Як проводити інвентаризацію, якщо матеріально відповідальний у відпустці?

Касир підприємства пішов на 24 дні в щорічну відпустку. Його обов'язки на іншого співробітника не були покладені. У період відпустки касира звільнився головний бухгалтер. Як в такій ситуації проводити інвентаризацію під час відсутності касира?

У період, коли матеріально відповідальна особа (далі – МВО) у відпустці, її обов'язки повинен виконувати інший співробітник.

Пояснимо чому. У ст. 131 КЗпП закріплено обов'язок працівника забезпечувати схоронність довіреного йому майна. Тому якщо МВО іде у відпустку, то на час її відсутності потрібно передати довірені їй цінності іншій особі. А щоб здійснити таку передачу (хоча й тимчасово), необхідно провести інвентаризацію ввірених співробітнику цінностей (абзац четвертий п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879, далі – Положення № 879). Адже не можна ж передавати кота в мішку.

Інвентаризацію слід провести напередодні виходу МВО у відпустку, оскільки перевіряти наявність матеріальних цінностей інвентаризаційна комісія повинна в присутності обох МВО (того, хто передає, та того, хто приймає). Співробітник, який передає активи на зберігання, розписується в передачі активів, а співробітник, який отримує, – у їх отриманні (п. 18 розд. ІІ Положення № 879).

Хто може замінити МВО на час відпустки?

Матеріальна відповідальність виникає за наявності одночасно двох умов:

• якщо співробітник обіймає посаду, яка зазначена в Переліку № 447/24 (повна назва: Перелік посад і робіт, заміщуваних або виконуваних працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення схоронності цінностей, затверджений постановою ДКСМ СРСР із праці та соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24). Наприклад, це такі посади, як касир, завідувач складу, завідувач магазину, товарознавець і т. д.;
• якщо з таким співробітником укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

І, звичайно, співробітник повинен бути повнолітнім (який досяг 18 років).

Зверніть увагу: якщо ці умови не виконано, то роботодавець не має права вимагати від працівника, який заподіяв шкоду підприємству, відшкодування шкоди в повному обсязі.

Тому на період відпустки касира його обов'язки можна покласти, наприклад, на іншого касира (за письмовим наказом керівника). А якщо на підприємстві немає другого касира, тоді на бухгалтера, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (п. 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637). Якщо чисельність співробітників на підприємстві невелика, на період відпустки МВО на її посаду можна оформити іншого працівника – за сумісництвом (виконання роботи у вільний від основної посади час) або за суміщенням (виконання обов'язків у рамках робочого часу за основною посадою).

Проводити інвентаризацію без МВО не можна. Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії в присутності МВО (абзац п'ятий п. 1 розд. ІІ Положення № 879).

Що робити, якщо відпускника ніхто не замінює, а проводити інвентаризацію необхідно?

Тоді потрібно керуватися п. 4.8. Положення № 637. А саме: у випадку тимчасової відсутності касира довірені йому цінності перераховуються іншим касиром (або іншим співробітником). Ці цінності передаються йому в присутності керівника та головного бухгалтера або комісії, призначеної керівником підприємства. За результатами перерахування та передачі цінностей складається акт із підписами цих осіб. От такий співробітник і буде присутнім під час інвентаризації замість МВО, яка пішла у відпустку.