Чи можна відшкодувати працівникові добові витрати без позначок у закордонному паспорті?

Працівник відряджався до країни з візовим режимом. Але в нього в закордонному паспорті не поставлені позначки Держприкордонслужби про в'їзд і виїзд. Чи можна такому працівникові відшкодувати добові витрати на підставі наказу про відрядження?

Відшкодувати добові працівникові ви можете (якщо самим підприємством не встановлена заборона для їх відшкодування в такій ситуації). Але цю суму доведеться обкласти ПДФО як додаткове благо, отримане працівником (пп. "г" пп. 164.2.17 Податкового кодексу, далі – ПК; див. ЗІР, категорія 103.17).

А ось включити суму добових до податкових витрат – не вийде. Річ у тому, що загальна сума добових при відрядженнях до країн із візовим режимом визначається за датами в наказі про відрядження і за позначками Держприкордонслужби в закордонному паспорті відрядженого (або в документі, що його замінює). Якщо ж таких позначок не буде, то до витрат сума добових не включається (пп. 140.1.7 ПК).

Завважимо, що прикордонна служба не зобов'язана проставляти позначки в закордонних паспортах усім, хто перетинає кордон, або питати: «Хто тут відряджений? Потрібна позначка в паспорті?» Людина повинна особисто звернутися з проханням, щоб їй поставили позначку в паспорті. Це передбачено п. 1 ч. 3 ст. 12 Закону від 05.11.09 р. № 1710-VI «Про прикордонний контроль». Тому радимо закріпити таку вимогу в локальному документі підприємства, з яким ознайомити всіх працівників. Наприклад, це можна зазначити в Положенні про відрядження. Тоді ваш працівник не забуде попросити прикордонників поставити позначку в паспорті. А вам не доведеться з нього утримувати ПДФО і ви зможете включити суму добових до податкових витрат.