Інвентаризація без матеріально відповідальної особи: чи можна?
У консультації розповімо, що робити, якщо матеріально відповідальна особа (наприклад, завідувач складу), з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, раптово захворіла й перебуває на лікарняному. Чи може така особа поставити підпис в інвентаризаційній відомості пізніше, коли одужає? Чи можна її замінити представником за довіреністю? Як у цьому разі оптимально вийти з положення?
Чи можлива інвентаризація без матеріально відповідальної особи?
Передусім згадаймо загальні правила інвентаризації.
Об’єкти та періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно із законодавством (ст. 10 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).
У п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879), зазначено, що проведення інвентаризації є обов’язковим, зокрема, перед складанням річної фінзвітності та в разі зміни матеріально відповідальних осіб, на день приймання-передачі справ в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні.
Оскільки в нашій ситуації йдеться про те, що завідувач складу є матеріально відповідальною особою і з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність, то далі виходитимемо саме з цього.
Відповідно до розд. ІІ Положення № 879 інвентаризаційна комісія створюється розпорядчим документом керівника підприємства. До неї можуть входити представники апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представники аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах) та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).
Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Якщо бухоблік ведеться безпосередньо керівником підприємства, то інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства самостійно. За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства.
На підприємстві, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії. Водночас матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Однак слід пам’ятати, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (або робочої інвентаризаційної комісії в разі її створення) та у присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 розд. ІІ Положення № 879.
Матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано (п. 7 розд. ІІ Положення № 879).
Висновок: завідувач складу як матеріально відповідальна особа не може бути включений до складу робочої інвентаризаційної комісії, але його присутність під час інвентаризації на складі є обов’язковою.
Звідси можна припустити, що порушення зазначених правил може бути підставою для неприйняття результатів інвентаризації як юридично значимої.
Якщо, наприклад, стане питання про доказову силу такої інвентаризації у кримінальному чи іншому судовому провадженні, то порушення правил, а саме відсутність завідувача складу, як матеріально відповідальної особи, під час інвентаризації, матиме наслідком недопустимість акта інвентаризації як письмового доказу, а отже, і втрату ним доказової сили.
Щодо процесуальних аспектів слід зауважити, що допустимість доказів визначено, наприклад, у ст. 78 Цивільного процесуального кодексу. Вона полягає в тому, що суд не бере до уваги докази, отримані з порушенням порядку, установленого законом. Тож акт інвентаризації складу, складений за відсутності матеріально відповідальної особи (завідувача складу), навряд чи буде прийнятий судом як допустимий доказ.
Однак, якщо складання такого акта переслідує суто формальну ціль – його наявність у разі зміни матеріально відповідальної особи, і такий акт ніколи не буде оцінюватися судом з погляду його допустимості як доказу, свою функцію формального документа він може виконати. Проте гарантій того, що саме цією функцією все й обмежиться, мабуть, ніхто дати не зможе.
Тож матеріально відповідальна особа має бути присутньою під час інвентаризації активів, за які вона відповідає (тих, що знаходяться в неї на відповідальному зберіганні).
Чи може матеріально відповідальна особа доручити комусь представляти її інтереси?
Існує точка зору, що матеріально відповідальну особу під час інвентаризації можна замінити її представником. Ґрунтується вона на тому, що згідно зі ст. 9 Цивільного кодексу (далі – ЦК) його положення застосовуються до трудових відносин, якщо вони не врегульовані іншими актами законодавства.
Як стверджують прихильники цієї точки зору, на підставі ст. 237 ЦК матеріально відповідальну особу може представляти, зокрема, її представник – особа, яка матиме повноваження діяти від імені матеріально відповідальної особи (у т. ч. вчиняти правочини) під час проведення інвентаризації та передавання матеріальних цінностей. Водночас відповідальність за результати інвентаризації нестиме довіритель.
Пропонується також включити в договір про повну матеріальну відповідальність умову про зобов’язання матеріально відповідальної особи брати участь в інвентаризації особисто або за певних обставин надати відповідні права представнику.
Назвати бездоганним такий юридичний механізм не можна. Особливо, якщо результати інвентаризації матимуть наслідки у вигляді процесуальних дій у кримінальному чи цивільному провадженні.
Наприклад, якщо підприємство намагатиметься стягнути з матеріально відповідальної особи нестачу або якщо такого працівника звинувачуватимуть у крадіжці. У цьому разі судді досить прискіпливо оцінюватимуть доказову силу акта інвентаризації, складеного за присутності представника матеріально відповідальної особи, а не самої такої особи.
Контраргументом до підходу щодо інвентаризації у присутності представника матеріально відповідальної особи, а не її самої, може бути таке.
Відповідно до ст. 237 ЦК представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків (ст. 202 ЦК).
Проведення інвентаризації та участь у ній матеріально відповідальної особи не спрямовані на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Метою інвентаризації є забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства (п. 5 розд. І Положення № 879).
За оптимального та найбільш поширеного результату інвентаризації цивільні права та обов’язки матеріально відповідальної особи взагалі не повинні виникати чи змінюватися. Усі ТМЦ мають бути на місці. Нестача чи надлишки, виявлені за результатами інвентаризації, свідчать про те, що облік є недостовірним.
Крім того, відповідно до ч. 2. ст. 238 ЦК представник не може вчиняти правочин, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто тією особою, яку він представляє.
Тож якщо присутність під час інвентаризації з великою «натяжкою» і можна назвати правочином, а призначення представника – саме для його вчинення, то такий представник не може замінити матеріально відповідальну особу. Ну хоча б тому, що відповідно до п. 7 розд. ІІ Положення № 879 матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано. Якщо таку розписку буде надано представником матеріально відповідальної особи, який діє на підставі довіреності, то вона викликатиме більше сумнівів, ніж довіри.
І, врешті-решт, довіреність має бути видана самою матеріально відповідальною особою, яка не завжди зацікавлена в тому, щоб інвентаризація проводилася за її відсутності. Хоча б тому, що наслідки від такої інвентаризації настануть для неї, а не для представника.
З урахуванням викладеного можна стверджувати, що інвентаризація, проведена у присутності представника матеріально відповідальної особи, який діє на підставі довіреності, викликатиме більше питань, ніж відповідей, більше сумнівів щодо доказової сили акта такої інвентаризації. Тому застосовувати такий варіант її проведення варто лише тоді, коли є впевненість, що не виникне потреба в доказовій силі такого акта інвентаризації, тобто коли його складання є просто необхідною формальністю.
Як оптимально вийти із ситуації, якщо матеріально відповідальна особа захворіла під час інвентаризації?
Щодо активів, які перебувають у матеріально відповідальної особи на відповідальному зберіганні, найоптимальніше буде перенести дату інвентаризації – внести зміни до наказу про інвентаризацію та дочекатися повернення працівника до роботи .
Якщо ж матеріально відповідальна особа входить до складу інвентаризаційної комісії (а вона може входити, головне – не в робочу комісію для перевірки «своїх» ТМЦ, бо перевіряти в інших вона має право) і під час інвентаризації відсутня (на лікарняному), то, як вихід, можна змінити склад інвентаризаційної комісії шляхом внесення зміни до наказу (положення) про інвентаризацію чи наказу про створення інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії (залежно від того, за яким наказом/положенням формували таку комісію).
Коментарі до матеріалу