послуги перекладача, якщо такий не перебуває в штаті, та ін.).

У наказі про проведення представницького заходу за кордоном серед іншого слід указати осіб, які будуть брати участь у переговорах (презентації) із боку підприємства, дату та місце проведення заходу, мету його проведення. Причому для оптимізації оподаткування має сенс чітко вказати, що такий захід проводиться з рекламною метою.

Різні заходи – схожі документи

Наведемо підсумкову таблицю щодо документального оформлення різних варіантів корпоративних поїздок. Позначення в таблиці: Так – документ оформлюється, Ні – не оформлюється.

Висновки

Існують різні варіанти оформлення закордонної поїздки працівників на корпоратив, які впливають, зокрема, на оподаткування. Тому радимо вам ознайомитися з податковими наслідками поданих у консультації варіантів і вибрати оптимальний варіант.