Как проводить инвентаризацию, если материально ответственный в отпуске?

Кассир предприятия ушел на 24 дня в ежегодный отпуск. Его обязанности на другого сотрудника не были возложены. В период отпуска кассира уволился главный бухгалтер. Как в такой ситуации проводить инвентаризацию в отсутствие кассира?

В период, когда материально ответственное лицо (далее – МОЛ) в отпуске, его обязанности должен выполнять другой сотрудник.

Поясним почему. В ст. 131 КЗоТ закреплена обязанность работника обеспечивать сохранность вверенного ему имущества. Поэтому если МОЛ идет в отпуск, то на время его отсутствия нужно передать вверенные ему ценности другому лицу. А чтобы осуществить такую передачу (хотя и временно), необходимо провести инвентаризацию вверенных сотруднику ценностей (абзац четвертый п. 7 разд. І Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879, далее – Положение № 879). Ведь нельзя же передавать кота в мешке.

Инвентаризацию следует провести накануне ухода МОЛ в отпуск, так как проверять наличие материальных ценностей инвентаризационная комиссия должна в присутствии обоих МОЛ (передающего и принимающего). Сотрудник, который передает активы на хранение, расписывается в передаче активов, а сотрудник, который получает, – в их получении (п. 18 разд. ІІ Положения № 879).

Кто может заменить МОЛ на время отпуска?

Материальная ответственность возникает при наличии одновременно двух условий:

• если сотрудник занимает должность, которая указана в Перечне № 447/24 (полное название: Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, утвержденная постановлением ГКСМ СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24). К примеру, это такие должности, как кассир, завскладом, заведующий магазином, товаровед и т. д.;
• если с таким сотрудником заключен договор о полной материальной ответственности.

И, конечно, сотрудник должен быть совершеннолетним (достигшим 18 лет).

Обратите внимание: если эти условия не выполнены, то работодатель не имеет права требовать от работника, который причинил вред предприятию, возмещения вреда в полном объеме.

Поэтому на период отпуска кассира его обязанности можно возложить, к примеру, на другого кассира (по письменному приказу руководителя). А если на предприятии нет второго кассира, тогда на бухгалтера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (п. 4.8 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637). Если численность сотрудников на предприятии небольшая, на период отпуска МОЛ на его должность можно оформить другого работника – по совместительству (выполнение работы в свободное от основной должности время) либо по совмещению (выполнение обязанностей в рамках рабочего времени по основной должности).

Проводить инвентаризацию без МОЛ нельзя. Инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии в присутствии МОЛ (абзац пятый п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

Что делать, если отпускника никто не заменяет, а проводить инвентаризацию необходимо?

Тогда нужно руководствоваться п. 4.8 Положения № 637. А именно: в случае временного отсутствия кассира вверенные ему ценности пересчитываются другим кассиром (или другим сотрудником). Эти ценности передаются ему в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем предприятия. По результатам пересчета и передачи ценностей составляется акт с подписями этих лиц. Вот такой сотрудник и будет присутствовать во время инвентаризации вместо МОЛ, ушедшего в отпуск.