Новогодний корпоратив за границей: способы оформления

Цели статьи:

• рассказать, как можно вывезти коллектив (часть коллектива) предприятия за границу для празднования там Нового года;
• описать способы документального оформления операций, связанных с такой поездкой.

Новый год уже стучится в двери, и многие работодатели давно приняли решение, как именно будут отмечать этот замечательный праздник. Если вы еще не определились, то сейчас самое время это сделать. Безусловно, совместное празднование помогает сплотить трудовой коллектив, что, в свою очередь, положительно сказывается и на результатах работы. Поэтому работодатель не прогадает, если потратится на организацию праздника. И, конечно, особую благодарность от работников он заслужит, если организует новогодний корпоратив за рубежом.

Однако, принимая такое решение, нужно учесть много нюансов, в том числе связанных с налогообложением. В данной статье мы решили оказать вам посильную помощь и рассказать, как правильно документально оформить такую заграничную поездку.

Способы оформления новогоднего корпоратива

Понятно, что самый прозрачный вариант – это «честно» указать в документах, что коллектив выезжает за рубеж для празднования Нового года. Но его главный минус связан с налогообложением доходов работников. Поэтому на практике работодатели обычно проявляют фантазию и подают корпоратив под другим соусом.

Самые распространенные варианты такого оформления представлены на рисунке. Мы рассмотрим подробно каждый вариант, чтобы вы могли сравнить и выбрать то, что подходит именно вам.

«Социальная» поездка

Общие правила

К «социальной» поездке можно отнести мероприятия по незавуалированному проведению новогоднего корпоратива и тимбилдинг. С первым празднованием все понятно – коллектив отправляется за рубеж отмечать Новый год за счет работодателя.

А вот тимбилдинг у нас только начинает набирать обороты.

Сегодня тимбилдинг представляет собой одну из перспективных моделей корпоративного менеджмента, обеспечивающих полноценное развитие компании, и является одним из наиболее эффективных инструментов управления персоналом. В сфере управления персоналом под этим термином понимают короткое (от 2 часов до 3 дней) мероприятие по улучшению работы в команде: корпоративные программы, «веревочный» курс, корпоративные праздники, корпоративное волонтерство и корпоративную благотворительность. Косвенно под категорию мероприятий, которые приводят к эффекту командообразования, относится также празднование дней рождения сотрудников, дня рождения компании, Нового года. Одним из эффектов таких мероприятий становится общая сплоченность коллектива, что является составляющей работы с командным духом.

Допустим, вы выбираете этот вариант. И сразу возникает вопрос:

Можно ли оформить «социальную» поездку как командировку?

Мы не советуем это делать. Объясним почему. Существует Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Конечно, Инструкция № 59 обязательна к применению только для бюджетников, а для остальных лиц этот документ имеет справочный характер. Однако при решении спорных вопросов и у небюджетников на нее ориентируются все официальные органы, в том числе суды. Поэтому и мы далее будем опираться на ее положения.

Из п. 1 разд. І Инструкции № 59 следует, что поездку можно назвать командировкой, если ей присущи такие признаки:

• работник предприятия направляется в другой населенный пункт;
• работник выполняет служебное поручение.

Первый признак соблюдается и в «социальных» поездках, а вот со вторым не все так просто. В нормативных документах не сказано, что именно является служебным поручением. Поэтому в случае широкой трактовки к нему можно отнести и участие в тимбилдинге. Ведь такие мероприятия проводят для сплочения коллектива и отказаться от участия в них работнику достаточно сложно.

В то же время принято считать устоявшейся точку зрения, что служебное поручение должно быть непосредственно связано с хоздеятельностью предприятия. Найти аргументы, чтобы обосновать, как влияют ролевые игры работников в процессе тимбилдинга или совместное застолье на хоздеятельность предприятия – задача не из легких. Поэтому мы и не советуем оформлять «социальную» поездку как командировку.

Документальное оформление

Прежде всего стоит предусмотреть возможность проведения таких празднований в коллективном или трудовом договоре. Дело в том, что расходы на эти мероприятия можно расценить как прочие поощрительные и компенсационные выплаты работникам.

В частности, в п. 2.3 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5 (далее – Инструкция № 5), к прочим поощрительным и компенсационным выплатам, которые входят в фонд оплаты труда (далее – ФОТ), отнесены:

• разовые поощрения, не связанные с конкретными результатами труда (например, к юбилейным и памятным датам как в денежной, так и натуральной форме) (пп. 2.3.2);
• стоимость путевок работникам и членам их семей на лечение и отдых, экскурсии или суммы компенсаций, выданные вместо путевок за счет средств предприятия (пп. 2.3.4).

А вот расходы на проведение культурно-просветительных и оздоровительных мероприятий в п. 3.27 Инструкции № 5 причислены к прочим выплатам, которые не входят в ФОТ. Конкретный состав этих выплат в нормативных документах не указан, и на практике при их классификации обычно ориентируются на соответствующие положения колдоговора.

Для организации подобных праздников на предприятии:

• издают приказ, в котором объявляют о проведении соответствующего мероприятия и дают распоряжения по его организации (список лиц, ответственных за организацию корпоратива, список участников мероприятия (при необходимости), дату и место проведения мероприятия);
• разрабатывают программу мероприятия;
• составляют смету;
• обеспечивают наличие первичных документов (расчетных, платежных и прочих);
• составляют отчет о проведенном мероприятии.

Поскольку «социальная» поездка не считается командировкой, авансовый отчет работники не составляют.

Обычно такое мероприятие оплачивает работодатель, перечисляя деньги туроператору (турагентству), который выдает соответствующие документы – туристические ваучеры. На основании этих документов работодатель и отражает расходы.

Если же персонификации не будет, тогда в «незарплатном» случае можно будет «побороться» за отсутствие налогообложения, хотя и здесь не все гладко.

«Зарплатные» выплаты в любом случае придется обложить НДФЛ и ВС, но для определения базы налогообложения нужно будет распределить выплаты между работниками. Ну и, конечно, не обойдется без ЕСВ.

Служебная командировка

Общие правила

Поездки, которые можно назвать служебной командировкой, оформляют по стандартной процедуре: издание приказа, выдача аванса. Аванс на загранкомандировку выдают в национальной валюте государства, куда отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 разд. III Инструкции № 59). Для целей оплаты расходов, понесенных на территории Украины (например, для оплаты проезда), аванс может быть частично выплачен в гривнях, что подтвердил Минфин в письме от 04.06.07 г. № 31-26030-12/23-3982/4279.

Четкий срок выдачи аванса законодательством не установлен, что ранее подчеркивали и официальные органы (см. письмо Минфина от 18.10.06 г. № 31-18030-07-25/21780). Основное правило состоит в том, что работник должен быть обеспечен авансом до начала командировки в любое время после издания приказа о командировке.

Сумму аванса определяют с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и проживания и указывают либо в справке-расчете, либо в смете расходов. Впрочем, упомянутые документы можно не составлять, достаточно указать сумму выдаваемого аванса в приказе на командировку.

Если аванса не хватило и работник за рубежом израсходовал свои личные денежные средства, то после возвращения из командировки и сдачи авансового отчета компенсацию ему выплачивают в гривнях. При этом расчет суммы компенсации делают исходя из курса НБУ к иностранной валюте, установленного на день погашения задолженности перед работником (п. 19 разд. III Инструкции № 59; п. 2.5 гл. 2 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200, далее – Правила № 200).

Компенсацию выплачивают работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, который оформляют по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Приказ № 841, авансовый отчет). К отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие факт расходования наличных и их целевое использование.

Что делать, если у работника отсутствуют подтверждающие документы об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства, куда он командирован?

В таком случае командировочные расходы пересчитывают исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета (п. 19 разд. III Инструкции № 59). Исходя из этого, имеет смысл компенсировать работнику понесенные расходы в день утверждения авансового отчета, тогда можно будет соблюсти все вышеприведенные требования.

Можно ли выплачивать суточные, если работники получают туристические ваучеры «all inclusive» («все включено»)?

Согласно ст. 121 КЗоТ предприятие обязано выплатить командированным работникам суточные. Предельный не облагаемый НДФЛ размер суточных указан в пп. 170.9.1 Налогового кодекса. В то же время зачастую работники получают туристические ваучеры «all inclusive», и тогда возникает вопрос по поводу обоснованности выплаты суточных. По законодательству суточные положены и в этом случае (запрета нет), однако предприятие в Положении о командировках может уменьшить их размер вплоть до минимального. Это можно обосновать тем, что питание включено в стоимость проживания.

«Корпоративные» командировки имеют и другие нюансы документального оформления, которые имеет смысл рассмотреть подробнее.

Годовое собрание трудового коллектива

Если цель поездки за рубеж – проведение годового собрания, такую поездку оформляют как командировку. Поэтому издают соответствующий приказ, утверждают программу мероприятия и составляют смету, а работникам выдают аванс. После возвращения из «плодотворной» поездки они должны подать отчет по форме, утвержденной Приказом № 841. К отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие факт расходования наличных средств и их целевое использование.

Кроме того, не забудьте оформить среди прочего протокол годового собрания, ради которого работники и ездили за границу. В нем можно указать место проведения собрания.

Объяснение, например, может быть таким: у предприятия есть обособленные подразделения, расположенные как в Украине, так и за рубежом, но собрать всех работников (или некоторых из них, представляющих коллектив) для годового собрания нужно в одном месте. После рассмотрения разных вариантов был выбран наиболее оптимальный.

Семинары/тренинги

Не первый год среди специалистов ведется дискуссия по поводу того, относятся семинары и тренинги к командировкам или нет. Виной тому стало уже «древнее» письмо Минфина от 20.05.13 г. № 31-07230-16-27/15177. В нем был сделан вывод, что направление работника на обучение, в частности на семинар, не является служебной командировкой.

Между тем, как правило, по итогам «зарубежного» семинара предприятие получает инфор­мационно-консультационную услугу. Причем, как отмечают налоговики (ОИР, категория 103.04), согласно условиям договора получателем таких информационно-консультационных услуг может выступать как юридическое лицо (работодатель), интересы которого представляет работник, так и сам работник.

Информационно-консультационные услуги не относятся к обучению, так что в этом случае более уместно заграничную поездку оформить именно как командировку. Причем для целей необложения НДФЛ и ВС желательно, чтобы получателем такой услуги выступал непосредственно работодатель, а не отдельные работники. В авансовом отчете в любом случае следует указать, что работник направлялся на командировку «для получения информационно-консультационных услуг на тему…».

Если же из документов будет следовать, что работник именно прошел обучение (повысил свою квалификацию), а не получил информационно-консультационные услуги, такую поездку, действительно, не нужно оформлять как командировку. Здесь действуют нормы другого документа – постановления КМУ от 28.06.97 г. № 695 «О гарантиях и компенсациях для работников, которые направляются для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, учебы других профессий с отрывом от производства» (далее – Постановление № 695).

На какие гарантии работник имеет право в случае обучения (повышения квалификации)?

Постановление № 695 предусматривает необходимость:

• сохранить за работником среднюю зарплату по основному месту работы на время обучения;
• оплатить стоимость проезда работника к месту учебы и обратно;
• выплатить суточные за каждый день пребывания в пути в размере, установленном законодательством для служебных командировок.

К слову, налоговики не рискуют самостоятельно классифицировать услуги как информационно-консультационные или обучающие. Например, в Индивидуальной налоговой консультации ГФС от 30.01.18 г. № 353/6/99-99-13-02-03-15/ІПК было отмечено, что по вопросу отнесения семинаров, конференций, учебы и других тематических мероприятий (мастер-классов, курсов, тренингов и т. п.) к повышению квалификации работников можно обратиться в Минобразования.

А в целом во избежание недоразумений, работодателю необходимо иметь в наличии договор, из которого будет четко следовать, какие именно услуги получили работники за рубежом. Помимо этого нужно иметь в наличии «стандартный» пакет командировочных документов: приказ о направлении в командировку, программу проведения мероприятия, смету. Не забудьте также выдать работнику аванс, а после возвращения из командировки получить от него авансовый отчет.

Представительское мероприятие

Для коммерческих предприятий нет нормативного документа, которым регламентируется порядок проведения мероприятий, имеющих представительский характер. Такой документ разработан только для бюджетников. Речь идет о Нормах денежных средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядке их расходования, утвержденных приказом Минфина от 14.09.10 г. № 1026 (далее – Нормы № 1026).

Для коммерческих предприятий указанные нормы имеют справочный характер, что подтверждают и налоговики (см. письмо ГФС от 22.11.12 г. № 5743/0/61-12/15-1415). Поэтому такие предприятия могут самостоятельно разработать Положение о представительских расходах, в котором следует указать, какие именно расходы относятся к представительским. Причем в этом документе вполне можно предусмотреть, что к представительским относятся и мероприятия по приему и обслуживанию иностранных и отечественных контрагентов за рубежом. Возможность проведения подобных мероприятий и за границей косвенно подтверждают нормы п. 2.1 Правил № 200, в которых указано, что резиденты-юрлица имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения командировочных расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за рубежом).

Для подтверждения связи представительских расходов с хоздеятельностью налоговики требуют, чтобы в наличии были такие документы (см. письма ГФС от 22.11.12 г. № 5743/0/61-12/15-1415, Миндоходов от 25.10.13 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15):

• приказ о проведении официального приема;
• приглашение представителей (делегаций) и их ответ;
• смета расходов;
• акты выполненных работ;
• отчет о проведенном мероприятии;
• накладные на отпуск продукции, товаров со склада и т. п.;
• другие надлежащим образом оформленные первичные документы, которые подтверждают связь таких расходов с хозяйственной деятельностью плательщика (в частности, расходы на транспорт, услуги переводчика, если таковой не находится в штате, и др.).

В приказе о проведении представительского мероприятия за рубежом среди прочего следует указать лиц, которые будут участвовать в переговорах (презентации) со стороны предприятия, дату и место проведения мероприятия, цель его проведения. Причем для оптимизации налогообложения имеет смысл четко указать, что такое мероприятие проводится с рекламной целью.

Разные мероприятия – похожие документы

Приведем итоговую таблицу по документальному оформлению разных вариантов корпоративных поездок. Обозначения в таблице: Да – документ оформляется, Нет – не оформляется.

Выводы

Существуют разные варианты оформления заграничной поездки работников на корпоратив, которые влияют, в частности, на налогообложение. Поэтому советуем вам ознакомиться с налоговыми последствиями представленных в консультации вариантов и выбрать оптимальный вариант.